Managementassistent college van Gedeputeerde staten

Ben jij als managementassistent de verbindende factor tussen externen, collega’s en directie en bestuur bij de provincie Zeeland? De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit vijf teams; Advisering Bestuur en directie, Ondersteuning Bestuur en Directie, Communicatie, Kabinet en Public Affairs. Als onderdeel van het team ‘Ondersteuning Bestuur en Directie’ zorg je er samen met een team van enthousiaste professionals voor dat zowel de GS-leden als de directie dagelijks wordt geadviseerd en ondersteund zodat zij hun functie en bijbehorende verantwoordelijkheden op een zo goed mogelijke manier kunnen uitvoeren. We zijn hiervoor op zoek naar een collega die het leuk vindt om tijdelijk aan de slag te gaan als managementassistente van bestuurders binnen het college van GS.

Jij vormt de buffer- en verbindende factor tussen de bestuurder met interne collega’s en externe contacten. Hiervoor voer je regie op de agenda van de bestuurder en plan, bewaak en signaleer je de afspraken en verzorg je de e-mail correspondentie in Outlook. Je signaleert knelpunten en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en andere faciliteiten en zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig in het bezit is van alle benodigde stukken en informatie. Hiervoor hou je actief contact met de betrokken collega’s of externe partijen. Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties en je verwijst de pers door. Elke week plaats je de bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen die het college van Gedeputeerde Staten hierover neemt. Je plant het vervoer van de dienstauto's in en je houdt declaraties bij. In een wekelijks teamoverleg bespreek je de agenda voor de komende periode en signaleer- en attendeer je de bestuurder op eventuele aandachtspunten. Daarnaast leg je de afspraken vast tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg waarin de verschillende beleidsstukken uit de portefeuille van de bestuurder worden besproken.

Als managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur. Binnen dit team denk je actief mee met de bestuurder. De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. De bemiddeling voor deze opdracht verloopt via BijOranje.

Competenties Plannen en organiseren

• houdt overzicht over een complexe agenda en zorgt dat afspraken en stukken tijdig geteld zijn. Prioriteiten stellen
• kan in een dynamische omgeving bepalen wat direct aandacht nodig heeft. Initiatief
• wacht niet af, maar onderneemt zelfstandig actie. Oplossingsgerichtheid
• signaleert knelpunten en komt zelf met praktische oplossingen. Flexibiliteit
• kan snel schakelen bij wijzigingen en onverwachte situaties. Stressbestendigheid
• blijft zorgvuldig en effectief werken onder tijdsdruk en bij hectiek. Assertiviteit
• durft keuzes te maken, grenzen aan te geven en anderen tijdig aan te spreken. Samenwerken
• werkt nauw samen met andere managementassistenten, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs. Dienstverlenend vermogen
• zorgt ervoor dat de bestuurder optimaal voorbereid zijn of haar werk kan doen. Bestuurlijke sensitiviteit
• begrijpt de politiek-bestuurlijke context en gaat zorgvuldig om met belangen en gevoelige informatie. Communicatieve vaardigheden
• communiceert professioneel met bestuurders, collega's en externe contacten. Nauwkeurigheid
• werkt zorgvuldig met afspraken, stukken, correspondentie en administratieve werkzaamheden.

Werkdagen: Ma, Di, Wo, Do, Vr

Is hybride werken mogelijk: Ja

Planning De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 13 oktober 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 9 oktober 2026 bericht.