Projectmedewerker NXT Moerdijk

Over NXT Moerdijk NXT Moerdijk is een regionaal programma waarin onderwijs, ondernemers en overheid samenwerken aan een sterke arbeidsmarkt in West-Brabant. Met concrete projecten, events en netwerkactiviteiten bouwen we aan duurzame verbindingen tussen partijen. Jouw rol Als projectmedewerker ben jij de drijvende kracht achter de dagelijkse ondersteuning van het NXT-programmateam (projectleider, programmamanager en communicatiemedewerker). In deze rol zorg je voor een soepele voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten en activiteiten. Je houdt overzicht, bewaakt de voortgang en zorgt dat informatie actueel en toegankelijk is. Deadlines worden dankzij jou gehaald en betrokkenen blijven aangehaakt en gemotiveerd. Als verbindende schakel breng je structuur en continuïteit in een dynamisch speelveld van interne en externe partners. Dankzij jouw inzet lopen projecten en events strak georganiseerd, zijn partners goed aangehaakt en kan het programmateam zich richten op inhoud en ontwikkeling. Jouw taken en verantwoordelijkheden In het kort zorg jij voor: Strakke organisatie van overleggen en events Goede voortgangsbewaking en actie-opvolging Partnercontact en relatiebeheer Praktische en administratieve projectondersteuning Basis communicatie en zichtbaarheid Jouw taken zien er als volgt uit: Vergaderingen & verslaglegging Plannen en coördineren van vergaderingen, projectgroep-overleggen en bijeenkomsten Notuleren van afspraken en besluiten Vastleggen en beheren van verslagen en documenten in Microsoft Teams Bewaken en opvolgen van actiepunten Organisatie van bijeenkomsten & events Organiseren van locaties en faciliteiten voor overleggen en events Opstellen en versturen van uitnodigingen en reminders Bijhouden van aanmeldingen en deelnemerslijsten Actief nabellen van genodigde partners en doelgroepen Regelen van praktische zaken zoals materialen en naamkaartjes Ontvangen en registreren van deelnemers tijdens bijeenkomsten Verzenden van follow-up mails na afloop (op basis van input van de projectleider) Verwerken en afhandelen van bijbehorende facturatie Relatiebeheer & aanmeldingen Beheren van aanmeldingen voor programma’s, activiteiten en projecten Bijhouden en actualiseren van partner- en contactlijsten Contact opnemen met nieuwe partners (telefonisch en per mail) Doorverwijzen en koppelen van partners aan de juiste contactpersoon binnen het programmateam Samenwerking & proactieve ondersteuning Deelnemen aan overleggen van het programmateam Signaleren van acties en werkzaamheden die daaruit voortkomen Proactief oppakken en ondersteunen van vervolgacties, zoals: Opstellen van actielijsten en planningen Voorbereiden van interne bijeenkomsten en tours Verwerken van input in presentaties en documenten Opstellen van eerste concepten voor mails en uitnodigingen Inplannen van tijdsblokken en reserveren van ruimtes Ondersteunen bij administratieve en financiële afhandeling Marketing & communicatie Maandelijks ophalen en verwerken van input van partners voor communicatie-uitingen Plaatsen en actualiseren van content op de website Signaleren van communicatiekansen via LinkedIn en partnernetwerken Ondersteunen bij communicatie rondom events Beheren en verrijken van contact- en bedrijvenlijsten Website-informatie actueel houden Wat breng je mee? Voor deze functie zoeken we een projectmedewerker die structuur brengt, overzicht houdt en graag samenwerkt in een dynamische omgeving. Jij combineert organisatietalent met sterke communicatieve vaardigheden en een proactieve werkhouding. Jij beschikt over de volgende competenties: Sterk organiserend vermogen: Je werkt planmatig, houdt overzicht en brengt structuur aan in werkzaamheden en processen Communicatieve vaardigheden: Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, en past je stijl aan je doelgroep aan Pro activiteit en initiatief: Je ziet wat nodig is en komt zelfstandig in actie Samenwerkingsgerichtheid: Je beweegt makkelijk tussen verschillende partijen en verbindt mensen op een prettige en constructieve manier Analytisch en nauwkeurig: Je ordent informatie, ziet verbanden en doet verbetervoorstellen Probleemoplossend vermogen: Je denkt in oplossingen en schakelt snel wanneer situaties veranderen Flexibiliteit en stressbestendigheid: Je blijft effectief werken bij wisselende prioriteiten en onverwachte ontwikkelingen Digitale vaardigheid: Je werkt vlot met Office 365 of vergelijkbare systemen; ervaring met project- of CRM-software is een pré