In het kort: Je gaat als Project Lead de bedrijfsvoering en projectactiviteiten van de Tijdelijke Organisatie EU btw e-commerce organiseren en coördineren, waarbij je verantwoordelijk bent voor het aansteken van projecten, budgetbeheer en stakeholdermanagement.

Opdrachtomschrijving
Ben jij een zelfstandige, resultaatgerichte professional met ervaring in projectmanagement? Als Project Lead organiseer en ondersteun je de bedrijfsvoering en projectactiviteiten van de Tijdelijke Organisatie EU btw e-commerce (TOE) binnen de business. Jij zorgt dat de operatie draait: van het aanjagen en structureren van (IT) gerelateerde projecten tot het rapporteren aan management en het bewaken van deadlines en resultaten. Je schakelt tussen verschillende teams, pakt knelpunten op en zorgt dat iedereen over de juiste informatie beschikt. Jouw werk draagt direct bij aan de invoering van nieuwe EU-regelgeving en aan de verdere modernisering van onze processen. Wil je een belangrijke rol spelen binnen de TOE en budgetten bewaken om daar vanuit daar het proces om business cases op te stellen te begeleiden? En ben je klaar voor een dynamische werkomgeving?

Wat ga je doen?
Binnen de TOE ben je verantwoordelijk voor het analyseren van alle processen binnen bedrijfsvoering. Je leidt en coördineert verschillende projecten en houdt regie over een efficiënte uitvoering van de projectmatige activiteiten van collega's. Jij hebt een leidende rol in het bewaken van de voortgang en zorgt ervoor dat projecten tijdig, binnen budget en volgens de afgesproken kwaliteitseisen worden opgeleverd. Je werkt nauw samen met projectteams en teamleiders waarbij jij het proces omtrent business cases opstellen begeleidt. Daarnaast faciliteer je collega's van betreffende projecten zoals AO/IC projecten, werkgroep werkinstructies en manage je stakeholders. Jij vindt het daarnaast leuk om de (interne) communicatie op jouw te nemen en hiervoor de kanalen in te richten en continu te verbeteren. Over alle processen die jij bedenkt (en implementeert) blijf jij verantwoordelijk voor de uit te voeren analyses.

Jouw werkzaamheden
- Regisseren van bedrijfsvoering en bijbehorende projecten; inclusief planning, rapportage en administratieve coördinatie.
- Eigenaarschap over alle registers (change- & risk log) en financiële overzichten.
- Aanjagen van projectteams; signaleren van knelpunten en proactief schakelen om voortgang te realiseren.
- Budgetbeheer en rapportage: Je hebt de verantwoordelijkheid voor het beheren en analyseren van projectbudgetten, contracten, het controleren van de financiële voortgang en het rapporteren aan stakeholders. Je zorgt voor de administratieve afhandeling en rapporteert proactief over de status van het project.
- Coördineren en uitdragen van o.a. de nieuwsbrief en informatiedocumenten. Zowel intern als externe communicatie buiten de TOE.
- Stakeholdermanagement: Je onderhoudt nauw contact met verschillende stakeholders binnen de organisatie en zorgt ervoor dat alle partijen goed geïnformeerd zijn over de voortgang van het project.
- Organisatorische coördinatie: Je organiseert en coördineert de (project)activiteiten, inclusief de planning en het beheer van documentatie en (project gerelateerde) mappenstructuren.
- Compliance en Risicomanagement: Je hebt oog voor compliance en de benodigde regelgeving (zoals AVG) en zorgt ervoor dat deze binnen de projecten strikt nageleefd worden. Je speelt een actieve rol in het monitoren van de naleving van de geldende regels en procedures.

Wat breng je mee?
- Minimaal HBO+ of WO werk- en denkniveau.
- Minimaal 2 jaar relevante ervaring als Project Lead, Projectondersteuner of PMO, bij voorkeur opgedaan binnen consultancy, (semi-)overheid of in complexe organisaties.
- Kennis van en ervaring met projectmanagementmethodieken (PRINCE2, MSP, Agile/SCRUM).
- Ervaring met bedrijfsvoering, planning, rapportage, risico- en stakeholdermanagement.
- Ervaring met Office365 en Sharepoint is een pre.
- Nauwkeurigheid en resultaatgerichtheid: Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail, terwijl je tegelijkertijd gericht bent op het behalen van concrete projectresultaten. Hierin neem je een besluitvaardige houding aan.
- Leiderschap en initiatief: Je neemt verantwoordelijkheid voor je projecten, weet prioriteiten te stellen en neemt initiatief om oplossingen te vinden voor knelpunten die zich voordoen. Je werkt klantgericht en graag samen met een team.
- Communicatief sterk: Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en bent in staat om effectief samen te werken met diverse stakeholders binnen en buiten de organisatie.
- Proactieve en strategische houding: Je weet wanneer je beslissingen moet nemen en durft proactief richting te geven aan projecten en teams om gewenste resultaten te behalen.

Achtergrond opdracht
Tijdelijke organisatie E-commerce

Eisen
- De aangeboden kandidaat beschikt over HBO-werk- en denkniveau, aangetoond door een behaald HBO-diploma (bijvoorbeeld in Bedrijfskunde of Business IT & Management) en/of ten minste 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met projectmatig werken (aangetoond door omschrijving in het CV en/of toegelicht middels certificaten).
- De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar werkervaring in het werkgebied Projectmanagement/PMO.
- De aangeboden kandidaat beschikt over kennis van programma's voor het beheren van budgetten en planning (SharePoint, Excel of soortgelijk).
- De aangeboden kandidaat behaalt minimaal 50 punten op de kwaliteitswensen en competenties (totaal = 80).

Wensen
- De mate waarin kandidaat kennis heeft van en ervaring met projectmanagementmethodieken, zoals PRINCE2, MSP en Agile/SCRUM.
- De mate waarin kandidaat ervaring heeft met het beheren van budgetten en vanuit hier in staat is tot business cases te komen.
- De mate waarin kandidaat ervaring heeft met stakeholdermanagement en (interne) klantrelaties.
- De mate waarin kandidaat ervaring heeft met het bedenken en inrichten van processen die anderen zullen uitvoeren.
- De kandidaat zal zelf projectdocumentatie en rapportages voor haar/zijn rekening nemen.
- De mate waarin kandidaat ervaring heeft met (interne) communicatie en opzetten/bijhouden van communicatiekanalen zoals intranet/sharepoint.

Competenties
- Resultaatgerichtheid
- Gedeeld leiderschap
- Plannen en organiseren
- Samenwerken
- Besluiten nemen

Wat bieden wij?
Een veelzijdige en uitdagende rol waarin je de kans krijgt om te werken met verschillende stakeholders en projecten van strategisch belang. De ruimte om verantwoordelijkheid te nemen voor het volledige budget en projecten proces, van planning tot uitvoering en rapportage. Een collegiale werksfeer waarin je volop kunt leren, groeien en jezelf verder ontwikkelen. Flexibiliteit in werktijden en werkplek, met dinsdag als standaard kantoordag in Apeldoorn.