Projectondersteuner ruimtelijke ontwikkeling

Dit ga je doen Bij gemeente Hoeksche Waard werken we aan de realisatie van ongeveer 700 tijdelijke woningen op meerdere locaties. Het doel is om voor 1 januari 2028 te starten met de bouw van de eerste woningen. Daarvoor zoeken wij geen traditionele secretaresse of administratief medewerker. Wij zoeken iemand die ervoor zorgt dat projecten door kunnen blijven lopen doordat zaken goed georganiseerd, voorbereid en opgevolgd worden. Iemand die niet wacht tot een opdracht wordt gegeven, maar zelf ziet wat nodig is. Je ondersteunt de projectleider en strategisch adviseur bij de dagelijkse aansturing van het project. Daarbij ben je verantwoordelijk voor het overzicht, de voortgang van acties en een goed georganiseerde projectadministratie. Hoe ziet jouw werkweek eruit? Op maandagochtend zie je dat er volgende week een stuurgroep overleg gepland staat. Je wacht niet tot iemand je vraagt om een agenda op te stellen. Je controleert zelf: welke actiepunten nog openstaan; welke documenten ontbreken; welke collega’s nog input moeten leveren; welke besluiten voorbereid moeten worden. Je benadert de betrokkenen actief, verzamelt de informatie, stelt de agenda op en zorgt ervoor dat alle stukken tijdig beschikbaar zijn. Na afloop van het overleg maak je niet alleen een verslag, maar leg je ook vast: wie verantwoordelijk is voor welke actie; welke deadlines zijn afgesproken; welke besluiten genomen zijn; welke onderwerpen terug moeten komen op een volgend overleg. Vervolgens bewaak je de voortgang en spreek je mensen aan wanneer afspraken dreigen te blijven liggen. Waar ben jij concreet verantwoordelijk voor? Projectondersteuning Je: bereidt projectgroep-, werkgroep- en stuurgroepoverleggen voor; stelt agenda’s op; verzamelt en controleert vergaderstukken; maakt verslagen en actielijsten; bewaakt opvolging van gemaakte afspraken; ondersteunt de projectleider bij de dagelijkse projectorganisatie. Document- en informatiemanagement Je: richt Teams-omgevingen logisch in; archiveert documenten en e-mails; bewaakt de juiste versie van documenten; zorgt dat projectinformatie voor iedereen terug te vinden is; houdt overzicht over grote hoeveelheden informatie. Coördinatie Je: ziet zelf wanneer informatie ontbreekt; haalt actief informatie op; herinnert collega’s aan gemaakte afspraken; zorgt dat deadlines niet ongemerkt verlopen; signaleert risico’s of knelpunten richting de projectleider. Welke ervaring zoeken wij? Wij zoeken iemand die dit werk al eerder heeft gedaan. Denk bijvoorbeeld aan ervaring als: projectondersteuner; projectsecretaris; bestuursassistent binnen een projectorganisatie; programmasecretaris; PMO-medewerker; projectmanagementondersteuner. Belangrijker dan je functietitel is dat je ervaring hebt opgedaan in een omgeving waar je meerdere stakeholders, acties, documenten en deadlines tegelijk moest bewaken. Welke ervaring past goed? Je hebt bijvoorbeeld ervaring met: woningbouwprojecten; gebiedsontwikkeling; gemeentelijke projecten; fysieke leefomgeving; ruimtelijke ontwikkeling; infrastructurele projecten; projecten waarbij bestuurlijke besluitvorming een belangrijke rol speelt. Je begrijpt daardoor dat projectstukken niet alleen administratief verwerkt moeten worden, maar dat je ook moet begrijpen waar de stukken over gaan. Wanneer past deze functie niet bij je? Deze functie past waarschijnlijk minder goed wanneer je: het prettig vindt om vooral uitvoerende administratieve werkzaamheden te verrichten; graag wacht op duidelijke instructies voordat je aan de slag gaat; weinig ervaring hebt met projectmatig werken; liever alleen agenda’s beheert dan inhoudelijk betrokken bent bij een project; het lastig vindt om collega’s aan gemaakte afspraken te herinneren. Wanneer ben je succesvol? Na enkele maanden: weet jij welke overleggen eraan komen zonder dat iemand je daarop wijst; zie jij welke informatie ontbreekt voordat anderen dat signaleren; weten projectleden jou te vinden als iets geregeld moet worden; zijn acties, documenten en besluiten goed vastgelegd; ervaart de projectleider dat hij of zij daadwerkelijk wordt ontzorgd