Aanleiding voor de aanbesteding
De gemeente Zoeterwoude heeft recent een belangrijk raadsbesluit genomen over de
toekomst van de Klaverhal. De gemeenteraad heeft gekozen voor herontwikkeling van
de Klaverhal-locatie waarbij een nieuwe sportaccommodatie met drie zaaldelen wordt
gerealiseerd. Daarnaast biedt het besluit ruimte voor de mogelijke toevoeging van
andere functies, zoals woningbouw, onderwijshuisvesting, een bibliotheek, een
ontmoetingsruimte of een combinatie hiervan.
Hoewel de raad hiermee een richtinggevend besluit heeft genomen, zijn er nog geen
keuzes gemaakt over de concrete invulling, positionering en onderlinge samenhang van
deze functies, noch over de rol en plek van individuele gebruikers en stakeholders. De
komende fase vraagt daarom om een zorgvuldige, transparante en bestuurlijk robuuste
uitwerking van het raadsbesluit.
Gezien de bestuurlijke en maatschappelijke gevoeligheid van het dossier, de veelheid
aan betrokken partijen en het belang van een integraal en navolgbaar proces, wenst de
gemeente Zoeterwoude hiervoor externe ondersteuning in te schakelen. Met deze
aanbesteding wordt gezocht naar een partij die kan voorzien in procesbegeleiding en
strategisch-bestuurlijk advies voor de vervolgfase van het project Klaverhal.
1.2 Organisatie/ afdeling/ team
De opdracht wordt uitgevoerd in opdracht van de gemeente Zoeterwoude, onder
verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders.
De ambtelijke aansturing vindt plaats vanuit het cluster Ruimte, in nauwe samenwerking
met andere betrokken clusters zoals Ruimte en Financiën. Binnen de organisatie is een
projectorganisatie ingericht met een projectleider, programmamanager en
clustermanager, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de integrale uitwerking van
het raadsbesluit en de voorbereiding van besluitvorming door college en gemeenteraad.
De opdrachtnemer werkt samen met deze projectorganisatie en ondersteunt zowel op
ambtelijk als bestuurlijk niveau.
1.3 Werkzaamheden
De werkzaamheden bestaan onder meer uit:
• Het ontwerpen en begeleiden van een zorgvuldig en transparant proces voor de
uitwerking van het raadsbesluit.
• Het ondersteunen bij het opstellen van een Programma van Eisen (PvE) voor de
sportaccommodatie, uitgaande van drie zaaldelen.
• Het begeleiden en structureren van gesprekken met betrokken stakeholders,
waaronder sportverenigingen, onderwijs, scouting en andere gebruikers.
• Het ondersteunen bij participatie en stakeholdermanagement, met aandacht
voor realistische verwachtingen en bestuurlijke sensitiviteit.
• Het adviseren over strategische en bestuurlijke dilemma’s rondom:
o Ruimtelijke inpassing van functies,
o Financiële kaders en budgetdiscipline,
o Samenhang tussen sport, maatschappelijke functies en woningbouw,
o Tijdelijke sportvoorzieningen en de relatie met sportpark Haasbroek.
• Het ondersteunen bij het voorbereiden van college- en raadsvoorstellen in de
uitwerkingsfase.
• Het bijdragen aan een samenhangend en navolgbaar voorstel aan de
gemeenteraad, voorzien voor het derde kwartaal van 2026.
1.4 Overige relevante informatie
• Het raadsbesluit om te komen tot een sportaccommodatie met drie zaaldelen
vormt een vast uitgangspunt voor deze opdracht.
• Varianten met één zaaldeel maken geen onderdeel uit van deze fase.
• Voor aanvullende functies geldt dat eventuele businesscases uiterlijk in de eerste
helft van 2026 moeten worden aangeleverd om betrokken te kunnen worden bij
de besluitvorming.
• De uitwerking van het project kent een langere doorlooptijd, waardoor tijdelijke
voorzieningen voor sport en beweging noodzakelijk zijn; deze maken onderdeel
uit van de bredere context van de opdracht.
• Het dossier is politiek en maatschappelijk gevoelig; van de opdrachtnemer wordt
daarom aantoonbare ervaring verwacht met complexe bestuurlijke processen en
omgevingsmanagement.