Organisatie
De gemeente Houten is onderdeel van de stadsregio Utrecht en de laatste decennia volop in ontwikkeling. Van een dorp van 7.000 inwoners in 1975 groeide Houten uit tot een middelgrote stad van ruim 50.000 inwoners. Stedelijk van karakter in het centrum en dorps in de mooie en rustige woonwijken en de drie kleine kernen ’t Goy, Schalkwijk en Tull en ’t Waal. Behalve dat Houten mooi, groen, veilig en landelijk gelegen is, kent de gemeente ook veel sociale, culturele en economische activiteit. Deze kenmerken vormen samen de kracht en de kwaliteit van Houten.
Dat maakt ook dat wij als organisatie goed zijn in het combineren van denken en doen. Schouders eronder en aan de slag is ons motto. In korte tijd kunnen we goede resultaten boeken. Landelijke en regionale ontwikkelingen en eigen ambities worden opgepakt door voortdurend op zoek te gaan naar nieuwe oplossingen en manieren van werken. Innoveren en experimenteren helpen ons in het realiseren van onze ambities. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met elkaar, collega’s, inwoners, ondernemers en partners. Een setting waardoor het fijn werken is in Houten. De platte structuur van de organisatie, met 12 samenwerkende teams, geeft veel ruimte voor eigen initiatief, eigenaarschap en persoonlijke ontwikkeling.
Team
Het team Dienstverlening bestaat uit 28 collega’s die inzet leveren om de dienstverlening zo toegankelijk, laagdrempelig, klantvriendelijk en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Vanuit een jarenlange vaste aansturing is sprake van een goed draaiend team. Er is expertise aanwezig op het gebied van Burgerzaken: van het aanvragen van reisdocumenten, rijbewijzen en parkeervergunningen, het verstrekken van uittreksels, verwerken van (digitale) aangiftes verhuizingen tot aangiftes geboortes, overlijden en voltrekken van huwelijken. Het Telefonisch Informatiecentrum (TIC) beantwoordt de eerstelijns vragen. Complexe vragen worden warm doorgezet naar de vakspecialisten of er wordt een afspraak voor de burger ingepland. De webbeheerder zorgt voor een toegankelijke en gebruiksvriendelijke ontsluiting van de gemeentelijke informatie, zodat burgers en ondernemers 24/7 informatie tot zich kunnen nemen. De website biedt ook toegang tot het digitale loket van de gemeente Houten. Tenslotte beschikt het team ter ondersteuning ook over een eigen bedrijfsbureau.
Opdracht
De nadruk komt in deze interim opdracht te liggen op twee aandachtsgebieden:
1. De tijdelijke inhoudelijke aansturing en coaching van de medewerkers van het team Dienstverlening bij de uitvoering van hun reguliere taken en eventuele projectmatige inzet. Aangezien de taken van je medewerkers hoofdzakelijk binnen het gemeentehuis worden uitgevoerd, hechten wij zeer aan de fysieke aanwezigheid van jou als teammanager.
Je bent verantwoordelijk voor de totale bedrijfsvoering met de bijbehorende middelen van het team (PIOFA-taken). Je zorgt hierbij voor een goede balans en capaciteitsverdeling voor de uitvoering van de going concerntaken en stemt dit regelmatig af in je werkoverleg met de directeur Bedrijfsvoering.
Je neemt deel aan periodieke overleggen van het managementteam (MO) met betrekking tot concernbrede zaken.
Tijdens deze interimperiode zal voor het team Dienstverlening ook sprake zijn van het treffen van de noodzakelijke voorbereidingen voor de organisatie van de 2e kamerverkiezingen op 29 oktober 2025 en de gemeenteraadsverkiezingen op 18 maart 2026. Als teammanager ben je indien nodig aanspreekpunt voor de collega’s die verantwoordelijk zijn voor de algehele coördinatie en uitvoering hiervan. Ook draai je mee in de stuurgroep die verantwoordelijk is voor het optimaliseren van de werkplekken/balies van Burgerzaken.
2. Het in nauwe samenspraak met de medewerkers van het team opleveren aan de directie van een ontwikkelagenda met voorstellen over de gewenste bijpassende organisatiestructuur. In dat kader wordt speciaal aandacht gevraagd voor de effecten van verdere digitalisering, de verdere inzet van nieuwe technologie/online dienstverlening op de service naar de klant, de inrichting van de werkprocessen, de positionering van de aanwezige vakgebieden en de gevolgen voor de personele inzet. Waar mogelijk is er ruimte om ook al in de dagelijkse praktijk eerste aanzetten te geven voor deze verdere ontwikkeling. Dat zal hoofdzakelijk de ontwikkelopdracht voor het komende halfjaar inkleuren, tegen de achtergrond van een verdere vergrijzing van het personeelsbestand.
Een korte profielschets van de gewenste manager:
– Aanwezige kennis van en visie op gemeentelijke dienstverlening;
– Innovatief (origineel/uitgesproken/lef);
– Tactvol in handelen en gedrag en mensgericht;
– Bestuurlijk sensitief;
– Enthousiaste en positieve instelling ter bevordering van een positieve/fijne werksfeer;
– Toegankelijk en laagdrempelig, zichtbaar zijn voor medewerkers;
– Medewerkers vertrouwen geven en ruimte bieden in werk en ontwikkeling;
– Ambassadeur voor Dienstverlening richting bestuur en management.