Medewerker Documentaire Informatievoorziening

Wie zijn wij Gemeente Maassluis, een stad met ruim 36.000 inwoners waar geschiedenis en scheepvaart samenkomen met nieuwe ideeën. Je komt terecht in een organisatie vol met trotse mensen, een plek waar we samen het verschil maken. Met bijna 300 medewerkers werken wij onder het motto: “Samen zijn wij Maassluis: Investeren in een duurzame toekomst”. Voor het cluster Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening zoeken we een Medewerker Documentaire Informatievoorziening. Opdracht Als medewerker documentaire informatievoorziening draag je zorg voor de continuïteit van het gebruik van het Zaaksysteem en het uitdragen van het belang van goed informatiebeheer. Daarbij hou je rekening met wet en regelgeving en de wensen vanuit de organisatie. Het doel is om de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden en om de gebruikers bij het gebruik van Zaaksysteem te ondersteunen. Je werkzaamheden bestaan uit de volgende vier hoofdtaken:

• het beheer van het zaaksysteem: je hebt de zorg voor het inrichten, controleren en onderhouden van het zaaksysteem. Daarbij hoort ook het onderhouden van het contract met de leverancier.
• het onderhouden van contact met contact met de interne klant/gebruiker zaaksysteem: bij vragen, storingen en problemen ben jij het eerste aanspreekpunt. Je zorgt voor duidelijke instructies en informatie over het zaaksysteem.
• Het geven van advies over documentaire informatievoorziening: hierbij kan je denken aan het ontwikkelen en doen van verbetervoorstellen, de controle op de kwaliteit van dossiers, het opleveren van managmentrapportage’s en het implementeren en vertalen van (beleids) regels uit wet- en regelgeving.
• Het werken aan de informatiehuishouding: je draagt zorg voor de afstemming met betrokken en een goede uitwisseling van gegevens met andere applicaties. Tot slot zorg je voor borging van de in de archiefwet opgenomen bezwaartermijnen en vernietiging.