Projectsecretaris – cluster SO

De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De secretaris is verantwoordelijk voor de organisatie van de backoffice en het opstellen van relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere besluitvormingsdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen. De hoofdtaken van de Projectsecretaris:

• Stelt projectdocumenten op, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten.
• Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming.
• Stelt planningen op voor het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces en coördineert de besluitvormingsprocessen.
• Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming.
• Organiseert zelfstandig relevante overleggen of bijeenkomsten (voorbereiding, planning, agendering).
• Zorgt voor verslaglegging van overleggen of bijeenkomsten, stelt actie en besluitenlijsten op en beheert en monitort deze.
• Heeft overzicht over relevante overleggen of bijeenkomsten, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen.
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen of bijeenkomsten en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
• Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project.
• Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover.
• Onderhoudt zelfstandig en actief contacten met externe bureaus en belanghebbenden.
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus en hun bijdragen daaraan.
• Actief relatiebeheerder binnen de clusters. Jouw profiel Als onze Projectsecretaris ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamenlijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.