Opdrachtomschrijving

ESTT is op zoek naar een parttime senior coördinator informatiehuishouding, die verantwoordelijk
is voor de strategische, tactische en operationele regie op het op orde brengen, professionaliseren
en duurzaam borgen van de informatiehuishouding binnen de organisatie en binnen de
informatieketen waarin de organisatie een regierol vervult. De werkzaamheden zijn gericht op
aantoonbare compliance met relevante wet- en regelgeving (waaronder Archiefwet, Woo, AVG,
DUTO en MDTO), optimalisatie van processen, betrouwbare archivering en vernietiging, en het
waarborgen van de kwaliteit, betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid van privacygevoelige
informatie. De coördinator combineert strategisch advies met praktische regie én uitvoerende inzet
bij het realiseren van verbetermaatregelen.
Vertrekpunt voor de werkzaamheden is het in 2021 opgestelde Verbeterplan. Dit plan moet voor de
lange termijn worden geactualiseerd, waarbij tevens de verbeterpunten geadresseerd worden die
naar voren komen in de Monitor Overheidsinformatie en de volwassenheidsmeting van het
programma Open op Orde. Op korte termijn wordt een concreet plan van aanpak opgesteld dat het
Verbeterplan in uitvoering brengt en inspeelt op de actuele organisatorische ontwikkelingen en
uitdagingen.
Een belangrijk op te leveren product is het Informatiebeheerplan (IBP). Dit is één van de nieuwe
instrumenten om beter grip te krijgen op de informatiehuishouding. Het IBP voor ESTT moet
worden gemaakt op basis van het format dat binnen VWS in het kader van het programma Open
op Orde hiervoor is opgesteld.
De kandidaat is bij deze opdracht in staat zelfstandig te werken, in verbinding te komen met de
diverse organisatieonderdelen op verschillende locaties en draagvlak voor verbetering te creëren
en de verbeteringen door te voeren en te borgen in de staande organisatie. Een gezonde portie
inlevingsvermogen is een must, omdat bij diverse organisatieonderdelen niet altijd de gewenste
kennis aanwezig is en de dagelijkse workload veel aandacht van de medewerkers vraagt.
Hierbij houdt hij/zij rekening met het lopende IV-project. De Senior Coördinator
Informatiehuishouding brengt uitdagingen en knelpunten onder de aandacht van de opdrachtgever,
adviseert over oplossingsrichtingen en bewaakt de uitvoering van de afgesproken maatregelen.
Hoofdtaken en verantwoordelijkheden
1. Uitvoeren van analyses, risico- en volwassenheidsmetingen om de staat van de
informatiehuishouding en informatieketen te beoordelen.
2. Ontwikkelen van een samenhangende visie op informatiehuishouding, duurzame
toegankelijkheid, archivering en keteninformatiestromen.
3. Coördineren van de uitvoering van verbetermaatregelen, projecten en procesaanpassingen
binnen de organisatie en de keten.
4. Intensieve samenwerking met enterprise- en solutionarchitecten en CIO-office VWS bij het
vormgeven en concretiseren van de enterprise-architectuur van ESTT, in samenhang met en
afgestemd op de architecturen van de ketenpartners.
5. Opmaken van ontwerpvoorstellen voor procesinrichting, archiverings- en vernietigingskaders,
metadatamodellen, informatiebeheerprocessen en ondersteunende instrumenten.
6. Hands-on bijdrage aan het uitvoeren van maatregelen, waaronder procesverbeteringen,
documentatieontwikkeling, inrichting van informatiebeheerprocessen en begeleiding van
implementaties. Ondersteunen van teams bij het toepassen van nieuwe werkafspraken, procedures
en kwaliteitsstandaarden.
7. Begeleiden van medewerkers, teams en management bij het adopteren van nieuwe werkwijzen,
processen en verantwoordelijken.
8. Inrichten van structurele monitoring, kwaliteitscontrole, auditmechanismen en rapportages.
Aantoonbaar borgen van naleving van Archiefwet, Woo, AVG, DUTO, MDTO en interne
beleidskaders.
Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden
• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding Informatiekunde of vergelijkbare opleiding in
informatiemanagement
• Aantoonbare specialistische en actuele kennis op het terrein van informatiehuishouding,
waaronder archivering, duurzame toegankelijkheid, metadata, vernietiging, informatiebeheer en
keten-informatiestromen;
• Beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift; in staat
complexe materie helder over te brengen;
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit, met vaardigheid om op tactisch/strategisch niveau te adviseren
en te opereren;
• Praktische hands-on mentaliteit, oplossingsgericht, flexibel.
Opdrachtgever
Een goed functionerende overheid begint bij volledige, betrouwbare en transparante
overheidsinformatie. Bij VWS werken we daar iedere dag hard aan. Ten behoeve van het uitvoeren
van de wettelijke taken van de tuchtcolleges voor de gezondheidszorg en de regionale
toetsingscommissies euthanasie levert de Directie Eenheid Secretariaten Tuchtcolleges en
Toetsingscommissies (ESTT) juridische en administratieve diensten aan deze colleges en
commissies. Een goede informatiehuishouding is hierbij van cruciaal belang. Onlangs heeft ESTT de
tweejaarlijkse Monitor Overheidsinformatie ontvangen. Uit de Monitor is gebleken dat de
informatiehuishouding van ESTT op onderdelen verbeterd kan worden. ESTT wil deze verbeteringen
op planmatige wijze aanpakken, die bijdraagt aan een duurzaam en toekomstbestendig
informatiebeheer.
Eisen
1 Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau.
2 Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van Informatiehuishouding en actuele archiefwet en -regelgeving.
*actueel: vanaf 2025 en verder
3 Kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring met het opstellen van instrumentarium en ontwerpvoorstellen voor het vakgebied Informatiehuishouding.
4 Kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring met het opstellen van beleid en veranderkundige begeleiding voor het vakgebied Informatiehuishouding.
Wensen
1 Mate waarin de kandidaat kennis heeft van Informatiebeheerplannen en processen.
2 Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met wet- en regelgeving, waaronder Archiefwet, Woo, AVG, DUTO, MDTO, Rijksbrede standaarden, wettelijke verplichtingen in beleid, kaders en governance (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek
3 Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
4 Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.