Senior Privacy Specialist

ICTU heeft behoefte aan specialistische externe expertise voor het uitvoeren van een afgebakende privacyopdracht gericht op het beoordelen van privacyrisico’s, het actualiseren van privacydocumentatie en het opleveren van concrete verbetermaatregelen binnen geselecteerde HR-processen en projecten, evenals het begeleiden van stakeholders bij implementatie ervan. Specifiek voor HR worden de gewijzigde HR-AFAS werkprocessen opnieuw beoordeeld op privacyrisico’s. Hiervoor wordt een gerichte risicoanalyse uitgevoerd door een externe privacyprofessional. De professional stemt voor de uitvoering van d eopdracht zaf met relevante stakeholders en is daarbij zelfstandig verantwoordelijk voor de wijze waarop de overeengekomen resultaten worden gerealiseerd. De uitkomsten vormen de basis voor prioritering van vervolgacties, waaronder het opstellen van DPIA’s voor de processen met het hoogste privacyrisico. Daarnaast wordt de HR besloten bibliotheek op SharePoint geïnventariseerd op de aanwezigheid van persoonsgegevens en bijbehorende bewaartermijnen. Ook wordt onderzocht hoe de bekendheid en toepassing van het privacybeleid en de privacyprocedures binnen HR kan worden verbeterd. Als laatste wil ICTU deze gespecialiseerde projectleider inzetten bij het project Loontransparantie dat door de afdeling HR wordt geleid: voor dit project wordt tooling aangeschaft en geïmplementeerd. Er wordt een koppeling met AFAS gerealiseerd. Deze tooling zal aan alle privacy-vereisten conform AVG moeten voldoen, er moet een DPIA plaatsvinden en een verwerkersovereenkomst worden opgesteld. Omschrijving einde project/programma: Het project is afgerond wanneer de risicoanalyse van de gewijzigde HR-AFAS werkprocessen is uitgevoerd, de (actualisatie van) DPIA’s en verwerkersovereekomsten voor de hoogst geprioriteerde processen en het project loontransparantie zijn opgesteld, de HR besloten bibliotheek op SharePoint is geïnventariseerd op persoonsgegevens en bewaartermijnen en overige rechtsgronden, de noodzakelijke privacydocumentatie is geactualiseerd en concrete verbetervoorstellen voor privacybeleid en procedures zijn opgeleverd. Welke rol heeft de professional binnen het project/programma: De professional wordt ingeschakeld voor het zelfstandig uitvoeren van specialistische privacy beoordelingen, het opstellen van privacy documentatie en het opleveren van adviesproducten op het gebied van AVG-compliance. Waar noodzakelijk coördineert de professional zelfstandig de uitvoering van onderdelen van de opdracht. Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij? Het zelfstandig beoordelen en verbeteren van de privacy-compliance binnen geselecteerde projecten en HR-processen van ICTU, met specifieke aandacht voor de gewijzigde HR-AFAS werkprocessen, DPIA’s, persoonsgegevens en bewaartermijnen binnen de HR besloten bibliotheek op SharePoint en de bekendheid van privacybeleid en procedures. Activiteiten Uitvoeren van privacytoetsingen en risicoanalyses (DPIA’s), waaronder een gerichte risicoanalyse van de gewijzigde HR-AFAS werkprocessen in afstemming met het HR-team. Inventariseren van verwerkingen van persoonsgegevens, Binnen de HR besloten bibliotheek op SharePoint. Beoordelen van HR-processen op rechtmatigheid en AVG-compliance waaronder in het bijzonder bewaartermijnen en autorisaties. Opstellen, actualiseren en aanvullen van privacydocumentatie, waaronder DPIA’s naar aanleiding van de risicoanalyse en startend met de processen met het hoogste privacyrisico. Opleveren van adviesrapportages waarin privacyrisico’s, beheersmaatregelen en aanbevelingen zijn uitgewerkt. Vastleggen van afspraken rondom gegevensverwerking/ opstellen ver- of bewerkersovereenkomst Het opleveren van een implementatieadvies met prioriteiten, acties, verantwoordelijke rollen en randvoorwaarden.Opleveren van concrete verbetervoorstellen voor de toepassing van privacybeleid en privacyprocedures binnen HR. Project Loontransparantie: uitvoeren van privacy toetsing, DPIA uitvoeren en zorgdragen voor een verwerkersovereenkomst met organisatie die de tooling hiervoor levert aan ICTU. Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht: Inventarisatie van relevante projecten, verwerkingen, HR-processen en persoonsgegevens binnen de HR besloten bibliotheek op SharePoint, inclusief bewaartermijnen. Uitgevoerde risicoanalyse van de gewijzigde HR-AFAS werkprocessen, inclusief prioritering naar privacyrisico. Opgestelde DPIA’s voor de processen met het hoogste privacyrisico en geactualiseerde privacydocumentatie. Overzicht van geïdentificeerde risico’s, beheersmaatregelen en verbetervoorstellen. Adviesrapportages per beoordeeld proces of project, inclusief verbetervoorstellen voor privacybeleid en privacyprocedures binnen HR. Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren. Volledig uitgevoerde privacybeoordelingen van de geselecteerde projecten en HR-processen, inclusief risicoanalyse van de gewijzigde HR-AFAS werkprocessen. DPIA’s of pre- DPIA’s (lightversie) voor de hoogst geprioriteerde HR-processen en geactualiseerde en vastgestelde privacydocumentatie. Overzicht van persoonsgegevens en bewaartermijnen binnen de HR besloten bibliotheek op SharePoint en vastgelegde afspraken rondom gegevensverwerking. Advies met concrete beheersmaatregelen en verbetervoorstellen om de bekendheid en toepassing van privacybeleid en privacyprocedures binnen HR te versterken. Overdraagbare documentatie waarmee HR de privacy-compliance zelfstandig kan beheren en monitoren. Begeleiding van stakeholders bij de implementatie van verbetermaatregelen, volgend uit geïnventariseerde risico’s en verbetervoorstellen. Project Loontransparantie voldoet aan de AVG, er heeft een DPIA plaatsgevonden en er is een verwerkersovereenkomst tot stand gekomen met het bedrijf dat de tooling heeft geleverd. Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd: De opdracht is afgerond wanneer de overeengekomen privacytoetsingen en DPIA’s zijn uitgevoerd, de risicoanalyse van de gewijzigde HR-AFAS werkprocessen is opgeleverd, de persoonsgegevens en bewaartermijnen binnen de HR besloten bibliotheek op SharePoint zijn geïnventariseerd, verwerkersovereenkomsten zijn opgesteld, de benodigde documentatie is opgeleverd en de geadviseerde beheersmaatregelen en verbetervoorstellen zijn vastgelegd, doorgevoerd en overgedragen aan ICTU. Over welke specifieke kennis beschikt de professional De professional beschikt over aantoonbare specialistische kennis en ervaring op het gebied van: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Privacy-compliance en gegevensbescherming. Uitvoeren van DPIA’s en privacy-risicoanalyses. Opstellen en beoordelen van privacydocumentatie. Gegevensverwerking binnen HR-processen. Vertalen van privacywetgeving naar praktische beheersmaatregelen. Advisering binnen complexe organisaties en projecten. (Begeleiding bij) implementatie van beheersmaatregelen De professional beschikt over aantoonbare specialistische kennis en ervaring op het gebied van: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Privacy-compliance en gegevensbescherming. Uitvoeren van DPIA’s en privacy-risicoanalyses. Opstellen en beoordelen van privacydocumentatie. Gegevensverwerking binnen HR-processen. Vertalen van privacywetgeving naar praktische beheersmaatregelen. Tot stand brengen van verwerkersovereenkomsten Advisering binnen complexe organisaties en projecten Gewenste profiel De opdracht vereist een ervaren privacyprofessional met aantoonbare specialistische expertise op het gebied van AVG-compliance, DPIA’s, privacyrisicoanalyses en gegevensverwerking binnen HR-processen. De professional: heeft ruime ervaring met het zelfstandig uitvoeren van DPIA’s, pre-DPIA’s en privacyrisicoanalyses; heeft ervaring met privacyvraagstukken binnen HR-processen, waaronder rechtmatigheid van verwerkingen, bewaartermijnen en autorisaties; heeft ervaring met het opstellen en actualiseren van privacydocumentatie en verwerkersovereenkomsten; is in staat privacyrisico’s te vertalen naar concrete en uitvoerbare beheersmaatregelen en verbetervoorstellen; beschikt over sterke advies- en communicatieve vaardigheden en kan verschillende stakeholders meenemen in privacyvraagstukken; kan zelfstandig opereren binnen een projectmatige omgeving en is in staat onderdelen van de opdracht zelfstandig te coördineren; heeft bij voorkeur ervaring met AFAS en/of vergelijkbare HR-systemen; heeft affiniteit met informatiebeveiligingsnormen en -maatregelen.