Domeinmanager Bedrijfsvoering en Dienstverlening (Ad Interim)

Opdrachtgever De gemeente Winterswijk telt bijna 29.000 inwoners. Het levendige centrum, het prachtige buitengebied en de vele voorzieningen maken Winterswijk tot een aantrekkelijke plaats om te wonen, werken en recreëren. Niet voor niets wordt Winterswijk wel de “parel van het oosten” genoemd. Bij de gemeente Winterswijk werken ongeveer 2385 collega’s. De werksfeer is informeel en de verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie. Samen met onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners maken we Winterswijk elke dag een beetje mooier. In onze dienstverlening leggen we de lat hoog en gaan we voor een glimlach. Winterswijk… daar wil je werken! Opdracht 1. Context Onze gemeente staat voor stevige organisatorische uitdagingen binnen het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Dit domein vervult een cruciale rol voor de gehele organisatie: het vormt het fundament onder onze maatschappelijke opgaven in het fysieke en sociale domein en is bepalend voor de kwaliteit van onze dienstverlening aan inwoners, ondernemers en partners. Binnen het domein constateren wij dat: De basis van processen, werkwijzen en compliance niet op orde is; Samenhang tussen teams ontbreekt en er eilandvorming is; Overzicht in werkzaamheden, projecten en incidenten ontbreekt; Werkdruk en achterstanden hoog zijn; Teammanagers nog in positie gebracht moeten worden; Medewerkers gemotiveerd zijn, maar behoefte hebben aan richting, structuur en leiderschap. Tegelijkertijd beschikken wij over belangrijke bouwstenen: Een vastgestelde Visie op Bedrijfsvoering (centrale organisatie van bedrijfsvoeringstaken); Een vastgestelde Visie op Dienstverlening; Een bijna afgeronde Visie op Informatievoorziening. De opgave is om deze visies te vertalen naar een samenhangende strategie en een uitvoerbaar plan, en dit daadwerkelijk te implementeren 2. Doel van de opdracht De domeinmanager ad interim krijgt de opdracht om: De basis van het domein op orde te brengen; De drie visies te vertalen naar een integrale strategie en concreet uitvoeringsplan; Structuur, overzicht en prioritering aan te brengen in werkzaamheden en capaciteit; Het domeinmanagementteam (MT) te ontwikkelen tot een sturend en samenhangend leiderschapsteam; Zichtbare en duurzame verbetering te realiseren in de kwaliteit, samenhang en toekomstbestendigheid van bedrijfsvoering en dienstverlening 3. Fase 1

• Analyse en positionering (eerste 3-4 maanden) De interimmanager start met een grondige analyse en oplevering van een integraal verbeter- en uitvoeringsplan.

3.1 Inhoudelijke analyse

Analyse van processen, werkwijzen en governance binnen het domein; Vaststellen waar niet wordt voldaan aan actuele wet- en regelgeving; In kaart brengen van overlap, hiaten en versnippering tussen teams; Analyse van de mate van centralisatie van bedrijfsvoeringstaken conform de visie.

3.2 Capaciteits- en werkvoorraadanalyse

Volledig overzicht van structurele taken, projecten, verbetertrajecten en incidenten; Inzicht in werkdruk, achterstanden en kwetsbaarheden; Analyse van kwantitatieve en kwalitatieve personele capaciteit; Voorstel voor prioritering en realistische fasering.

3.3 Organisatie- en leiderschapsanalyse

Beoordeling van rolverdeling en taakafbakening binnen het domein; Positionering van en uitwerken ontwikkelbehoefte van de vier teammanagers; Analyse van samenwerking binnen het domein en met andere domeinen; Betrekken van uitkomsten medewerkerstevredenheidsonderzoek.

3.4 Resultaat fase 1

Oplevering van een integraal Strategisch Verbeter- en Uitvoeringsplan Bedrijfsvoering en Dienstverlening (2026

• 2027), met: Heldere prioriteiten (wat eerst, wat later, wat niet); Concrete doelen en mijlpalen; Governance- en sturingsafspraken; Capaciteitsvoorstellen (inclusief eventuele herprioritering of versterking); Risicoanalyse; KPI’s en meetbare resultaten. Het plan wordt ter vaststelling voorgelegd aan de algemeen directeur.

4 Fase 2 – Realisatie en implementatie (maand 4-18)

Na vaststelling van het plan ligt de nadruk op uitvoering en borging.

4.1 Basis op orde

Standaardiseren en vastleggen van kernprocessen; Zorgen voor aantoonbare compliance met relevante wet- en regelgeving; Inrichten van duidelijke proces- en eigenaarschapstructuren; Creëren van samenhang tussen bedrijfsvoering, dienstverlening en informatievoorziening.

4.2 Centrale organisatie bedrijfsvoering

Concretiseren van de centrale inrichting van bedrijfsvoeringstaken; Verminderen van versnippering en dubbele werkzaamheden; Heldere afspraken met andere domeinen over rollen, dienstverlening en serviceniveaus.

4.3 Overzicht, prioritering en sturing

Inrichten van portfoliosturing op werkzaamheden en projecten; Structurele planning- en controlcyclus binnen het domein; Transparante capaciteits- en voortgangsrapportages; Realistische prioritering in overleg met directie.

4.4 Ontwikkeling van het domein-MT

Positioneren van de vier teammanagers in hun rol; Ontwikkelen van het domein-MT tot een hecht en resultaatgericht team; Heldere rol- en taakverdeling binnen het MT; Versterken van integraal leiderschap en gezamenlijke verantwoordelijkheid; Bevorderen van samenwerking en doorbreken van eilandvorming.

4.5 Cultuur en leiderschap

Creëren van duidelijkheid, richting en rust; Vergroten van eigenaarschap bij medewerkers; Stimuleren van samenwerking over teamgrenzen heen; Zichtbaar en verbindend leiderschap tonen.

5 Resultaten aan het einde van de opdracht

Na 18 maanden zijn de volgende resultaten zichtbaar en aantoonbaar: Een vastgesteld en grotendeels uitgevoerd integraal verbeterplan; Kernprocessen beschreven, geborgd en compliant; Een functionerende centrale bedrijfsvoeringsstructuur; Ingericht portfolio- en capaciteitsmanagement; Duidelijke prioritering en vermindering van achterstanden; Een stevig en goed functionerend domein-MT; Verbeterde medewerkerstevredenheid op de thema’s leiderschap, samenwerking en informatievoorziening; Een overdraagbare en geborgde structuur voor de toekomstige vaste domeinmanager. 6. Mandaat en positionering De domeinmanager ad interim: Is integraal verantwoordelijk voor het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening; Stuurt de vier teammanagers rechtstreeks aan; Is budgetverantwoordelijk binnen het domein; Legt rechtstreeks verantwoording af aan de algemeen directeur; Maakt deel uit van het directieteam. Voor deze opdracht is zichtbaar leiderschap, veranderkracht, bestuurlijke sensitiviteit en ervaring met organisatieontwikkeling binnen een gemeentelijke context noodzakelijk. Tot slot Deze opdracht vraagt om rust en structuur in de basis, gecombineerd met koersvastheid en daadkracht in uitvoering. Het doel is niet alleen repareren wat niet goed gaat, maar het duurzaam bouwen aan een toekomstbestendig domein dat de gehele organisatie ondersteunt en onze inwoners merkbaar beter bedient. De gesprekken worden gepland op maandagmiddag 16 maart 2026 op het gemeentekantoor in Winterswijk.