Bestuursondersteuner gemeentesecretaris & college B&W

Opdrachtomschrijving Ben jij een organisatietalent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? Krijg jij energie van een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Dan zoeken wij jou! Voor een tijdelijke functie van 36 uur per week zoeken wij een ervaren bestuursondersteuner voor de ondersteuning van de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders. Jouw werk lijkt op het leggen van een complexe planningspuzzel. Je vindt ruimte waar anderen die niet zien, houdt overzicht in een volle agenda en denkt altijd een stap vooruit. Dankzij jouw organisatietalent, bestuurlijke sensitiviteit en proactieve houding kunnen bestuurders en directie optimaal functioneren. Hier ga je werken Je komt terecht in het Bestuurs- en Directiesecretariaat, een team van acht ervaren collega's. Samen zorgen jullie voor een professionele en soepele ondersteuning van het college van B&W, de gemeentesecretaris en de directie. Samenwerken, kennis delen en elkaar versterken staan centraal. We zoeken een betrokken en loyale collega die graag de handen uit de mouwen steekt en samen met het team zorgt voor een uitstekende dienstverlening. Dit ga je doen Geen dag is hetzelfde. Je bent een belangrijke schakel tussen bestuur, directie en organisatie en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je houdt je onder andere bezig met: Complex agendabeheer Je beheert de agenda van de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders en zorgt ervoor dat afspraken efficiënt en in samenhang worden gepland. Ondersteuning van de directievergadering Je verzorgt de secretariële ondersteuning van de directievergadering, notuleert en bewaakt de voortgang van acties en afspraken. Werken met digitale systemen Je werkt met digitale systemen zoals het zaaksysteem, Microsoft Teams en iBabs. Ondersteuning en achtervang Je ondersteunt collega's binnen het Bestuurs- en Directiesecretariaat en draagt samen bij aan een optimale dienstverlening. Correspondentie Je behandelt inkomende en uitgaande correspondentie en beheert documenten en dossiers zorgvuldig en vertrouwelijk. Omdat jij en je collega's elkaar vervangen tijdens ziekte, verlof en vakanties, ben je breed inzetbaar. Jullie maken duidelijke afspraken, helpen elkaar waar nodig en zorgen samen voor continuïteit. Functie-eisen naar alle suppliers Jouw talenten Als bestuursondersteuner ben je een stevige professional die overzicht houdt, snel schakelt en zorgvuldig werkt.Daarnaast beschik je over de volgende kwaliteiten: Proactief en accuraat Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en zorgt dat zaken goed geregeld zijn. Communicatief sterk Je communiceert helder en tactvol en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Organisatietalent Je organiseert bijeenkomsten en overleggen tot in de puntjes en houdt daarbij oog voor detail. Politiek-bestuurlijk sensitief Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en beweegt je gemakkelijk binnen een gemeentelijke organisatie. Flexibel en verbindend Je springt bij waar nodig, werkt prettig samen en draagt bij aan een positieve teamsfeer. Kennis en ervaring Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding en minimaal drie jaar relevante werkervaring. Ervaring binnen een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving is een eis Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen snel eigen.