Doel en beoogd resultaat
Het beoogde resultaat is een nieuw, volledig operationeel toegangssysteem, inclusief:
het opstellen van het bestek;
het doorlopen van het aanbestedingstraject;
de implementatie en oplevering (incl. benodigde afstemming en borging in processen).
Context en opdrachtgever(s)
Het project speelt zich af binnen:
de gemeenten Albrandswaard, Barendrecht en Ridderkerk;
en De BedrijfsvoeringsPartner (DBP),
met een sterke verwevenheid met bedrijfsprocessen en dienstverlening. Er wordt een stuurgroep ingericht waarin de belangen van alle vier de organisaties worden vertegenwoordigd. DBP fungeert als aanspreekpunt voor de projectleider. De stuurgroep komt periodiek bijeen voor voortgang en besluitvorming bij knelpunten/dilemma’s.
Stand van zaken (huidige situatie)
Het project is oorspronkelijk geïnitieerd vanuit technisch (vastgoed) beheer met het uitgangspunt van één-op-één vervanging.
Vanuit vastgoed Ridderkerk en Barendrecht is reeds afgestemd met DBP over het te vervangen TCS.
Er zijn belangrijke afhankelijkheden met aanpalende systemen en processen, waaronder:
koppeling met YouForce (HR);
authenticatie op multifunctionals;
keyringkasten;
toegang tot en inzet van poolauto’s.
Op basis van het huidige TCS is een ontwerp opgesteld voor diverse panden in Barendrecht en Ridderkerk (1-op-1 vervanging met detailnuances). Voor Albrandswaard moet nog nadere uitwerking plaatsvinden.
Projectstructuur
De projectleider stuurt functioneel op resultaat en werkt met een structuur met deelprojectleiders per gemeente en disciplines vanuit DBP:
Projectleider
Stuurt de deelprojectleiders per gemeente aan.
Stuurt/overlegt met DBP-disciplines (o.a. ICT, HRM, Facilitair, CISO, Informatiebeheer, Communicatie).
Deelprojectleiders / medewerkers per gemeente (Vastgoed)
Vastgoed Ridderkerk (RK) – deelprojectleider/medewerker(s)
Focus: vervanging hardware, taglezers, bekabeling, zonering, koppelingen met installaties.
Vastgoed Barendrecht (BD) – deelprojectleider/medewerker(s)
Focus: vervanging hardware, taglezers, bekabeling, zonering, koppelingen met installaties.
Vastgoed Albrandswaard (AW) – deelprojectleider/medewerker(s)
Focus: vervanging hardware, taglezers, bekabeling, zonering, koppelingen met installaties (nog nader uit te werken).
Taken en verantwoordelijkheden – Projectleider
De projectleider:
opereert vanuit/opdracht namens de stuurgroep;
stuurt de verschillende deelprojectleiders én de betrokken DBP-disciplines aan, binnen de kaders van het project;
is eindverantwoordelijk voor het integrale project (planning, resultaat en kosten);
zorgt voor integrale samenwerking tussen DBP en de gemeenten;
rapporteert aan de stuurgroep.
Taken en verantwoordelijkheden – Deelprojectleider/medewerker per gemeente
De deelprojectleider/medewerker (per gemeente):
is eerste aanspreekpunt vanuit de gemeente;
stuurt medewerkers aan binnen het gemeentelijke deel van het project;
is eindverantwoordelijk voor het gemeentelijke deel (planning/resultaat/kosten) met focus op hardware, taglezers, zonering, bekabeling en afstemming met gebouwgebonden installaties (zoals BMC);
zorgt voor integrale samenwerking tussen DBP en de eigen gemeente.
Gevraagde competenties
Eindverantwoordelijk voor behalen van resultaat.
Partijen bij elkaar brengen en sturen op resultaat.
Bewaken van budget, deadlines, mijlpalen en projectresultaten.
Sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk); centraal aanspreekpunt.
Schrijven van bestuurlijke stukken (memo’s, adviezen, scenario-analyses).
Vertalen van complexiteit naar concrete, uitvoerbare voorstellen.
Periodiek schriftelijk verantwoorden; risico’s en knelpunten signaleren en tijdig rapporteren.
Verbindend: samenwerking stimuleren, draagvlak creëren.
Overige vaardigheden
Besluitvaardig en resultaatgericht.
Prioriteren en overzicht houden onder druk.
Proactief verbeterkansen signaleren en oplossingen aandragen.
Gewenst profiel
Ruime ervaring met complexe, organisatie-overstijgende projecten.
Ervaring met digitale toegangs- en beveiligingssystemen is een pré.
Bestuurlijke sensitiviteit.
Sterke communicatieve vaardigheden.
Aantoonbare ervaring in omgevingen met meerdere opdrachtgevers.