tactisch inkoopadviseurs Leveringen en Diensten

Team Inkoop De provincie Zuid-Holland kent velerlei activiteiten. Zowel binnen primaire processen, voor bijvoorbeeld de gebiedsontwikkeling en het onderhoud infrastructuur, alsook voor meer de ondersteunende processen. Veel van deze werkzaamheden worden aanbesteed. Het Team Inkoop geeft op een doel- en rechtmatige wijze uitvoering aan het aanbestedingsproces voor opdrachten voor werken, leveringen en diensten. De tactisch inkoopadviseurs van Team Inkoop zijn verantwoordelijk voor de het bepalen van de inkoopstrategie voor concrete aanbestedingen, advisering, het begeleiden en het uitvoeren van (Europese) aanbestedingsprocedures van alle hierboven staande disciplines. Binnen de inkoopstrategie en de aanbestedingen heeft Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap en Inkopen (MVOI) een belangrijke plaats. Gevraagde expertise tactisch inkoopadviseur Voor het versterken van Team Inkoop is PZH voornemens om via deze uitvraag maximaal twee (2) externe tactisch inkoopadviseurs te contracteren voor het invullen van de inkoopstrategie per concrete aanbesteding, het adviseren, begeleiden en uitvoeren van meervoudige onderhandse en Europese aanbestedingsprocedures voor leveringen en diensten. We zoeken:

2 tactisch inkoopadviseurs voor Leveringen & Diensten (LD)

De provincie beoordeelt de kandidaten afzonderlijk. Dit kan betekenen dat een aanbieder die meerdere kandidaten aanbiedt (max.2 totaal) voor slechts één (1) of twee (2) kandidaten de opdracht gegund krijgt. Er kunnen dus meerdere leveranciers een opdracht gegund krijgen op deze uitvraag. Omschrijving van de opdracht De hoofdtaken van de tactisch inkoopadviseur bestaan uit: het bepalen van de inkoopstrategie voor concrete aanbestedingen in samenwerking en overeenstemming met het projectteam van desbetreffende aanbesteding voor leveringen en diensten;

• bij het bepalen van de inkoopstrategie wordt aandacht besteed aan MVOI;
• adviseren over, begeleiden en uitvoeren van meervoudig onderhandse en (complexe) Europese aanbestedingen voor leveringen en diensten;
• uitvoeren van (Europese) aanbestedingsprocedure via het digitaal aanbestedingsplatform van Mercell Source-to-Contract;
• het regisseren van grote, soms langdurige aanbestedingstrajecten en het bewaken van de voortgang en kwaliteit van aanbestedingstrajecten;
• het schrijven of redigeren van aanbestedingsdocumenten waaronder offerteaanvragen, het voeren van overleg en het nemen van maatregelen bij knelpunten, problemen of geschillen;
• het inzichtelijk maken van de commerciële, juridische, administratieve en Arbo technische en duurzaamheidsaspecten van opdrachten, producten en marktpartijen, alsmede het toetsen hiervan aan het geldende inkoopbeleid van de provincie en/of de Aanbestedingswet 2012;
• het afstemmen van aanbestedingsstrategieën met gebruikers en projectleiders, waaronder timing van de aanbesteding, planning, contractvorm, aanbestedingsvorm, MVOI, selectie- en gunningscriteria;
• het uitvoeren van markt- en leveranciersonderzoeken en analyseren van de resultaten daarvan ten behoeve van de keuze van partners;
• het opstellen van aanbestedingsdocumenten zoals offerte uitvragen, het selecteren en beoordelen van marktpartijen aan de hand van geschiktheidseisen, de aanbestedingsdocumenten en het gunningsadvies;
• het zorgdragen voor de totstandkoming en het onderhandelingsresultaat van inkoopcontracten, rekening houdend met toepassing en naleving van wet- en regelgeving;
• het in een contract vastleggen van de afspraken over product, dienst, specificaties, prijzen en voorwaarden tussen de provincie en gecontracteerde partij(en);
• het binnen het Team inkoop fungeren als eerste aanspreekpunt voor de markt, strategisch inkoopadviseur en projectleider;
• het evalueren van Europese aanbestedingen met het inkoop/projectteam;
• het afstemmen met collega inkoopadviseurs van overige overheden bij het uitvoeren van gezamenlijke aanbestedingen;
• het deelnemen aan interne en externe (tactische) inkoop-overleggen;
• het analyseren van de afnemersbehoefte en het marktaanbod en het adviseren over de vertaling hiervan in transparante aanbestedingsdocumenten;
• het adviseren over de vraagstelling, MVOI, selectie- en gunningscriteria en (prestatie)formulering in aanbestedingsdocumenten;
• het analyseren van risico’s en adviseren over de mogelijkheden om deze risico’s te beperken;
• het gevraagd en ongevraagd adviseren van de strategisch inkoopadviseur en interne partners bij probleemanalyse, conceptualisering behoeften en oplossingsrichtingen inzake aanschaffingen en/of contracteringen; Terugkoppeling van (deel)resultaten / producten De kandidaat geeft terugkoppeling van (deel)resultaten aan de coördinator van Team Inkoop:
• de kandidaat houdt de status van zijn aanbestedingen bij en geeft de relevante informatie door aan de coördinator ten behoeve van het overzicht in de opdrachten portfolio van Team Inkoop;
• de kandidaat levert maandelijks de urenstaat ter ondertekening voor akkoord aan de coördinator Team Inkoop. De urenverantwoording moet compleet zijn per uur met de datums en aanbestedingen waaraan men werkt. ;
• over op te nemen vakantie en verlof wordt vooraf afgestemd. In de jaarlijkse kerstperiode en zomervakantie periode is de kans groot dat verlof maar beperkt mogelijk is.
• In de samenwerking kan de scheiding tussen inkoop en andere taken soms onbedoeld vervagen. Voorkomen moet worden dat de beschikbare uren worden gebruikt voor oneigenlijke werkzaamheden. Het is niet toegestaan om naast het adviseren op- en uitvoeren van de aanbestedingen die de inkoper zijn toebedeeld aanpalende werkzaamheden uit te voeren op verzoek van de medewerkers en/of interne opdrachtgevers, (zoals bijvoorbeeld contractmanagement), zonder dat de AOG of AON van team Inkoop daar toestemming toe geeft.
• De partij welke de kandidaat heeft aangeboden heeft 2 maandelijks contact met de coördinator van Team Inkoop betreffende de inzet.