Administratief Medewerker Communicatie

Bij Albeda werken we elke dag aan de toekomst van jongeren in Rotterdam en omstreken. Team Voorlichting zorgt ervoor dat leerlingen uit het voortgezet onderwijs kennismaken met Albeda, het mbo en onze opleidingen. Dat doen we onder andere met voorlichting op middelbare scholen, beurzen en andere events. Team voorlichting van de afdeling Marketing & Communicatie is de schakel tussen middelbare scholen en onze voorlichters. We brengen de aanvragen om voorlichting te geven helder samen in een speciaal ontwikkelde website. Onze voorlichters weten hierdoor precies waar ze voor gevraagd worden. Om dit proces soepel te laten verlopen zoeken we een administratief medewerker Voorlichting die zorgt voor structuur, overzicht en goede communicatie met scholen en collega’s. Wij zien je! Als administratief medewerker ben jij een belangrijke schakel in de organisatie van onze voorlichtingsactiviteiten. Jij zorgt ervoor dat aanvragen van scholen goed worden verwerkt, dat de portal up-to-date blijft en dat scholen en collega’s snel geholpen worden met hun vragen. Je werkt nauw samen met de collega’s van Team voorlichting en van de verschillende colleges. Dankzij jouw overzicht en nauwkeurigheid lopen processen soepel en weten scholen en voorlichters precies waar ze aan toe zijn. Wij werken samen! In deze rol ondersteun je het team bij de dagelijkse organisatie van voorlichtingsactiviteiten en het beheer van de portal. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit: Het dagelijks controleren en verwerken van aanvragen in de portal voor voorlichtingsactiviteiten en scholenmarkten Het beheren van de mailbox en het in overleg afhandelen van vragen van scholen en collega’s Het controleren en aanvullen van gegevens van vo-scholen en voorlichters Het bijhouden van het overzicht van voorlichters en het verwerken van nieuwe accounts, mutaties en uitschrijvingen Het afstemmen met colleges en vo-scholen over inzet voorlichters en praktische zaken Het onderhouden van adresbestanden en het bewaken van de datakwaliteit in de portal Het opstellen van rapportages en overzichten van activiteiten en inzet Het coördineren van logistieke zaken zoals verzendlijsten en contact met de koerier Het ondersteunen bij vragen over het gebruik van de portal Je helpt bij het doorontwikkelen van de portal en ziet kansen voor nieuwe functionaliteiten die bijdragen aan de professionalisering van voorlichting. Daarnaast ondersteun je bij de organisatie van voorlichtingsevents. En natuurlijk ben je soms aanwezig bij een scholenmarkt of voorlichtingsactiviteit om feeling te houden met de praktijk. Wij doen wat werkt! Deze functie is afwisselend en verbindend. Je werkt met collega’s uit verschillende afdelingen en colleges en hebt regelmatig contact met scholen in de regio. Met jouw inzet zorg je ervoor dat voorlichtingsactiviteiten goed georganiseerd zijn en dat leerlingen en scholen een positieve ervaring hebben met Albeda.