Omschrijving opdracht
Door personele wisselingen, hebben we behoefte aan een adviseur kwaliteitsmonitoring die inzicht en overzicht creëert en de kaders en richtlijnen voor kwaliteitsmonitoring verbindt met de uitvoering van controle en afhandeling van zaken in het Zaaksysteem. De opdracht bestaat uit drie verschillende onderdelen, die niet volgordelijk, maar ook parallel aan elkaar opgestart kunnen worden. Het zwaartepunt van de opdracht ligt op het 2de onderdeel, maar dit kan niet zonder 1 en 3. Hierna volgt een omschrijving van de drie onderdelen.
1.
Advisering en ondersteuning beleidsadviseur Informatie- en archiefmanagement m.b.t. Handboek Kwaliteitszorg
Er ligt een concept Handboek Kwaliteitszorg en de beleidsadviseur Informatie- en archiefmanagement gaat dit herijken, besluitrijp maken en implementeren. Jij adviseert en ondersteunt hem hierbij.
2.
Opstellen en implementeren van een Handreiking Kwaliteitsmonitoring afgehandelde zaken
De kwaliteitsbeheerders hebben een Handreiking kwaliteitsmonitoring samengesteld en de nieuwe aanpak die hieruit volgt is in duo’s van kwaliteitsbeheerders en informatiebeheerders enkele keren in de praktijk gebracht. Door het ontbreken van kennis en ervaring met monitoring blijkt het lastig om vanuit overzicht te komen tot gezamenlijke werkafspraken, besluiten en toepassing. Jij gaat inzicht en overzicht creëren in de werkwijze en doet voorstellen om de aanpak te verbeteren. Jij neemt de regie op deze pdca, haakt informatiebeheerders en kwaliteitsbeheerders aan en zorgt dat zij de kennis en ervaring gaan opdoen zodat monitoring van zaken tot hun dagelijkse routine-werkzaamheden gaat behoren. Hierbij neem je ook de controlezaken en andere geautomatiseerde processen onder de loep. Daar waar het handiger of slimmer kan, realiseer jij deze verbetering met functioneel beheer van Zaaksysteem.
Uiteindelijk lever jij een (zonodig herijkte) Handreiking kwaliteitsmonitoring op, die aansluit op het Handboek en waarmee de informatiebeheerders en kwaliteitsbeheerders een werkwijze en werkverdeling hebben voor het controleren en afhandelen van zaken in Zaaksysteem. Je leert de kwaliteitsbeheerders en informatiebeheerders deze nieuwe werkwijze, zodat ze dit zelfstandig kunnen uitvoeren. De werkwijze is geïntegreerd in hun reguliere werkpakket en zonodig in het Zaaksysteem geoptimaliseerd.
3.
Doorontwikkelen van het Dashboard Kwaliteitsmonitoring
Collega’s van Datalab hebben voor kwaliteitsbeheerders een eerste versie van een dashboard gemaakt waarmee ze inzicht krijgen in de hoeveelheden en kwaliteit van zaken. Het dashboard komt moeizaam tot stand en draagt nog niet bij aan de beoogde doelen:
 Inzicht in en grip krijgen op hoeveelheden van de werkvoorraden (nieuw aangemaakte zaken, afgeronde zaken, V-zaken, B-zaken, enz)
 Het kunnen duiden en onderbouwen van de kwaliteit van zaken (per groep, per zaaktype, enz)
 Het kunnen rapporteren naar Directieteam, Procesverantwoordelijken en Archiefinspectie over de kwaliteit van zaken, zodat bijsturing mogelijk wordt.
 Het kunnen beoordelen van steekproeven (bijv. gekozen zaaktype van nieuw aangemaakte zaken)
Het is aan jou om de opdrachtformulering voor dit dashboard in lijn te brengen met het vast te stellen Handboek Kwaliteitszorg en de Handreiking Kwaliteitsmonitoring. Het dashboard dient ondersteunend te worden aan het wegwerken van de werkvoorraden door de groep Informatie Beheer en het efficiënt en effectief inzetten van de kwaliteitsbeheerders op training, opleiding en monitoring en (ongevraagd) advies. Vanuit een aangescherpte opdrachtformulering ga je in samenwerking met Datalab dit dashboard tot stand brengen en zorg je ervoor dat de kwaliteitsbeheerders en informatiebeheerders dit dashboard gaan integreren in hun werkzaamheden.
Regie op uitvoering
Bij het afronden van jouw opdracht kunnen de kaders en richtlijnen voor kwaliteitsmonitoring door de beleidsadviseur met het Handboek Kwaliteitszorg worden vastgesteld en is dit in een Handreiking Kwaliteitsmonitoring vertaald naar een nieuwe werkwijze en geïmplementeerd door informatiebeheerders en kwaliteitsbeheerders. In het begin neem jij de regie en beleg je aparte bijeenkomsten waarin je hen de nieuwe werkwijze leert eigen maken en de werkvoorraden worden aangepakt en dus slinken. Zodra de routine erin komt, borg je dat de coördinerend adviseur en beleidsadviseur regie kunnen nemen over deze aanpak in beheer.
Tot slot
Deze opdracht heeft alleen betrekking op kwaliteitsmonitoring van zaken in het Zaaksysteem, niet op zaken in procesapplicaties zoals Zorgned, CLO en I-Burgerzaken. Tegelijkertijd zullen er werkende weg ideeën opkomen of besluiten worden genomen die daar wel impact op kunnen hebben. Je wordt daarom gevraagd hier wel rekening mee te houden en tips en aantekeningen bij te houden, die in een volgende fase helpen om de kwaliteitsmonitoring voor deze procesapplicaties ook vorm te geven.
Wat verwachten we:
 Dat jij aantoonbare ervaring hebt in het leiden van Kwaliteitsverbeteringstrajecten in zaakgericht werken en/of informatie- en archiefbeheer (noem minimaal 2 voorbeelden in het CV) en je dus snel een beeld kunt vormen van de stand van zaken door het stellen van de juiste vragen.
Dat je kennis en ervaring hebt als informatie-archiefmanager met kwaliteitsmonitoring, zowel tactisch-strategisch, als operationeel.
Dat jij verbindende kwaliteiten en vermogen hebt om effectief samen te werken en stakeholders en medewerkers enthousiast kunt maken om mee te werken aan de op te leveren resultaten.