Senior inkoopadviseur

Gewenst profiel Binnen ICTU vervult Team Inkoop, JZ en contractmanagement een centrale rol bij het realiseren van rechtmatige en doelmatige inkoop. Om deze rol goed te blijven vervullen, zoekt ICTU een senior inkoopadviseur die zich prettig voelt in een dynamische omgeving waar inhoudelijke zorgvuldigheid, samenwerking en continu verbeteren samenkomen. Je maakt deel uit van een team dat de organisatie adviseert en ondersteunt binnen een grotendeels decentraal inkoopproces, waarin projectsecretarissen de aanvragen voorbereiden en invoeren namens de opdrachtverantwoordelijken. Jij weet hoe belangrijk het is dat deze schakels elkaar goed begrijpen en dat iedereen werkt vanuit dezelfde uitgangspunten.

In deze rol komt het aan op aandacht voor detail, een goed ontwikkeld analytisch vermogen en het vermogen om complexe informatie begrijpelijk te maken voor anderen. Je hebt ervaring met MVO’s en Europese aanbestedingen, vooral binnen het ICT-domein, en kunt deze trajecten met rust en structuur begeleiden. Je bent zorgvuldig in de toepassing van wet- en regelgeving en weet wanneer een procedure vraagt om aanvullende toelichting of extra afstemming. Daarmee bied je collega’s houvast en zorg je voor een voorspelbaar en navolgbaar proces.

Je werkt graag samen en hebt een natuurlijke manier van communiceren: helder, ondersteunend en to the point. Je neemt de tijd om uit te leggen waarom een bepaalde stap nodig is en bent in staat om keuzes goed te onderbouwen. Je draagt bij aan een uniforme manier van werken, niet door deze op te leggen, maar door inzichtelijk te maken wat deze werkwijze oplevert. Je bent benaderbaar en toegankelijk, wat helpt om vroegtijdig mee te denken in trajecten en om collega’s te ondersteunen bij het toepassen van inkoopregels en het verbeteren van documentatie.

Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt afstemming wanneer dat nodig is. Je houdt overzicht, bewaakt de kwaliteit van documenten en processen en helpt ICTU verder te groeien in een gestructureerde, uniforme en toekomstbestendige werkwijze.

Werkzaamheden

• Adviseren van opdrachtverantwoordelijken en projectsecretarissen;
• Begeleiden van marktbenaderingen en aanbestedingsstrategieën;
• Zelfstandig begeleiden van MVO’s en Europese aanbestedingen, met specifieke aandacht voor ICT-gerelateerde trajecten;
• Toepassen en bewaken van wet- en regelgeving in alle fasen van het inkoopproces;
• Gebruikmaken van TenderNed voor MVO’s en Europese aanbestedingen en AFAS voor aanvraag-, beoordelings- en contractprocessen;
• Signaleren van verbetermogelijkheden en bijdragen aan proces- en workflow optimalisatie (AFAS);
• Ondersteunen en adviseren van collega’s en actief bijdragen aan kennisdeling binnen het team en de organisatie;
• Afstemmen met Juridische Zaken en Contractmanagement voor kwaliteitsborging;
• Bewaken van voortgang, doorlooptijden en prioritering binnen lopende trajecten;
• Ondersteunen in het uniformeren en professionaliseren van werkwijzen.

Competenties

• Omgevingsbewustzijn
• Samenwerken
• Resultaatgerichtheid
• Analytisch vermogen en het vermogen om complexe vraagstukken te structureren
• Initiatief nemen Eisen Eis 1: De kandidaat beschikt over een aantoonbaar WO werk en denkniveau. Dit moet blijken uit het CV. Eis 2: De kandidaat heeft NEVI 1 en NEVI 2 behaald, of een gelijkwaardig niveau aangetoond via bijvoorbeeld Conducto voor gevorderden, RIO voor gevorderden of de leergang Aanbestedingsrecht. Dit moet blijken uit het CV. Eis 3: De kandidaat heeft in de afgelopen drie jaar ten minste drie Europese aanbestedingen volledig zelfstandig begeleid, waarvan minimaal één binnen het ICT-domein. Dit moet blijken uit het CV en kan op Tenderned worden gecheckt. Eis 4: Minimaal 2 dagen per week op kantoor (in elk geval maandag en donderdag) Eis 5: Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wensen Wens 1: De kandidaat is een overtuigende gesprekspartner op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Dit blijkt in eerste instantie uit het CV. Als de kandidaat wordt uitgenodigd voor een gesprek, wordt hierop verdiepend doorgevraagd aan de hand van relevante praktijkvoorbeelden (casus) Wens 2: De kandidaat beschikt over aantoonbare inkoopervaring binnen een (semi)overheids- of projectorganisatie, waarbij effectief is samengewerkt met verschillende typen stakeholders. Dit moet blijken uit het CV. Indien van toepassing wordt deze ervaring verder verkend tijdens het selectiegesprek. Wens 3: De kandidaat heeft ervaring met digitale workflow- en inkoopsystemen zoals AFAS, SharePoint, TenderNed of vergelijkbare omgevingen. Dit moet blijken uit het CV. Bij een eventueel gesprek kan dieper worden ingegaan op de aard en toepassing van deze ervaring. Aanvullende informatie Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.