Projectondersteuner Archiefoverbrenging en Voorbereiding

Doel van de opdracht Het zelfstandig voorbereiden, structureren en opleveren van de projectresultaten die noodzakelijk zijn voor de overbrenging van het oud archief (met uitzondering van het bouwarchief) naar een archiefdienst, zodat de gemeente de vervolgfase van het project gecontroleerd kan uitvoeren en invulling geeft aan de eisen uit de (nieuwe) Archiefwet. Werkpakket 1

• Inventarisatie en projectvoorbereiding opgeleverde inventarisatie van de over te brengen archiefbestanden en de daarvoor benodigde voorbereidende werkzaamheden; opgeleverd overzicht van de projectfasering, prioritering en aandachtspunten voor de overbrenging; opgeleverde analyse van de uitgangssituatie en de randvoorwaarden voor de vervolgfase. Werkpakket 2
• Voorbereiding overbrenging opgeleverde procesbeschrijvingen en uitvoeringskaders ten behoeve van de voorbereiding van de overbrenging naar een archiefdienst; opgeleverd overzicht van kwaliteitscriteria en controlepunten voor de overdracht; vastgelegde afstemmingsresultaten met betrokken interne en externe partijen voor zover noodzakelijk voor de projectuitvoering. Werkpakket 3
• Projectdocumentatie opgeleverde projectdocumentatie ter ondersteuning van de besluitvorming en uitvoering van de overbrenging; opgeleverd overzicht van resterende werkzaamheden, afhankelijkheden en risico’s; opgestelde aanbevelingen voor de vervolgfase van het project. Werkpakket 4
• Borging en overdracht opgeleverd overdrachtsdossier met de uitgevoerde werkzaamheden, projectdocumentatie, openstaande actiepunten en aanbevelingen; opgeleverde eindrapportage waarin de resultaten van deze opdrachtfase zijn vastgelegd en aanbevelingen worden gedaan voor de verdere uitvoering van het project. Uitvoering en aansturing De ondernemer voert de opdracht zelfstandig en voor eigen rekening en risico uit en bepaalt zelf de werkwijze, planning en inrichting van de werkzaamheden binnen de overeengekomen opleverproducten. De opdrachtgever stuurt uitsluitend op de kwaliteit, volledigheid en tijdige oplevering van de overeengekomen resultaten. Afstemming vindt uitsluitend plaats op vooraf overeengekomen voortgangs-, besluit- en oplevermomenten en is niet gericht op hiërarchische aansturing of structurele inzet binnen de organisatie. Afbakening Binnen de opdracht Voorbereiden van de overbrenging van het oud archief naar een archiefdienst. Opstellen van projectdocumentatie, procesbeschrijvingen en analyses. Vastleggen van projectvoortgang, risico’s en aanbevelingen. Opleveren van een overdrachtsdossier ten behoeve van de vervolgfase.