In het kort: Je gaat de transitie van het huidige GIS systeem naar Electric Office en de implementatie van een mobiele applicatie coördineren, waarbij je medewerkers begeleidt en zorgt voor een soepele overgang binnen verschillende businessafdelingen.

Vacature BMR: Business transitiemanager

Voor wie is de vacature geschikt?
Consultants of projectleiders met (ruime) ervaring in complexe projecten en programma’s.

Algemene omschrijving van de opdracht en de uitdaging/complexiteit die deze opdracht kenmerken
Het BMR programma bestaat uit twee afzonderlijke projecten die integraal vanuit het programma bestuurd worden: (1) de vernieuwing van het GIS systeem van Stedin en (2) de implementatie van een nieuwe mobiele applicatie bij de buitendienst. Het huidige GIS systeem van Stedin (BM-GIS) is verouderd. Daarom willen we dit gaan vervangen door een toekomstbestendigere versie waarmee we de energietransitie beter kunnen faciliteren; Electric Office (EO). Het GIS systeem is een bronsysteem van Stedin en bevat een digitale weergave van ons volledige netwerk in ons verzorgingsgebied, met een volledige beschrijving van o.a. onze assets, functies in ons net en de topologie. Electric Office is vernieuwend, omdat het naast inzicht in ons actuele netwerk ook inzicht zal geven in geplande wijzigingen (gepland werk) in ons net. Dit zal ons helpen om de uitdagingen waar we voor staan beter aan te pakken. Door rekening te houden met gepland werk kan netplanning en netrekenen beter uitgevoerd worden, gaat de uitvoerbaarheid van projecten omhoog doordat afhankelijkheden tussen interne projecten eerder gesignaleerd kunnen worden en kunnen we eerder potentiële netcongestie signaleren en hierop acteren.

Naast de vernieuwing van ons GIS systeem zal er een mobiele applicatie worden geïmplementeerd bij de buitendienst medewerkers; zowel bij eigen monteurs van Stedin als de monteurs van externe aannemers die werkzaamheden voor ons verrichten. Met deze applicatie zijn we straks in staat om in de sleuf op zeer efficiënte wijze assetdata te collecteren en terug te sturen naar EO voor een snellere verwerking dan voorheen. Hierdoor gaan we beschikken over actuelere assetdata en voldoen we ook beter aan de WIBON (Wet informatie-uitwisseling bovengrondse en ondergrondse netten en netwerken). Deze wet eist dat we binnen 30 werkdagen na uitvoering van de werkzaamheden de (wijzigingen in) ondergrondse assets hebben vastgelegd. Electric Office en Mobile zullen met elkaar worden geïntegreerd om de hele ontwerp- en revisieprocessen beter te verbinden en ondersteunen dan voorheen. De twee projecten moeten dan ook goed samenwerken om toe te zien op een goede integratie en het behalen van de beoogde benefits. EO en Mobile worden onderdeel van ons Bedrijfsmiddelen Register (BMR). De implementatie van beide systemen (Electric Office en Mobile) is een groot en complex traject. Niet alleen de technische realisatie is complex, maar ook de business verandering: zes business afdelingen (met elk een eigen cultuur) maken gebruik van GIS of een systeem dat afhankelijk is van GIS zullen direct worden geraakt door de verandering. De processen zullen maximaal ingericht worden naar de standaard applicaties (EO en Mobile). Huidige verschillende werkwijzen en representatie van informatie zullen geüniformeerd worden over regio’s heen en waar mogelijk ook over afdelingen heen. Van medewerkers gaan we vragen om nog meer in ketenverband te gaan denken. Voor honderden interne Stedin medewerkers betekent de vervanging van het huidige GIS systeem door EO dat hun werk verandert; voor sommige functies komt er werk bij en voor andere functies wordt het werk vereenvoudigd. Op ketenniveau zullen de prestaties verbeterd worden. Deze veranderingen (vervanging van BM-GIS voor EO en implementatie van Mobile) staan hoog in de prioritering van change initiatieven van Stedin, omdat ze zullen bijdragen aan de strategische doelstellingen van het bedrijf. Het programma heeft de aandacht van de Stedin directie; zij wil regelmatig geïnformeerd worden.

Een dergelijke grote verandering zal altijd gepaard gaan met uitdagingen en weerstand. Het zal jouw taak zijn om de geraakte medewerkers en hun management door deze verandering te begeleiden.

Waarom is deze opdracht er? Wat is de noodzaak?
We gaan het huidige GIS systeem moderniseren door de implementatie van Electric Office. Op deze manier kunnen we als bedrijf de prestaties verbeteren zodat we de energietransitie in het land effectiever kunnen ondersteunen. We hebben in 2020 al de selectiefase van een software product doorlopen en daarbij is de keuze gevallen op Electric Office als software ter vervanging van het huidige GIS systeem. In 2021 zijn we gestart met de technische realisatie, hetgeen nog doorloopt gezien de complexiteit van de integratie van de aangekochte software pakketten binnen het IT landschap en de bedrijfsprocessen van Stedin. De livegang van EO zal zoals het er nu naar uitziet in 2026 plaatsvinden, met voorafgaand een opleidingstraject van een kwartaal en achteraf een nazorgperiode. De transitie van het huidige GIS systeem naar Electric Office heeft een grote impact op de verschillende ketens in de business. Zo moeten lopende projecten overgezet worden naar het nieuwe systeem, maar zal het tijdens de transitie ook een periode niet mogelijk zijn om te muteren in de huidige (of nieuwe) systemen.

Wat is de verwachte looptijd van de opdracht? Wat is de gevraagde fte?
We zoeken een Business transitiemanager die in elk geval voor 4 dagen in de week beschikbaar is (0,8 FTE) en op korte termijn kan starten. De opdracht zal minimaal doorlopen tot en met het tweede kwartaal van 2026, met de optie voor een verlenging van één of twee kwartalen.

Welke verwachtingen heb je van de Change Office collega (rol, expertise, vaardigheden, etc.)?
Over welke competenties, expertise of management drives moet de Change Office collega beschikken om succesvol te zijn in deze opdracht?
Inhoud:
- Je hebt 8 jaar ervaring in de netbeheer sector (E en G) en kent de processen in de operatie bij netbeheerders.
- Je hebt ervaring met de processen van asset registratie in GIS systemen, de realisatie- / aanlegketen en revisie processen.
- Kennis en ervaring met grote verandertrajecten met een sterke IT-, proces- en HR component.
- Je weet abstracte systeemveranderingen in een technisch complexe omgeving te vertalen naar concrete impact op de werkpraktijk van medewerkers.
- Neemt eigenaarschap in het organiseren van communicatie, zowel intern als extern, en zorgt daarmee voor tijdige en duidelijke afstemming met alle betrokken stakeholders (van directie tot operatie).
- Stelt zich proactief op in een dynamisch speelveld met uiteenlopende belangen.
- In staat om structuur aan te brengen en overzicht te creëren (een goed ontwikkelde ‘blauwe-kant’). Je zorgt voor sturing en bewaakt voortgang, weet tijdig en op de juiste manier te escaleren.

Professioneel:
- Je bent resultaatgericht, zelfstandig en benaderbaar.
- Je hebt een proactieve houding, neemt initiatief en durft mensen ook aan te spreken op het naleven van afspraken.
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en je werkt graag samen in een team.
- Je hebt een flexibele werkhouding en je ben in staat om Business Owners te ontzorgen, waarbij je naast het vermogen om te signaleren, ook in staat bent om te handelen vanuit (gemandateerd) eigenaarschap.
- In staat om op diverse niveaus te acteren en te communiceren (van senior management tot medewerker).

Wat gaat de Change Office collega doen (kerntaken en verantwoordelijkheden)? Wat levert hij/zij (tussentijds) op? Wat is zijn/haar output?
Als business transitiemanager zul je samenwerken met een Implementatie Lead, Business & Implementatie Consultants, het Technische team van het EO project (bouwteams, IT Lead, Interface Lead, Migratie Lead, Test Lead etc.) en het Mobile project. De business transitiemanager is verantwoordelijk voor de businesskant van de transitie van BM-Gis naar EO: het coördineren en aanjagen van de transitie van de business naar het werken met Electric Office (EO) en Mobile. De To be processen zijn uitgewerkt samen met de 6 business afdelingen. Deze gelden voor alle nieuwe projecten die worden opgepakt na de Go-Live van EO. Deze opdracht betreft het in kaart brengen van de tijdelijke en aflopende werkwijzen die samenhangen met de transitie van BM-Gis naar EO:
- Het uitvoeren van een impactanalyse en het opstellen van het Business Transitieplan voor de transitieperiode, waarbij rekening wordt gehouden met de impact van zowel lopende projecten als de freezeperiode.
- De freezeperiode: de periode waarop er geen mutaties kunnen worden verwerkt vanwege de migratie van BM-GIS naar EO. Het ontwikkelen van een plan waarin de volgende zaken zijn beschreven: de voorbereidende werkzaamheden in aanloop naar de freezeperiode, de aangepaste werkwijzen en afspraken die zullen gelden gedurende de freezeperiode en de aanpak, benodigde capaciteit en doorlooptijd voor het wegwerken van de achterstanden na de Go-Live van EO.
- Lopende projecten: het bepalen en uitvoeren van een aanpak per projecttype voor het onderhanden werk (overzetten naar EO, overzetten wanneer noodzakelijk of laten uitsterven/afhandelen via oude werkwijze) en een plan voor de uitfasering.
- Het opstellen en uitvoeren van het draaiboek voor de transitie, inclusief communicatieplan, fallback/rollbackscenario’s en resourceplanning.
- Het informeren en betrekken van alle relevante stakeholders over de impact en voortgang van de transitie, inclusief directie, afdelingshoofden en key-users.
- Het inrichten van tijdelijke besturing en besluitvorming in de transitiefase, inclusief escalatiekanaal en prioritering van issues.
- Het monitoren van de voortgang in de uitvoering van de transitie, inclusief besluitvorming over bijsturing waar nodig.
- Het bewaken van samenhang tussen de verschillende businessafdelingen en het stimuleren van ketengericht denken.

Wat is van belang om te weten wat hierboven nog niet beschreven is?
Het BMR team is een gevarieerd team met interne en externe collega’s. We weten elkaar goed te vinden en hebben diverse vaste overlegmomenten met elkaar.