Senior adviseur duurzame informatiehuishouding

Werken bij provincie Fryslân betekent werken bij een ambitieuze en maatschappelijk betrokken organisatie. Met ruim 1.000 collega’s bouwen we dagelijks aan een provincie die betrouwbaar, transparant en toekomstbestendig is. Goed informatiebeheer is belangrijk voor onze dienstverlening en verantwoording. De opdrachtnemer maakt deel uit van het team Strategie Informatievoorziening & Innovatie en werkt vanuit dit team organisatiebreed aan een betrouwbare, toegankelijke en toekomstbestendige informatiehuishouding. De context Provincie Fryslân staat voor een aantal samenhangende opgaven op het gebied van archivering en duurzame digitale informatiehuishouding. De nieuwe Archiefwet treedt op 1 januari 2027 in werking. Daarnaast zijn er achterstanden en lopen er verschillende archiefgerelateerde projecten. De samenhang, prioritering en structurele borging van taken en verantwoordelijkheden moeten verder worden versterkt. Daarom zoeken wij een ervaren senior adviseur duurzame informatiehuishouding die bestaande inzichten samenbrengt, de huidige en gewenste situatie in beeld brengt en deze vertaalt naar een samenhangende en uitvoerbare ontwikkelagenda. Voor het spoor archief en informatiebeheer werkt de adviseur daarnaast een concrete eerste fase uit en zet deze, waar nodig en haalbaar, in gang. 1. Aanleiding en doel van de opdracht Provincie Fryslân wil de duurzame informatiehuishouding de komende jaren verder professionaliseren en structureel borgen. Op onderdelen is al veel onderzocht en in beeld gebracht. De behoefte ligt daarom niet primair bij opnieuw onderzoeken, maar bij het samenbrengen van bestaande informatie, het bepalen van richting en het vertalen daarvan naar een realistische ontwikkelagenda. De provincie wil daarbij werken vanuit drie samenhangende stappen: Waar staan we nu? Waar willen en moeten we over circa drie jaar staan? Wat is nodig om van de huidige naar de gewenste situatie te komen? De opdracht heeft nadrukkelijk een strategisch karakter en richt zich in eerste instantie op analyse, koers en voorbereiding van de uitvoering. 2. Opdracht De opdrachtnemer ontwikkelt een samenhangend strategisch beeld van de duurzame informatiehuishouding van de provincie en vertaalt dit naar een meerjarige ontwikkelrichting. De opdracht bestaat uit vier onderdelen.

2.1 IST-situatie: waar staan we nu?

De opdrachtnemer: brengt bestaande analyses, memo’s, inventarisaties en beleidsdocumenten samen tot één integraal beeld; valideert dit beeld met betrokken medewerkers en verantwoordelijken; maakt zichtbaar waar de belangrijkste risico’s, kwetsbaarheden en ontwikkelopgaven liggen; onderscheidt wat reeds op orde is, wat versterking vraagt en waar structurele keuzes nodig zijn;

2.2 SOLL-situatie: waar moeten we over circa drie jaar staan?

De opdrachtnemer: formuleert een richtinggevend toekomstbeeld voor duurzame informatiehuishouding; beschrijft welke inrichting, verantwoordelijkheden, deskundigheid en capaciteit daarbij nodig zijn; betrekt relevante ontwikkelingen in wetgeving, digitalisering en informatiebeheer; maakt inzichtelijk welke randvoorwaarden nodig zijn om duurzaam toegankelijk, beheersbaar en aantoonbaar in control te zijn.

2.3 Van IST naar SOLL: ontwikkelagenda en roadmap

De opdrachtnemer: vertaalt het verschil tussen de huidige en gewenste situatie naar concrete ontwikkelopgaven; ordent deze opgaven in een beperkt aantal samenhangende sporen; maakt afhankelijkheden en prioriteiten zichtbaar; adviseert over fasering, volgorde en benodigde capaciteit; stelt een realistische meerjarige roadmap op; benoemt per spoor de belangrijkste resultaten, mijlpalen, eigenaarschap en beslismomenten; De roadmap vormt de basis voor verdere besluitvorming en uitvoering.

2.4 Verdieping spoor archief en informatiebeheer

Eén spoor wordt binnen de opdracht verder uitgewerkt: de bestaande archiefopgave. De opdrachtnemer: benut bestaande inventarisaties van papieren en digitale archiefachterstanden als uitgangspunt; brengt samen welke achterstanden en overige archiefvraagstukken nog om actie vragen; adviseert over prioritering op basis van risico, wettelijke verplichting en uitvoerbaarheid; analyseert oorzaken en structurele knelpunten die nieuwe achterstanden kunnen veroorzaken; werkt een risicogestuurde en gefaseerde aanpak uit; maakt inzichtelijk welke mensen, kennis, capaciteit en middelen nodig zijn; benoemt relevante afhankelijkheden met processen, systemen en andere IV-disciplines; vertaalt dit spoor naar een concreet uitvoeringsplan voor de eerste fase.