Gemeente Utrecht
Geen max tarief
Utrecht
36 uur p/w
ICT Informatievoorziening
26ste juni, 2025
8ste juli, 2025
In het kort: Je gaat financiële processen identificeren, analyseren en verbeteren, waarbij je verbetermogelijkheden vastlegt en samen met collega's implementeert. Je fungeert als sparringpartner en begeleidt medewerkers in de veranderingen.
Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!
Het team Informatie- en Procesmanagement (IPM) van de ontwikkelorganisatie Ruimte zoekt een Senior Informatie- en Procesadviseur (IPA). Op deze diverse en uitdagende plek moet je zowel oog hebben voor de bestaande organisatie met al haar taken en verantwoordelijkheden, maar ook voor nieuwe ontwikkelingen die de medewerkers en hun werk naar een hoger plan kunnen brengen.
Je komt te werken in het Informatie- en procesmanagement team, bij Ruimte. Dit team telt ruim 35 medewerkers die gezamenlijk zorgen voor de integrale ondersteuning op het gebied van informatiebeheer, gegevensbescherming, digitaal werken, procesmanagement, datagedreven werken en innovatie. Bij Ruimte werken we met ruim 1000 collega's aan de toekomst van de stad en beantwoorden we de vragen van morgen. Dit brengt uitdagingen met zich mee, maar die gaan we samen aan. Samen met (keten)partners, inwoners en ondernemers bouwen we dagelijks aan een beter Utrecht: een stad die klaar is voor klimaatverandering, de energietransitie, passende huisvesting en groenere, gezondere wijken. Slimme, veilige oplossingen zijn essentieel, waarbij digitalisering en innovatie een sleutelrol spelen.
Opdrachtomschrijving:
Er is een mogelijkheid om deze opdracht uit te voeren als duo.
Als Informatie- en Procesadviseur (IPA) ga je aan de slag met het identificeren, analyseren, beschrijven en verbeteren van financiële processen. Ruim 20 processen dienen eerst geanalyseerd en beschreven te worden. Met een grondige procesanalyse identificeer je verbetermogelijkheden op het gebied van kwaliteit, doorlooptijd en kosten. Deze bevindingen vertaal je naar een gestructureerde verbeteraanpak die in samenwerking met medewerkers van de betrokken werkstromen wordt uitgevoerd en geborgd. Het vastleggen en conformeren van standaarden en het inrichten van procesrollen is hier onderdeel van. De mogelijkheid is er om deze opdracht als duo uit te voeren. Hierbij is de inschatting dat je 4 dagen per week van je tijd besteedt aan het identificeren, analyseren en beschrijven van de processen en dat 1 dag van week ingezet kan worden in het daadwerkelijk uitvoeren (begeleiden) van de verbeteraanpak, het verder ontwikkelen en inrichten van de procesrollen en rapporteren over de voortgang.
Dit betekent dat je:
- Processen identificeert en diepgaand analyseert op knelpunten en verbetermogelijkheden met betrekking tot kwaliteit, doorlooptijd en kosten
- Processen vastlegt in BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate en in onze tool Bizzdesign
- Je analyse van knelpunten en verbeterpunten vertaalt naar een gestructureerde verbeteraanpak
- In samenwerking met medewerkers van de werkstromen de verbeteringen implementeert, standaarden opstelt en wijzigingen borgt in de werkwijze en/of documentatie
- Bijdraagt aan de implementatie van de procesrollen (eigenaar, coördinator en expert) in de teams
- Medewerkers en leidinggevenden begeleidt gedurende de veranderingen
- Medewerkers en leidinggevenden traint en coacht op benodigde kennis en vaardigheden voortkomende uit de implementatie van de procesrollen
- Fungeert als klankbord en sparring partner voor de andere IPA collega’s voor de doorontwikkeling van de procesrollen
- Rapporteert over de voortgang en resultaten
Je werkt autonoom; waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden waarbij je rapporteert aan een stuurgroep.
Je/jullie herkennen je in het volgende:
Je bent een resultaatgerichte en pragmatisch ingestelde verbinder. Als ervaren programmamanager vorm je een brug tussen proces en mens en weet je collega’s samen te brengen, te enthousiasmeren en aan te zetten tot ander gedrag.
De ideale kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het diepgaand analyseren, vastleggen en verbeteren van bedrijfsprocessen bij voorkeur binnen domeinen als financiën en inkoop.
Dit in combinatie met jouw sterke communicatieve vaardigheden dragen bij aan het opstellen van heldere adviezen, het onderbouwen van standpunten en visievorming. Verder beschik je over:
- Minimaal 7 á 10 jaar ervaring met proces verbetertrajecten, bij voorkeur in hightech, politiek en bestuurlijke context of gereguleerde omgevingen in een organisatie van >1000 medewerkers
- Aantoonbare ervaring met Lean of andere methodieken voor procesoptimalisatie incl. praktijkervaring. Voor de senior collega geldt aanvullend praktijk gecertificeerd in procesoptimalisatie op universitair niveau
- Kennis van het vastleggen van processen in systemen als BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate in onze tool Bizzdesign
- Vaardig in het betrekken van medewerkers, het faciliteren van workshops en het creëren van draagvlak voor verandering
- Kennis van en ervaring met het optimaliseren van financiële processen is een pre
- Analytisch sterk en in staat om procesknelpunten te vertalen naar praktische, meetbare verbeteracties
- Aantoonbare ervaring met het coachen en trainen van medewerkers en leidinggevend kader
- Zelfstandig maar met een scherp gevoel voor afstemming en samenwerking in een bestuurlijke context
- Kennis van het concept ‘Werken onder architectuur’
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.
Goed om te weten:
Gesprekken vinden op 10, 15 of 17 juli plaats. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken zullen plaatsvinden op het Stadskantoor in Utrecht aan het Stadsplateau 1.
In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzp’ers niet toegestaan.
Er is een mogelijkheid om deze opdracht uit te voeren als duo.
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.
De Eisen
– Is de kandidaat een zzp’er en wordt deze rechtstreeks voorgesteld (zonder bemiddeling door een bureau)?
– Je hebt aantoonbare ervaring met Lean of andere methodieken voor procesoptimalisatie incl. praktijkervaring en praktijkcertificering op universitair niveau. Indien je in duo aanbiedt dekt ten minste 1 persoon het criterium “praktijkcertificering procesoptimalisatie op universitair niveau”.
– Je hebt minimaal 7 á 10 jaar ervaring met proces verbetertrajecten, bij voorkeur in hightech, politiek en bestuurlijke context of gereguleerde omgevingen in een organisatie van >1000 medewerkers. Indien je een duo aanbiedt, dekt de senior bovenstaande.
– Je hebt ervaring met procesknelpunten te vertalen naar praktische, meetbare verbeteracties.
De Wensen
– Je hebt kennis van en ervaring met het optimaliseren van financiële processen.
– Je hebt aantoonbare ervaring met het coachen en trainen van medewerkers en leidinggevend kader.
– Je hebt kennis van het concept ‘Werken onder architectuur’.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!