Rijkswaterstaat (Zuid-Holland)
Max 99 p/u
Zuid-Holland
36 uur p/w
ICT Informatievoorziening
10de december, 2025
7de januari, 2026
Over Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We werken dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Als contractsecretaris en -documentalist ben je werkzaam in het team Contractmanagement van het project PTZ-Noordtunnel. Je hebt interactie met de marktpartij Ballast Nedam voor de uitvoering en met de interne RWS projectorganisatie.
Je zorgt voor orde en structuur in de documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Dit doe je door je kennis van de GWW sector, UAV-GC contracten en realisatieprojecten. Kennis en ervaring met 2-fasen contracten is een pre.
Je beoordeelt wie op de hoogte moeten worden gesteld van ingekomen documenten, controleert of de documenten aan de contractuele kwaliteitseisen voldoen, of zet dit uit ter toetsing, en bewaakt of reactietermijnen en deadlines worden gehaald. In samenwerking met het contractteam zorg je dat de afgesproken termijnen worden behaald en spreekt, indien nodig, de projectteamleden hier tijdig op aan.
Daarnaast fungeer je als secretaris van de Project- en Contract overleggen. Je notuleert de vierwekelijkse Project overleggen met IPM-rolhouders van Opdrachtgever (OG) en Opdrachtnemer (ON) en zorgt dat de notulen en actie & besluitenlijst door partijen geaccepteerd worden. Voor de tweewekelijkse Contractoverleggen met de Contractmanagers en contractadviseurs van OG en ON verzorg je agenda’s en verslaglegging (actie en besluitenlijst).
Let op: binnen het project is een documentalist voor het hele project aanwezig die verantwoordelijk is voor de werking van het Document Management Systeem (Connect – SharePoint 2013 omgeving). Deze taken behoren nadrukkelijk niet tot het werk van de contactsecretaris en –documentalist. Tevens is een Adviseur Systems Engineering bij het project betrokken die verantwoordelijk is voor de inrichting en werking van GRIP (Relatics). Ook die werkzaamheden behoren niet tot het takenpakket van de gezochte functionaris.
Taken
Juist verwerken van gegevens/documenten in systemen van formele communicatie die door Opdrachtnemers worden aangeleverd;
Zorgen voor juiste verspreiding van ontvangen documenten;
Versturen en archiveren van formele communicatie door Opdrachtgever;
Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtgever, zoals formele brieven en toetsing, maar ook geaccordeerde wensen vanuit stakeholders en dergelijke;
Contractteamleden coachen in het opslag van gegevens in de systemen;
Bewaken van deadlines en reactietermijnen van verstuurde en ontvangen documenten in afstemming met onder andere de baseline manager en de toets coördinator;
Opstellen agenda’s Project overleggen en Contract overleggen;
Verslaglegging van Project overleggen en Contract overleggen.
Resultaat opdracht
Resultaat:
Het contractmanagementteam van het project PTZ-Noordtunnel wordt hands-on en proactief ondersteunt.
De documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer is gestructureerd en geordend.
De Eisen
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van contractmanagement, verbintenissen recht of documentmanagement
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding in een relevante richtingKandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring met projecten in de GWW-sector en/of grote multidisciplinaire contractenKandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van contractmanagement, verbintenissen recht of documentmanagementKandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding in een relevante richting
De Wensen
Mate waarin de kandidaat beschikt over de aantoonbare kennis van en ervaring met het werken in met een Document Management Systeem
Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met het werken in GRIP/RelaticsMate waarin de kandidaat beschikt over de aantoonbare kennis van en ervaring met het werken in met een Document Management SysteemMate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- Altijd snel je geld: Zodra de opdrachtgever betaalt, staat het bedrag binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Zodra de opdrachtgever betaalt, staat jouw netto betaling binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 28 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.