Projectleider inrichting besluitvormingsondersteuning binnen RO

Omschrijving opdracht Projectleider inrichting besluitvormingsondersteuning binnen RO Takenpakket De ambtelijke organisatie van BUCH werkt voor vier gemeentebesturen en kent binnen het domein Ruimtelijke Ontwikkeling een omvangrijke en bestuurlijk gevoelige opgave. In de eerste fase is gewerkt aan het versterken van de ondersteuning van bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen. De vervolgfase vraagt om het verder uitbouwen van de staf, het volledig invullen van rollen en posities en het borgen van eenduidige werkwijzen voor voorbereiding, besluitvorming, vastlegging en opvolging. De projectleider geeft leiding aan de vervolgfase waarin de ondersteuningsstructuur voor de ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen RO wordt uitgebouwd en geborgd. De opdracht gaat verder dan analyse en ontwerp: de nadruk ligt op implementatie, inrichting van de staf, volledige rol- en taakverdeling, werkafspraken en overdraagbare werkwijzen. Specifieke werkzaamheden: 1. Uitbouw en inrichting van de staf

• Uitwerken en realiseren van de benodigde staf- en ondersteuningsfuncties voor het domein RO.
• Zorgen voor volledige invulling van rollen, posities, taken, verantwoordelijkheden en onderlinge samenwerkingsafspraken.
• Vertalen van de gekozen inrichting naar concrete functiebeschrijvingen, werkafspraken, overlegrollen en overdrachtsdocumentatie.
• Afstemmen met domeinmanagement, beleidsafdelingen, secretariële ondersteuning en andere betrokken onderdelen over taakafbakening en eigenaarschap.
• Begeleiden van de overgang van tijdelijke ondersteuning naar een structurele, herkenbare en werkbare staforganisatie.
• Signaleren waar aanvullende capaciteit, expertise of bestuurlijke afstemming nodig is om de inrichting volledig werkend te krijgen.
• Opleveren van een geborgde rol- en verantwoordelijkheidsverdeling inclusief escalatielijnen, mandaten en afspraken over continuïteit.

2 Implementatie van werkwijzen voor alle relevante overleg- en besluitvormingsprocessen

• Inrichten en implementeren van uniforme werkwijzen voor PHO’s, MTRO, project- en programma-overleggen en relevante interne afstemmingsoverleggen.
• Borgen wie welk overleg voorbereidt, faciliteert, vastlegt en opvolgt.
• Inrichten van duidelijke stukkenstromen, termijnagenda’s, besluitvormingskalenders en kwaliteitsmomenten.
• Ontwikkelen en invoeren van formats, checklists, procesbeschrijvingen en afspraken over informatiekwaliteit.
• Zorgen dat besluitvorming consequent wordt vastgelegd, bewaakt en teruggekoppeld aan de juiste betrokkenen.
• Zorgen voor overdraagbaarheid en borging, zodat de werkwijzen ook na afloop van de opdracht zelfstandig kunnen worden voortgezet.

3 Realisatie, begeleiding en borging in de praktijk

• Praktisch meewerken aan de ondersteuning van lopende portefeuillehoudersoverleggen en andere prioritaire overlegvormen, terwijl de structurele inrichting wordt afgerond.
• Begeleiden van medewerkers en betrokkenen bij het toepassen van de nieuwe rollen, posities en werkwijzen, inclusief overdracht, instructie en bijsturing waar nodig.
• Opleveren van een concreet implementatie- en borgingspakket met rolbeschrijvingen, procesafspraken, formats, planning en aandachtspunten voor verdere sturing.