Opdrachtomschrijving
Doel van de opdracht: Als Recordmanager LFI bij het RIVM speel je een cruciale rol in het optimaliseren van het informatiebeheer binnen de LFI. Je hebt een adviserende rol en geeft het traject inhoudelijk vorm. Je zoekt afstemming met je eigen team, collegae van andere onderdelen van het RIVM (zowel de LFI, als ook juridische zaken, kwaliteit, geoefendheid, privacy en IV), maar ook met onze kernpartners (GGD’en). Je opdracht focust op de volgende drie aspecten:
Inrichten en optimaliseren van informatiebeheer binnen de LFI (beleid, processen en gedrag) met focus op de opgeschaalde situatie. Producten als workshops/ trainingen voor medewerkers LFI rollen hier o.a. uit voort.
Duurzaam inrichten van de digitale samenwerkomgeving (Teams) om de samenwerking tussen LFI en externe kernpartners te faciliteren. Uitgangspunt is dat Teams een toekomstbestendige oplossing is waarbinnen voldaan wordt aan wet- en regelgeving (zoals Woo).
Ontwikkelen van een informatiekwaliteitssyteem (IKS) waardoor het LFI inzicht krijgt in de staat van haar informatiehuishouding. Bij deze ontwikkeling richt je je op de opgeschaalde situatie en bouw je voort op bestaande en toekomstige inzichten uit de Covid periode, en borg je de specifieke afspraken en herzieningen in het IKS.
Taken en Verantwoordelijkheden:
Implementeren van een traject voor het optimaliseren van het informatiebeheer binnen de LFI, o.b.v. interne en externe wet- en regelgeving, deze plotten op rollen binnen de LFI en samenwerkingspartners (zoals GGD) voor alle fases (koud, lauw, warm).
(Ontwikkelen en) beschikbaar stellen van training- en awareness workshops voor LFI collega’s.
Toetsen en in lijn brengen van de RIVM-strategie voor de informatiehuishouding met die van de LFI.
In het kader van kwaliteit, samen met collega’s van de LFI zorgdragen dat praktische en data-governance afspraken voor dossiervorming, informatie delen en opslag binnen de LFI worden vastgelegd én geborgd en compliant zijn, zowel voor de koude fase als in de opgeschaalde variant.
Afspraken maken met betrokken partijen (intern RIVM, VWS, GGD’en, leveranciers, etc.) over verantwoordelijkheden t.a.v. eigenaarschap over data en opslag, en borgen in een gedeelde documentatievoorziening.
Advies t.b.v. gebruik systemen binnen RIVM t.b.v. DMS en RMA t.b.v. toegankelijkheid, beschikbaarheid, gebruikersvriendelijkheid en opschaling.
Inrichten van een informatiekwaliteitssysteem. Je werkt vanuit de afdeling Duurzame Informatievoorziening dedicated voor het centrum LFI.
Achtergrond opdracht
De kerntaak van de Landelijke Functionaliteit opschaling Infecteziektenbestrijding (LFI) is om samen met haar partners de impact van de volgende pandemie op de volksgezondheid zo klein mogelijk te houden. Hiervoor moet de LFI in korte tijd kunnen opschalen. Vanuit de LFI wordt vanuit verschillende functies gewerkt aan de vormgeving van alle denkbare aspecten welke nodig zijn om die opschaling te kunnen realiseren, zowel intern bij het RIVM als extern bij de -kernpartners zoals de GGD’en, waarbij kwaliteit en rechtmatigheid gewaarborgd is. Dit vereist transparante afspraken over rolverdeling, verantwoordelijkheden en uitvoeringsregels tussen VWS en het RIVM, specifiek voor de LFI tijdens de lauwe en warme fase (of andere crisissituaties). Alle informatie en informatiestromen binnen de LFI zijn primaire processen welke geborgd (moeten) worden via het LFI Informatiekwaliteitssyteem. Het onderliggende informatiemanagement platform (IV-infrastructuur) moet tijdens de warme fase 100% beschikbaar zijn en in staat zijn om toenemende volumes te verwerken zonder tijdverlies, en moet flexibel genoeg zijn om in te spelen op spontane behoeften. Momenteel is er, in het kader van informatiehuishouding, behoefte aan extra slagkracht om de activiteiten die middels een GAP-analyse zijn het einde