In het kort: Je gaat bijdragen aan toekomstbestendig informatiebeheer binnen de gemeente Utrecht door dossiers toegankelijk en betrouwbaar te maken, collega’s te adviseren over archiefwetgeving en processen te optimaliseren voor een efficiënte dienstverlening.

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! Wil jij bijdragen aan toekomstbestendig informatiebeheer binnen de gemeente Utrecht? Als Recordmanager zorg je voor toegankelijke, betrouwbare en vindbare dossiers, zodat we efficiënter werken en transparant blijven naar onze inwoners. Je zorgt ervoor dat de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving en je helpt je collega’s bij de toepassing van de Archiefwet en interne richtlijnen. Binnen deze opdracht ondersteun je bij het realiseren van onze dienstverlening. Voorbeelden van projecten waar je je als Recordmanager mee bezig houdt zijn schuldhulp voor bijzondere doelgroepen en een nieuw systeem voor ondersteuning bij aanvragen levensonderhoud.

Opdrachtomschrijving (de taken):
- Opzetten en onderhouden van een efficiënt documentbeheer en het vergroten van bewustwording bij collega’s;
- Vormgeven en beheren van het digitale archief voor applicaties;
- Uitvoeren en vormgeven van processen rond het correct vernietigen van informatie in welke vorm dan ook (digitaal en analoog);
- Adviseren over migreren van processen en informatie tussen verschillende systemen en afdelingen;
- Adviseren over wensen rondom, en gebruik van, record management functionaliteit in verschillende applicaties.

Resultaat van de opdracht
De Record Manager levert een aantoonbare bijdrage aan het verbeteren van het informatiebeheer binnen het domein Werk & Inkomen. Je werkt mee in de dagelijkse operatie ter overbrugging van de ondercapaciteit binnen het team en ter voorbereiding op de invulling van de vaste formatie.

Aanvullende competenties:
- Je behoudt makkelijk het overzicht van het geheel en hebt daarbij aandacht voor details;
- Resultaatgerichtheid is je tweede natuur;
- Initiatiefrijk, je begint uit jezelf;
- Overtuigingskracht, je spant je in om anderen te winnen voor een idee;
- Samenwerkingsgericht;
- Affiniteit met IT.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:
De gesprekken zijn gepland op maandag 30 juni tussen 11.00-14.00 uur en dinsdag 1 juli tussen 14.00 – 16.00 uur. We vragen je alvast met deze gespreksdata rekening te houden in je eigen planning. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Voor deze opdracht geldt er een verscherpte integriteitsscreening welke door een externe partner wordt uitgevoerd. De uitkomst van het onderzoek is bepalend voor de definitieve opdrachtverstrekking.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.