Bestuurssecretaresse

Bestuurssecretaresse

Ben jij een enthousiaste, gedreven en servicegerichte secretaresse? Breng jij rust, structuur en overzicht? En werk je graag samen met collega’s om een wethouder goed te ondersteunen? En wil je werken op het snijvlak van bestuur en organisatie? Dan ben jij de bestuurssecretaresse die wij zoeken voor de gemeente Zuidplas!

Bedrijfsinformatie Maak het verschil bij Zuidplas! Werken bij gemeente Zuidplas betekent werken in een omgeving waar vertrouwen, flexibiliteit en ruimte centraal staan. In onze groeiende gemeente, met dorpen als Moerkapelle, Moordrecht, Nieuwerkerk aan den IJssel en Zevenhuizen én het nieuwe Cortelande, werk je aan vraagstukken die er echt toe doen. Hier denk je groots en doe je het samen.

Je krijgt de vrijheid om te experimenteren, initiatief te nemen en jouw ideeën tot leven te brengen. Samen met betrokken collega’s werk je open, verbindend en met energie aan meerdere opgaven tegelijk. Dat vraagt om lef, eigenaarschap en de wil om te blijven groeien. Want hier maak jij het verschil

• elke dag opnieuw. Groots denken, samen doen! Maak er jouw werk van.

Functieomschrijving Het bestuurssecretariaat vervult een cruciale rol in het ondersteunen van het college van burgemeester en wethouders. Het team van vijf bestuurssecretaresses biedt dagelijkse ondersteuning aan de burgemeester, vier wethouders en de gemeentesecretaris/ algemeen directeur. In deze functie ondersteun je een van de wethouders. Daarnaast pak je met de collega’s van het bestuurssecretariaat gezamenlijk taken op rondom het college en zorg je voor continuïteit in allerlei zaken.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder meer uit: Het beheren van complexe agenda's en het plannen van bestuurlijke afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten. Het verwerken van inkomende correspondentie en het signaleren van prioriteiten. Zorgen dat vergaderstukken (digitaal) klaar staan voor bestuurlijke overleggen. Het ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden binnen het bestuurssecretariaat. Periodiek overleg met de bestuursadviseur en communicatieadviseur over de agenda van de wethouder en de prioriteiten binnen zijn portefeuille. Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor bestuurders en hun interne en externe relaties. Het bewaken van acties en deadlines.

Functie-eisen Je bent een organisatietalent en regelt alles van A tot Z. Je pakt proactief werkzaamheden op en denkt mee én vooruit; Je kunt goed luisteren naar bestuurders en collega’s om af te stemmen wat zij belangrijk vinden. Je weet dan ook goed wat nodig is en krijgt het voor elkaar om voortgang te boeken in processen en afspraken; Je bent het rustpunt en een vraagbaak in dynamische bestuurlijke omgeving; Je bent secuur en in staat om administratieve en ondersteunende processen zelfstandig op te pakken.

Wat vragen wij verder nog van jou? Je hebt minimaal een mbo(+) werk- en

• denkniveau; Ten minste drie jaar werkervaring als secretaresse; Je hebt ervaring op secretarieel gebied binnen een politiek/bestuurlijke omgeving, bij voorkeur binnen een gemeente; Je kunt goed werken met office-software (Microsoft Office); Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal is essentieel, net als bestuurlijke sensitiviteit, een opgewekt karakter en een teamgeest; We werken hybride, je kunt zowel in ons gemeentehuis als thuis werken. Voor deze opdracht ben je minimaal 50% van de tijd op kantoor. In verband met de verdeling binnen het bestuurssecretariaat verwachten we je in ieder geval op woensdag op kantoor.