Functieomgeving
Voor het landelijk vervangingsproject Defensie Bewakings- en BeveiligingsSystemen (DBBS) is de projectorganisatie op zoek naar een ervaren PA / Senior PMO’er. De werkzaamheden worden verricht binnen het tijdelijke projectteam DBBS, dat verantwoordelijk is voor de vervanging van de systemen.
De projectorganisatie is organisatorisch ondergebracht bij de Defensie Bewakings- en Beveiligingsorganisatie (DBBO), een onderdeel van het Defensie OndersteuningsCommando (DOSCO). De aansturing van het project gebeurt onder voorzitterschap van de Projectleider DBBS in het projectleidersoverleg (PLO). Dit overleg bestaat uit de projectleiders van het Consortium, het RVB, JIVC en de projectleider voor de Implementatie. De Projectleider legt verantwoording af aan de stuurgroep, en via de voorzitter van de stuurgroep aan de Commandant der Strijdkrachten.
Werkzaamheden
Als PA / Senior PMO’er ben je verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van de projectleider DBBS en de projectdirecteur. Je speelt een belangrijke rol in het voorbereiden van projectvergaderingen, het notuleren van bijeenkomsten, en het bijhouden en opvolgen van projectverslagen en actiepunten. Je zorgt voor een goede distributie van documenten en een nette archivering.
Taken:
Ondersteunende Projectmatige Werkzaamheden:
Beheer van de agenda en inbox van de projectleider.
Agendabeheer van de projectdirecteur.
Voorbereiden en uitvoeren van deelprojecten binnen een specifiek aandachtsgebied.
Bijdragen aan het opstellen van deelrapporten en plannen door het verzamelen en inbrengen van kwantitatieve gegevens.
Voeren van projectsecretariaat en bewaken van de volgtijdelijkheid van afspraken en evaluatiemomenten.
Administratieve ondersteuning voor de projectleiding en teamleiders.
Verrichten van overige ondersteunende werkzaamheden binnen de projectorganisatie.
Organisatie van Projectvergaderingen en Evenementen:
Organiseren van projectvergaderingen en bijzondere evenementen in het kader van het project.
Beheer van Actie- en Activiteitenlijst:
Beheren van de actie- en activiteitenlijst van het project.
Stakeholdermanagement:
Beheren van contacten met interne en externe stakeholders, zoals projectleiders, teamleiders, projectmedewerkers, afdelingen binnen de DBBO, en overige leveranciers.
Basisadministratie Beheren:
Zorgdragen voor het aktueel houden van de projectadministratie:
Sharepoint- en archiefbeheer: verzamelen, controleren en rubriceren van inhoudelijke informatie en gegevens.
Invoeren en monitoren van klantbehoeften in SAP.
Administratief ondersteunen van processtappen en afspraken.
Verzamelen van gegevens ten behoeve van (deel)rapportages en (jaar)verslagen.
Verwerken van informatie in de Principal Toolbox (projectmanagement tool).
Communicatie en Contacten:
Onderhouden van contacten met projectleiders, teamleiders en projectmedewerkers.
Contacten onderhouden met externe partijen binnen het project.
Betrekken van afdelingen binnen de DBBO en overige leveranciers voor het project.
Rouleren en Vervanging Binnen PMO Team:
Rouleren en vervanging van teamleden binnen het PMO team.
Ad-hoc Werkzaamheden:
Uitvoeren van ad-hoc administratieve en secretariële werkzaamheden.
Nadruk van de Functie
De nadruk in deze functie ligt op dashboardrapportage en projectadministratie, waarbij je zorgt voor een gestructureerd overzicht en efficiënte documentatie van alle projectaspecten.