Adviseur Projectoverdracht, Beheereisen en Assetinformatie

Opdrachtomschrijving Organisatie Werken bij Overijssel Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie. Wegen en Kanalen Je gaat aan de slag bij de afdeling Wegen en Kanalen (WK), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling Wegen en Kanalen heeft binnen de provincie Overijssel de zorg voor de provinciale infrastructuur. De afdeling is verantwoordelijk voor het bouwen en beheren van de provinciale wegen, waterwegen, bruggen en sluizen. De afdeling zorgt ervoor dat de benodigde infrastructurele voorzieningen worden gerealiseerd en dat het benodigde onderhoud wordt uitgevoerd. De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Bedrijfsvoering, Project Advies, Assets en Beleid, Wegen en Groen, Vaarwegen, Installaties en Kunstwerken, Verkeer en InfraBeheer. Opdracht De provincie Overijssel realiseert infrastructurele projecten binnen onder andere UAV-gc-contracten. Tijdens deze projecten worden objecten aangepast of gerealiseerd en wordt een grote hoeveelheid technische, administratieve en beheerinformatie opgebouwd. De overdracht van deze objecten en informatie naar de beheerorganisatie verloopt momenteel niet altijd op een uniforme wijze. Hierdoor bestaan verschillen in verwachtingen, informatiebehoefte, toetsing en acceptatie van projectresultaten. De provincie wil komen tot een eenduidige werkwijze voor de samenwerking tussen project- en beheerorganisatie gedurende de gehele projectlevenscyclus. Binnen de provincie zijn reeds diverse documenten, werkwijzen, ervaringen en initiatieven beschikbaar op het gebied van assetinformatie, klanteisen en projectoverdracht. De opdrachtnemer integreert deze bestaande bouwstenen tot een uniform, organisatiebreed kader van processen, eisen en afspraken voor projectoverdracht en het beheer van assetinformatie. De opdrachtnemer werkt de benodigde beheereisen uit voor toepassing binnen zowel systeemgerichte contracten, waaronder UAV-gc-contracten, als RAW-bestekken. Hierbij worden de eisen, vraagspecificaties en relevante annexen zodanig ingericht dat beheerbelangen, assetinformatie en overdrachtsvereisten gedurende de gehele projectlevenscyclus geborgd zijn. Daarnaast zorgt de opdrachtnemer voor aansluiting op de binnen de provincie gebruikte beheermanagementsystemen en relevante informatiestandaarden. De rol van de beheerorganisatie binnen projecten bij het bepalen, toetsen en accepteren van beheereisen en assetinformatie wordt verder ontwikkeld en geborgd in de projectprocessen. De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig de aanpak en werkwijzen die nodig zijn om de in deze opdracht beschreven resultaten te realiseren. Inschrijvers mogen de opdracht uitvoeren met één kandidaat of een combinatie van kandidaten. Indien sprake is van meerdere kandidaten dient duidelijk te worden aangegeven hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld en wie eindverantwoordelijk is voor de oplevering van de resultaten. De opdrachtnemer levert de volgende producten op: Een analyse van de bestaande situatie, inclusief inventarisatie van beschikbare documenten zoals klanteis specificaties, standaarden en handboeken, werkwijzen en initiatieven en een beschrijving van de belangrijkste verschillen, overlap en verbeterkansen. Een uniform samenhangend geheel van beheereisen, eisen aan assetinformatie, overdrachtsvereisten en bijbehorende werkwijzen, waarin is vastgelegd:- welke eisen de beheerorganisatie stelt aan assets, assetinformatie, documentatie en aan te leveren gegevens; hoe deze eisen worden verwerkt in zowel systeemgerichte contracten en vraagspecificaties als RAW-bestekken; welke informatie benodigd is voor opname en beheer in de relevante beheermanagementsystemen; de relatie met relevante standaarden en informatiemodellen waaronder IMBOR, NEN 2767 en de binnen de provincie gehanteerde objectstructuren en decomposities; de wijze waarop beheereisen worden vastgelegd, beheerd en gekoppeld aan de binnen de provincie gehanteerde objectstructuren en decomposities, zodat per niveau binnen de decompositie herleidbaar is welke eisen, assetinformatie en overdrachtsvereisten van toepassing zijn. Een uitwerking voor toepassing binnen projecten, inclusief een voorstel voor uitgangspunten over de opbouw van vraagspecificaties, beheereisen en ondersteunende annexen ten behoeve van projecten Een proceskader met proceseisen voor de samenwerking tussen project en beheer, waarin per projectfase, type wijziging en besluitmoment is vastgelegd wanneer beheer wordt betrokken, wanneer toetsmomenten en stop- en bijwoonpunten vereist is en wanneer betrokkenheid van beheer niet noodzakelijk is. Een acceptatiekader voor overdracht naar beheer, inclusief toets momenten, kwaliteitscriteria, acceptatievoorwaarden, eisen aan assetinformatie, eisen voor verwerking in beheermanagementsystemen en de wijze waarop afwijkingen worden behandeld. Een standaard overdrachtsdossier met bijbehorende checklist, waarin eenduidig is beschreven welke documenten, gegevens en goedkeuringen minimaal vereist zijn voor overdracht aan beheer. Een implementatie- en borgingsadvies, gericht op de invoering en duurzame toepassing van de ontwikkelde werkwijze binnen de afdeling Wegen en Kanalen.