Inhoudelijk adviseur/(deel)projectleider voor de sector msz

Context van het project/programma waarin de activiteiten plaatsvinden: De Nederlandse gezondheidszorg zet een belangrijke stap richting eenduidige digitale gegevensuitwisseling. Een essentieel onderdeel hiervan is het gebruik van SNOMED CT als internationale terminologiestandaard. Om informatie zowel binnen als tussen sectoren goed te kunnen uitwisselen, worden er referentiesets ontwikkeld: sectorbrede en waar mogelijk sectoroverstijgende selecties van SNOMED-termen. Daarom wordt gewerkt aan uniform gebruik hiervan in Nederland.

Omdat SNOMED circa 375.000 termen omvat, is een gerichte selectie noodzakelijk voor gegevensuitwisseling binnen en tussen sectoren. Nictiz heeft geadviseerd dat de sectoren zelf verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van de referentiesets die zij gaan gebruiken. Dit advies is door VWS overgenomen en daarom is aan zes sectoren (MSZ, HAZ, GGZ, JGZ, paramedie en VVT) gevraagd migratieplannen op te stellen. Hoewel de sectoren zelf verantwoordelijk zijn voor de totstandkoming van referentiesets, kan VWS de totstandkoming ondersteunen en is ICTU gevraagd deze ondersteuning te bieden door de uitvoering te faciliteren en te begeleiden en de afronding van de resultaten richting VWS te bewaken.

Voor de medisch-specialistische zorg (MSZ) zijn de Diagnosethesaurus (DT) en de Verrichtingenthesaurus (VT) het fundament onder deze beweging: beide zijn gemapt op SNOMED CT en breed in gebruik bij zorginstellingen in de MSZ. Tegelijkertijd is de doorontwikkeling van beide thesauri geen afgeronde zaak. Vanuit zorginstellingen, medisch specialisten, wetenschappelijke verenigingen en registratiehouders komen met regelmaat wensen en signalen binnen. Die signalen zijn waardevol, maar ook diffuus: soms is onduidelijk wat men precies bedoelt, soms kan een optimalisatie pas worden doorgevoerd na aanpassingen in het EPD en soms is een wens afhankelijk van derden (bijvoorbeeld het koppelen aan richtlijnen of kwaliteitsregistraties).

Er liggen inmiddels meerdere sporen op tafel. Deze staan deels op zichzelf en zijn deels aanvullend op elkaar. Het gaat onder andere om: het overzien en prioriteren van de nog benodigde optimalisaties aan DT en VT; het gezamenlijk vaststellen van een landelijke basisset VT; het koppelen van DT- en VT-termen aan kwaliteitsregistraties in het kader van verduurzaming; het onderling koppelen van DT- en VT-termen; een aantal kleinere wensen rondom de probleemlijst, zoals het voorzien van meer diagnosetermen van een overkoepelende parapluterm, het koppelen van verrichtingen aan paraplutermen en het toevoegen van lateraliteit en het kenmerk chronisch.

Er is bewust voor gekozen niet op voorhand voor één van deze sporen te kiezen, en evenmin op voorhand vast te leggen welke sporen elkaar uitsluiten en welke elkaar juist versterken. Zonder scherp beeld van de daadwerkelijke behoefte in het veld en van de onderlinge afhankelijkheden bestaat het risico dat er wordt geïnvesteerd in een oplossing die de praktijk niet verder helpt, of die pas kan landen als andere randvoorwaarden zijn ingevuld. Daarom wordt eerst een projectleider aangesteld die deze sporen verkent, de behoefte in het veld ophaalt en onderbouwd inzichtelijk maakt wat er nodig is, in welke volgorde en met welke partijen.

Omschrijving einde deelproject: Het project is afgerond als er een door de sector gevalideerde verkenning met onderbouwde prioritering (roadmap) ligt, aangevuld met een voorstel voor een structureel proces om nieuwe wensen en behoeften te blijven ontvangen en beoordelen, op basis waarvan besluitvorming over de vervolgstappen kan plaatsvinden, en de Opdrachtgever (ministerie van VWS) hiervoor decharge verleent.

Welke rol heeft de professional binnen het project/programma: De professional heeft de rol van (deel)projectleider voor de sector MSZ. In deze rol werkt de professional intensief samen met DHD als beheerder van de DT en VT, met de zorginstellingen, medisch specialisten, wetenschappelijke verenigingen, registratiehouders, Nictiz en het SSC-DG. De inhoudelijke koers en de daarbinnen te stellen prioriteiten worden in samenspraak met de sector bepaald.

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij? De opdracht is een verkenning met een duidelijke uitkomst: van een verzameling losse wensen en signalen naar een scherp, gedragen en geprioriteerd beeld van wat er de komende jaren nodig is aan doorontwikkeling van de DT en de VT. De projectleider kiest dus niet vooraf één spoor, maar organiseert het onderzoek dat die keuze mogelijk maakt en dat laat zien welke sporen naast elkaar kunnen lopen. Een wegingskader is er nog niet; het ontwikkelen daarvan is onderdeel van de opdracht, zodat de prioritering navolgbaar en herhaalbaar is.

Als projectleider doe je dit door:

• Het inventariseren en ordenen van alle openstaande wensen en signalen over de doorontwikkeling van DT en VT, en het verhelderen van wat er precies wordt bedoeld (van signaal naar scherpe vraag en concrete use case);
• Het ophalen van de daadwerkelijke behoefte in het veld, in beginsel via interviews met zorginstellingen (ziekenhuizen en klinieken), medisch specialisten, wetenschappelijke verenigingen, DHD, registratiehouders en EPD-leveranciers. Op basis van de opbrengst daarvan wordt in afstemming met de opdrachtgever bepaald of en voor welke onderwerpen aanvullende werksessies nodig zijn;
• Het uitwerken en toetsen van de sporen die in eerdere gesprekken al zijn geïdentificeerd. Deze sporen zijn clusters van samenhangende wensen en vormen het vertrekpunt van de verkenning; op basis van de inventarisatie kunnen sporen worden aangevuld, samengevoegd of anders ingedeeld. Per spoor wordt een use case uitgewerkt: welk probleem wordt opgelost, voor wie en wat is daarvoor nodig. Het gaat om:
• De nog benodigde optimalisaties aan DT en VT, inclusief het aanbrengen van samenhang en prioritering;
• Een landelijke basisset VT, voortbouwend op de analyses die DHD hiervoor al heeft uitgevoerd en in samenwerking met enkele wetenschappelijke verenigingen en zorginstellingen;
• Het koppelen van DT en VT aan kwaliteitsregistraties, inclusief een positiebepaling ten opzichte van het SSC-DG en de registratiehouders;
• Het onderling koppelen van DT- en VT-termen, waarbij de use case (zoals het eenvoudig orderen van verrichtingen op basis van een (werk)diagnose en het voorkomen van uitval binnen de grouper) eerst goed wordt uitgewerkt;
• De kleinere wensen rondom de probleemlijst en de standaard Bridge (paraplutermen, lateraliteit, kenmerk chronisch), en de vraag wat er nog nodig is om met Bridge aan de wensen ten aanzien van de probleemlijst te voldoen;
• Het in kaart brengen van afhankelijkheden en volgordelijkheid: wat kan pas na aanpassingen in het EPD, wat vraagt betrokkenheid van derden (richtlijnen, registratiehouders, leveranciers) en wat is een no-regret stap;
• Het opstellen van een wegingskader waarmee de wensen en sporen onderling vergelijkbaar worden gemaakt, bijvoorbeeld op impact voor de zorgpraktijk, registratielast, urgentie, haalbaarheid en afhankelijkheden. Dit kader wordt in samenspraak met de sector opgesteld en getoetst en vormt de onderbouwing onder de prioritering;
• Het toetsen van zowel de afzonderlijke wensen als de sporen als geheel op haalbaarheid, impact en draagvlak bij medisch specialisten en zorginstellingen, met oog voor de registratielast in de praktijk;
• Het opstellen van een onderbouwde prioritering en een gedragen advies, met per spoor de scope, de betrokken partijen, de impact, de doorlooptijd en de benodigde besluiten;
• Het uitwerken van een voorstel voor een structureel proces waarmee wensen, behoeften en signalen ten aanzien van DT en VT ook na deze verkenning kunnen worden ontvangen, beoordeeld en afgehandeld. De verkenning is daarmee geen eenmalige exercitie, maar levert ook de werkwijze op om nieuwe signalen gestructureerd op te pakken;
• Het documenteren en onderbouwen van de gemaakte keuzes en het afstemmen met de domeinoverstijgende lijn en de andere sectoren, zodat de MSZ eenduidig en goed voorbereid aansluit op de landelijke besluitvorming.

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht: Periodieke rapportages waaruit blijkt welke concrete acties zijn uitgevoerd, welke mijlpalen zijn behaald en welke activiteiten nog openstaan. Daarnaast:

• Een gevalideerd totaaloverzicht (longlist) van alle openstaande wensen en optimalisaties voor DT en VT, met een korte duiding van wat ermee wordt bedoeld;
• Verslagen van de interviews en van eventuele aanvullende werksessies met de betrokken stakeholders uit de sector;
• Per spoor een uitgewerkte use case: welk probleem wordt opgelost, voor wie, wat is daarvoor nodig en welke afhankelijkheden en randvoorwaarden gelden;
• Een met de sector afgestemd wegingskader op basis waarvan de prioritering wordt opgesteld;
• Een conceptprioritering die is getoetst bij de sector.

Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren: Een gedragen verkenningsrapport met daarin ten minste: (1) een compleet en geordend overzicht van de nog benodigde doorontwikkelingen van DT en VT, inclusief onderlinge samenhang en afhankelijkheden; (2) uitgewerkte use cases voor de belangrijkste sporen, waaronder de landelijke basisset VT, de koppeling met kwaliteitsregistraties en de koppeling tussen DT- en VT-termen; (3) een onderbouwde prioritering met een advies over de vervolgstappen, inclusief benodigde partijen, opdrachtgeverschap en governance; (4) een expliciete onderbouwing van wat het veld daadwerkelijk nodig heeft, herleidbaar naar de opgehaalde input; en (5) een voorstel voor een structureel proces waarmee wensen, behoeften en signalen ten aanzien van DT en VT ook na deze verkenning kunnen worden ontvangen, beoordeeld en afgehandeld, inclusief de rollen en het besluitvormingsritme die daarbij horen.

Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd: De opdracht is afgerond wanneer het verkenningsrapport met prioritering door de sector (DHD, zorginstellingen en wetenschappelijke verenigingen) is gevalideerd en door ICTU en de Opdrachtgever is vastgesteld, zodat een onderbouwd besluit over de vervolgfase genomen kan worden. Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld? Detailleer de criteria en momenten voor feedback en beoordeling. Voorbeeld: maandelijkse voortgangsrapporten en een eindbeoordeling bij projectafsluiting. De voortgang op de (deel)resultaten wordt periodiek afgestemd met de projectleider van ICTU. Bij afronding van de opdracht stelt ICTU in afstemming met DHD en de sector de eindresultaten vast.

Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur? De kans dat de verwachte duur van de opdracht wordt overschreden is gering. Wel kunnen externe factoren van invloed zijn, zoals de beperkte beschikbaarheid van medisch specialisten, zorginstellingen en wetenschappelijke verenigingen om aan de verkenning mee te werken, de beschikbaarheid van registratiehouders die op dit moment druk zijn met aanpassingen in het kader van nieuwe wetgeving, en de afstemming met het SSC-DG over de reikwijdte van het eerder overgedragen project rond de kwaliteitsregistraties.

Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken? Kennis en expertise op het gebied van de medisch-specialistische zorg en medische terminologie, waarde- en codestelsels (Diagnosethesaurus, Verrichtingenthesaurus, zorgactiviteitcodes) en SNOMED CT, en inzicht in de samenhang met EPD-inrichting, de grouper, richtlijnen en kwaliteitsregistraties.

Gewenste profiel Er wordt gezocht naar een projectleider die:

• Proactief is en zelfstandig uitvoering geeft aan de (deel)resultaten;
• Scherp kan doorvragen en in staat is om vage of impliciete wensen om te zetten in concrete, toetsbare use cases;
• Onafhankelijk kan opereren en adviseren, zonder voorkeur voor een bepaald spoor;
• Enthousiasmeert en de verbinding kan leggen tussen de inhoudelijke experts, de zorginstellingen, DHD, de wetenschappelijke verenigingen en de landelijke lijn.

Eisen 1. Minimaal HBO-WO werk- en denkniveau 2. Aantoonbare kennis van het werkveld van de medisch-specialistische zorg 3. Aantoonbare ervaring in een rol als (deel)projectleider of inhoudelijk coördinator binnen (complexe) zorg- of ICT-projecten. 4. Ervaring met stakeholdermanagement in een complex veld (zorginstellingen, wetenschappelijke verenigingen, koepels, leveranciers, overheid)

Aanvullende informatie Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.