Adviseur CRM

Over Gebruiker Centraal Het programma Gebruiker Centraal wordt uitgevoerd in opdracht van het Ministerie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). ICTU beheert in opdracht van het Ministerie van BZK de kennis community Gebruiker Centraal met activiteiten en instrumenten gericht op bewustwording, kennisuitwisseling, inspiratie en ondersteuning van professionals die werken aan de dienstverlening en communicatie van de overheid. Binnen dit programma zijn er meerdere clusters, zoals:

• Community’s (het beheer van verschillende kenniscommunity’s)
• Direct Duidelijk (activiteiten rondom begrijpelijke overheidscommunicatie)
• Klantreizen (uitrol van klantreismethodiek binnen de overheid)
• Expertise (publicatie van whitepapers en position papers)
• Conferentie (organisatie van jaarlijkse conferentie) De opdracht betreft een zelfstandig afgebakende adviesopdracht binnen het programma Gebruiker Centraal. De opdracht kent eigen resultaten, acceptatiecriteria en een zelfstandig afrondingsmoment en staat los van de totale looptijd van het programma. Omschrijving einde programma: Het programma Gebruiker Centraal is afgerond wanneer de opdrachtgever een landingsplaats heeft voor alle activiteiten en instrumenten van Gebruiker Centraal, en deze zijn overgedragen aan de betreffende beheerpartij, nazorg is uitgevoerd en er financiële en inhoudelijke decharge heeft plaatsgevonden. Welke rol heeft de professional binnen het programma: De professional wordt zelfstandig ingeschakeld voor het analyseren van de CRM-behoefte, het opstellen van een onderbouwd selectieadvies en het opleveren van een implementatievoorbereiding voor het programma Gebruiker Centraal. Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij? De doelgroep en gebruikers van het programma Gebruiker Centraal vallen in verschillende groepen. Zo zijn er de (nu) ongeveer 6.000 mensen in de kenniscommunity’s van Gebruiker Centraal, zijn er de gebruikers van de tientallen hulpmiddelen en de tienduizenden aanmeldingen voor verschillende activiteiten de afgelopen jaren, van kleinschalige workshops tot grote conferenties. Daarnaast is er een complexe netwerkkaart met de verschillende stakeholders waar we als programma mee te maken hebben. Overzicht en inzicht in deze hele groep is nodig voor het beter managen van de verschillende groepen en activiteiten die we hebben, maar ook voor een effectieve(re) communicatiestrategie. Dat ontbreekt grotendeels op dit moment, en waarvoor een CRM een oplossing moet gaan bieden. De opdracht kent de volgende (ongeveer) opvolgende onderdelen:
• Inventariseren mogelijke CRM-opties, op basis van relevante aspecten voor het programma Gebruiker Centraal en behoeften uit de verschillende clusters;
• Ondersteunen van team Management in de keuze van het CRM;
• Faciliteren van extra resultaatopdracht voor de implementatie van het gekozen CRM in het programma Gebruiker Centraal. Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn.
• Plan van aanpak;
• Rapportage met inventarisatie CRM’s (op basis van interviews van projectcollega’s), met oplegmemo met advies hoe hiermee om te gaan; De opdracht van de professional is beëindigd als deze (deel-)resultaten zijn uitgevoerd en opgeleverd. Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld? Detailleer de criteria en momenten voor feedback en beoordeling. Voorbeeld: maandelijkse voortgangsrapporten en een eindbeoordeling bij projectafsluiting.
• (2-)Wekelijkse afstemming met de programmamanager. Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur? Op basis van de huidige inzichten wordt de kans klein geacht dat de duur wordt overschreden. Wijzigende inzichten bij de opdrachtgever op beleid en beleidsdoelstellingen kunnen echter wel impact hebben op de duur. Eventuele aanvullende werkzaamheden of implementatieactiviteiten maken geen onderdeel uit van deze opdracht en worden uitsluitend via een afzonderlijke opdracht overeengekomen. Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken? Kennis en ervaring met inventarisatie en invoering van CRM voor projecten met ongeveer vergelijkbaar netwerk en soortgelijke dynamiek. Gewenste profiel De opdracht betreft het inventariseren van wensen rondom een CRM, inventariseren welke CRM-systemen passen in context van Gebruiker Centraal en daarna implementatie faciliteren. Daarom is het belangrijk dat de kandidaat de weg snel leert kennen in een dynamische omgeving, met verschillende stakeholders. We zoeken iemand die assertief en zelfstandig kan werken. Afstemming met vertegenwoordigers van de opdrachtgever vindt uitsluitend plaats voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht. Uiteraard is inhoudelijke ervaring met alle facetten van een CRM-lifecycle (keuze, implementatie, gebruik en beheer) van belang, maar we zoeken ook vooral iemand die dit met veel energie oppakt.