Senior programmasecretaris bestaanszekerheid

Als Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid ben je de organisatorische en PMO-spil binnen het programma Bestaanszekerheid. Je ondersteunt de programmaregisseur bij de dagelijkse programmabeheersing, prioritering, voorbereiding van besluitvorming en het bewaken van samenhang tussen de verschillende projecten en actielijnen. Je zorgt vooral dat planning, afspraken, acties, besluiten, documentstromen en projectinterne inhuurprocessen goed georganiseerd en opvolgbaar zijn, en dat voortgangs- en capaciteitsinformatie wordt geanalyseerd en geduid ten behoeve van sturing en besluitvorming. De rol is nadrukkelijk zwaarder dan een generieke PMO-rol, maar neemt geen financiële projectcontrol en geen programmabrede communicatie-, marketing- of eventcoördinatie over. De zwaarte zit in het inrichten en bewaken van de PMO-werkwijze, het coördineren van het programmasecretariaat, het ondersteunen van projectleiders bij procesmatige projectbeheersing, het analyseren van voortgangs- en capaciteitsinformatie en het adviseren over prioritering en procesverbetering, het rolvast samenwerken met de facilitaire projectlijn, het coördineren van de projectgebonden communicatie en bijeenkomsten binnen Keten Derdenbeslag / BBIB en het organiseren van projectinterne HR- en inhuurprocessen. Je valt rechtstreeks onder de programmaregisseur en fungeert als diens rechterhand: je houdt overzicht, brengt structuur aan, signaleert knelpunten, bereidt besluitvorming voor en zorgt dat afspraken, acties en besluiten opvolging krijgen. Voor de dagelijkse coördinerende afstemming op PMO en de aansluiting op communicatie, marketing en events werk je samen met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid, die deze samenhang organiseert. De opdrachtprioriteiten, escalaties en beoordeling van resultaten lopen rechtstreeks via de programmaregisseur. Specifiek voor het project Keten Derdenbeslag / BBIB vervul je de PMO-rol binnen het project, in afstemming met de projectleider, de facilitair projectleider Bestaanszekerheid, projectcontrol en de programmaregisseur. Je ondersteunt de operationele projectbeheersing en bewaakt de overlegstructuur, planning, acties, besluiten, documentstromen, voortgangsafspraken, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten. Daarnaast vervul je binnen dit project een coördinerende rol in de projectgebonden communicatie en stakeholderbenadering: je organiseert en bereidt leveranciersbijeenkomsten, ketenoverleggen en personeelsbijeenkomsten voor, stelt met communicatieadviseurs een communicatie- en bijeenkomstenkalender op en schrijft mee aan nieuwsbrieven, webteksten, uitnodigingen en terugkoppelingen. Deze coördinatie is uitdrukkelijk projectgebonden: de programmabrede communicatie-, marketing- en eventcoördinatie binnen

1

Bestaanszekerheid blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid en communicatie, met wie je hierop nauw afstemt. Je coördineert het programmasecretariaat en zorgt voor een eenduidige werkwijze rond planning, voortgangsbewaking, capaciteits- en inzetoverzichten, actie- en besluitenlijsten, documentstructuur en procesmatige voorbereiding van stukken. Dit doe je in nauwe afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid voor de dagelijkse PMO-samenhang en met projectcontrol waar financiële onderdelen aan de orde zijn. Daarnaast voer je projectinterne HR- en inhuurcoördinerende werkzaamheden uit. Daarbij gaat het onder meer om het voorbereiden en afstemmen van inhuurprofielen, het opvragen en beoordelen van offertes op volledigheid, afstemming met inkoop en het projectenbureau, het bewaken van contracttermijnen, onboarding en offboarding van tijdelijke krachten, en het bijhouden van het capaciteits- en bezettingsoverzicht binnen het programma. Formele HR-besluiten, werkgeversverantwoordelijkheden, personele beoordelingen en verzuimbegeleiding blijven belegd bij de daarvoor verantwoordelijke lijnorganisatie of werkgever. De rol van de Senior Programmasecretaris Bestaanszekerheid is projectintern, coördinerend, voorbereidend, analyserend, adviserend en signalerend. De opdracht vraagt om iemand die structuur kan brengen in een dynamische programmaomgeving, bestuurlijk en organisatorisch sensitief is, vertrouwelijk kan omgaan met personele, contractuele en programma-informatie en praktisch organiseert wat nodig is om het programma goed te laten functioneren.

Kern van de rol Senior PMO- en programmasecretariaatsrol als rechterhand van de programmaregisseur, met focus op planning, voortgang, proceskwaliteit, bemensing, acties, besluiten, afhankelijkheden, analyse van voortgangsinformatie en overdraagbare dossiervorming. De rol valt rechtstreeks onder de programmaregisseur. Voor de dagelijkse PMO-samenhang en de aansluiting op communicatie, marketing en events werkt de rol in coördinerende afstemming met de facilitair projectleider Bestaanszekerheid. Specifiek voor Keten Derdenbeslag / BBIB is de kandidaat PMO-aanspreekpunt voor planning, overlegstructuur, acties, besluiten, documentstromen, stakeholderbijeenkomsten en escalatiepunten, en coördineert de kandidaat de projectgebonden communicatie en bijeenkomsten (leveranciers-, keten- en personeelsbijeenkomsten). Financiële control en begrotingsbewaking en de programmabrede communicatie-, marketing- en eventcoördinatie worden niet door deze rol overgenomen; financiële raakvlakken worden in samenspraak met projectcontrol opgepakt en de programmabrede communicatiesamenhang blijft belegd bij de facilitair projectleider Bestaanszekerheid.