Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid

Over VNG Realisatie De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

1.2 Over Bestaanszekerheid

Binnen VNG Realisatie werkt het programma Bestaanszekerheid aan het versterken van de gemeentelijke uitvoering rond bestaanszekerheid. De opgave richt zich op samenhang tussen beleid, uitvoering, gegevensuitwisseling, dienstverlening en ketensamenwerking. Gemeenten worden ondersteund bij implementatie van wet- en regelgeving, doorontwikkeling van uitvoeringspraktijken, kennisdeling en landelijke afstemming met ketenpartners. Het programma werkt in een dynamische omgeving waarin bestuurlijke prioriteiten, landelijke wetgeving, uitvoeringsvraagstukken en ketenafspraken elkaar raken. Dat vraagt om een stevige, maar rolvaste ondersteuningsstructuur: planning, voortgang, acties, besluiten, inzet, overdraagbare dossiervorming en de aansluiting op communicatie- en eventprocessen moeten goed georganiseerd zijn, terwijl financiële beheersing en projectcontrol niet door deze rol worden overgenomen.

1.3 Omschrijving van de opdracht

Als Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid ben je de organisatorische en PMO-spil binnen het programma Bestaanszekerheid. Je ondersteunt de programmaregisseur bij de dagelijkse programmabeheersing, prioritering, voorbereiding van besluitvorming en het bewaken van samenhang tussen de verschillende projecten en actielijnen. Je zorgt vooral dat planning, afspraken, acties, besluiten, documentstromen en projectinterne inhuurprocessen goed georganiseerd en opvolgbaar zijn, en dat voortgangs- en capaciteitsinformatie wordt geanalyseerd en geduid ten behoeve van sturing en besluitvorming. De rol is nadrukkelijk zwaarder dan een generieke PMO-rol, maar neemt geen financiële projectcontrol en geen programmabrede communicatie-, marketing- of eventcoördinatie over. De zwaarte zit in het inrichten en bewaken van de PMO-werkwijze, het coördineren van het programmasecretariaat, het ondersteunen van projectleiders bij procesmatige projectbeheersing, het analyseren van voortgangs- en capaciteitsinformatie en het adviseren over prioritering en procesverbetering, het rolvast samenwerken met de facilitaire projectlijn, het coördineren van de projectgebonden communicatie en bijeenkomsten binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en het organiseren van projectinterne HR- en inhuurprocessen. Je valt rechtstreeks onder de programmaregisseur en fungeert als diens rechterhand: je houdt overzicht, brengt structuur aan, signaleert knelpunten, bereidt besluitvorming voor en zorgt dat afspraken, acties en besluiten opvolging krijgen. Voor de dagelijkse coördinerende afstemming op PMO en de aansluiting op communicatie, marketing en events werk je samen met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid, die deze samenhang organiseert. De opdrachtprioriteiten, escalaties en beoordeling van resultaten lopen rechtstreeks via de programmaregisseur. Specifiek voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB vervul je de PMO-rol binnen het project, in afstemming met de projectleider, de facilitair projectleider Bestaanszekerheid, projectcontrol en de programmaregisseur. Je ondersteunt de operationele projectbeheersing en bewaakt de overlegstructuur, planning, acties, besluiten, documentstromen, voortgangsafspraken, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten. Daarnaast vervul je binnen dit project een coördinerende rol in de projectgebonden communicatie en stakeholderbenadering: je organiseert en bereidt leveranciersbijeenkomsten, ketenoverleggen en personeelsbijeenkomsten voor, stelt met communicatieadviseurs een communicatie- en bijeenkomstenkalender op en schrijft mee aan nieuwsbrieven, webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen. Deze coördinatie is uitdrukkelijk projectgebonden: de programmabrede communicatie-, marketing- en eventcoördinatie binnen Bestaanszekerheid blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie, met wie je hierop nauw afstemt. Je coördineert het programmasecretariaat en zorgt voor een eenduidige werkwijze rond planning, voortgangsbewaking, capaciteits- en inzetoverzichten, actie- en besluitenlijsten, documentstructuur en procesmatige voorbereiding van stukken. Dit doe je in nauwe afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid voor de dagelijkse PMO-samenhang en met projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn. Daarnaast voer je projectinterne HR- en inhuurcoördinerende werkzaamheden uit. Daarbij gaat het onder meer om het voorbereiden en afstemmen van inhuurprofielen, het opvragen en beoordelen van offertes op volledigheid, afstemming met inkoop en het projectenbureau, het bewaken van contracttermijnen, onboarding en offboarding van tijdelijke krachten, en het bijhouden van het capaciteits- en bezettingsoverzicht binnen het programma. Formele HR-besluiten, werkgeversverantwoordelijkheden, personele beoordelingen en verzuimbegeleiding blijven belegd bij de daarvoor verantwoordelijke lijnorganisatie of werkgever. De rol van de Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid is projectintern, coördinerend, voorbereidend, analyserend, adviserend en signalerend. De opdracht vraagt om iemand die structuur kan brengen in een dynamische programmaomgeving, bestuurlijk en organisatorisch sensitief is, vertrouwelijk kan omgaan met personele, contractuele en programma-informatie en praktisch organiseert wat nodig is om het programma goed te laten functioneren. Kern van de rol Senior PMO- en programmasecretariaatsrol als rechterhand van de programmaregisseur, met focus op planning, voortgang, proceskwaliteit, bemensing, acties, besluiten, afhankelijkheden, analyse van voortgangsinformatie en overdraagbare dossiervorming. De rol valt rechtstreeks onder de programmaregisseur. Voor de dagelijkse PMO-samenhang en de aansluiting op communicatie, marketing en events werkt de rol in coördinerende afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid. Specifiek voor Keten Derdenbeslag / BBIB is de kandidaat PMO-aanspreekpunt voor planning, overlegstructuur, acties, besluiten, documentstromen, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten, en coördineert de kandidaat de projectgebonden communicatie en bijeenkomsten (leveranciers-, keten- en personeelsbijeenkomsten). Financiële control en begrotingsbewaking en de programmabrede communicatie-, marketing- en eventcoördinatie worden niet door deze rol overgenomen; financiële raakvlakken worden in samenspraak met projectcontrol opgepakt en de programmabrede communicatiesamenhang blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Opzetten, verbeteren en borgen van het programmasecretariaat binnen Bestaanszekerheid, rechtstreeks werkend onder de programmaregisseur.
• Inrichten, beheren en doorontwikkelen van de PMO-functie, zodat het programma beheersbaar is op planning, voortgang, proceskwaliteit, bemensing, acties, besluiten, risico’s, afhankelijkheden en overdraagbare dossiervorming, met financiële afstemming in samenspraak met projectcontrol.
• Werken binnen de coördinerende lijn van de facilitair projectleider Bestaanszekerheid voor de dagelijkse PMO-samenhang en de aansluiting op communicatie, marketing en events, terwijl opdrachtprioriteiten en escalaties rechtstreeks met de programmaregisseur worden afgestemd.
• Opstellen, implementeren en bewaken van een praktisch handboek PMO / programmasecretariaat, inclusief afspraken over planning, voortgangsbewaking, actie- en besluitenlijsten, rapportageproces, documentstructuur, communicatieafstemming en escalatie.
• Functioneel coördineren van de werkwijze van het programmasecretariaat en de projectondersteuning binnen Bestaanszekerheid, in rolvaste afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid.
• Fungeren als organisatorische rechterhand van de programmaregisseur: voorbereiden van overleggen, bewaken van prioriteiten, signaleren van knelpunten, voorbereiden van besluitvorming en bewaken van opvolging.
• Opzetten en onderhouden van integrale voortgangsoverzichten, inclusief planning, mijlpalen, acties, besluiten, risico’s, afhankelijkheden en capaciteit; financiële signalen worden in samenspraak met projectcontrol en programmaregisseur opgepakt en niet zelfstandig financieel beoordeeld.
• Verzamelen, toetsen, ordenen, analyseren en duiden van gegevens voor voortgangsoverzichten, beslisnotities en rapportageprocessen; bewaken van juistheid, volledigheid, consistentie en opvolgbaarheid, en vertalen van bevindingen naar concrete verbetervoorstellen. Financiële managementinformatie en sturingsinformatie vallen buiten deze rol en worden waar nodig in samenspraak met projectcontrol betrokken.
• Procesmatig voorbereiden en coördineren van MT-stukken, opdrachtgeverstukken, voortgangsnotities en interne beslisnotities, in nauwe afstemming met projectleiders, strategisch adviseurs en projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn.
• Voorbereiden en actualiseren van capaciteits-, contract- en inzetoverzichten voor het programma, in afstemming met programmaregisseur, projectleiders, HR, inkoop en projectenbureau; waar financiële of begrotingsinformatie raakt aan deze overzichten gebeurt dit in samenspraak met projectcontrol.
• Beheren van relevante administraties, databestanden, capaciteits- en contractoverzichten en zorgen dat deze actueel, toegankelijk en overdraagbaar zijn.
• Inrichten en beheren van een overzichtelijke document-, mappen- en besluitvormingsstructuur.
• Vastleggen, analyseren en verbeteren van processen rond voortgangsbewaking, rapportagevoorbereiding, besluitvorming, dossiervorming en overdraagbaarheid.
• Afstemmen met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid over raakvlakken tussen PMO en communicatie-, marketing- en eventactiviteiten; de inhoudelijke coördinatie van communicatie, marketing en events ligt bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie. PMO-rol Keten Derdenbeslag / BBIB
• Optreden als PMO-aanspreekpunt voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB: beheren van projectkalender, overlegstructuur, actie- en besluitenlijsten, documentstromen, voortgangsafspraken, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten.
• Ondersteunen van de projectleider Keten Derdenbeslag / BBIB bij de operationele projectbeheersing en afstemming met ketenpartners, IV/ICT, implementatie, projectcontrol, de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en de programmaregisseur, zonder inhoudelijke projectverantwoordelijkheid, programmabrede communicatiecoördinatie of financiële control over te nemen, echter wel ondersteunend hierop; de projectgebonden communicatie en bijeenkomsten binnen dit project coördineer je wél.
• Organiseren en inhoudelijk voorbereiden van projectgebonden leveranciersbijeenkomsten, ketenoverleggen, personeelsbijeenkomsten en projectleidersoverleggen binnen Keten Derdenbeslag / BBIB, inclusief agendaopbouw, stukkenvoorbereiding, verslaglegging en opvolging van acties en besluiten.
• Opstellen en bewaken van een projectgebonden communicatie- en bijeenkomstenkalender voor Keten Derdenbeslag / BBIB en meeschrijven aan of redigeren van nieuwsbrieven, webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen, in nauwe samenwerking met communicatieadviseurs en in afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid; de programmabrede communicatiecoördinatie blijft daar belegd.
• Analyseren van voortgangsrapportages, capaciteitsinformatie, knelpunten en afhankelijkheden binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en op basis daarvan adviseren over aanpak, prioritering en procesverbeteringen.
• Signaleren van knelpunten in planning, capaciteit, proceskwaliteit, besluitvorming of samenwerking en doen van verbetervoorstellen, inclusief onderzoek naar passende oplossingsrichtingen. Eventuele financiële signalen worden doorgeleid naar programmaregisseur en projectcontrol.
• Ondersteunen van projectinterne HR- en inhuurprocessen, waaronder capaciteitsplanning, onboarding en offboarding, contracttermijnen, offerte-uitvragen, afstemming met inkoop, HR en projectenbureau, en het opstellen of aanscherpen van inhuurprofielen.
• Bewaken dat inhuurprofielen en offerte-uitvragen inhoudelijk scherp, consistent en passend zijn bij de geldende inkoop- en DBA-kaders.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor de PMO-werkwijze richting projectleiders, projectondersteuners en ondersteunende diensten, in afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en zonder formele lijnverantwoordelijkheid over te nemen.
• Bijdragen aan een goede samenwerking met opdrachtgevers, interne stakeholders, projectleiders, strategisch adviseurs, ondersteunende diensten en externe partners.
• Bewaken dat werkprocessen uitvoerbaar, transparant en overdraagbaar zijn en aansluiten bij interne kaders, waaronder inkoop-, HR-, privacy-, informatiebeveiligings- en verantwoordingsprocessen.