Marktverkenner Record management applicatie (RMA)

Opdrachtomschrijving: Scope van de werkzaamheden 1. Review en aanscherping van de uitgangspuntennotitie

• Beoordelen van de bestaande notitie op duidelijkheid, volledigheid en haalbaarheid
• Voorbereiden en organiseren van één werksessie met o.a. Archivaris, Architect en Informatiemanagement, dat als doel heeft inzicht in de huidige archiefwerkwijze en applicatielandschap voor archiveren te vergaren, om dit te kunnen toetsen met de uitgangspuntennotitie.
• Aanscherpen van de notitie op basis van een eigen analyse en de input uit de werksessie 2. Een beknopte marktverkenning Geef, aan de hand van de geactualiseerde uitgangspunten, inzicht in relevante typen oplossingen, zoals:
• RMA / recordmanagementoplossingen
• archiefplatformen / e-depot-achtige oplossingen
• maar indien van toepassing bijvoorbeeld ook DMS/ECM-oplossingen met archiveringsfunctionaliteit We verwachten hier geen een uitgebreide marktconsultatie, interviews met leveranciers of productvergelijkingen dat focust op een leveranciersselectie, maar aan een marktverkenning dat gericht is op de oplossingsrichting. De bestaande kennis en ervaring van de consultant en de geactualiseerde uitgangspunten liggen hierbij aan de basis. 3. Advies Adviseer over de rol en positionering van de RMA die geschikt zijn voor de werkwijze van de Raad van State. Beschrijf meerder varianten als dat van toepassing is. We verwachten hier een strategisch / richtinggevend advies. Dus niet dieper uitgewerkt met een technische uitwerking of een ontwerp. 4. Advies over aanpak ophalen eisen Adviseer in relatie tot het advies voor de RMA positionering, over een praktische en werkbare aanpak voor ons om per gebruikersgroep relevante eisen op te halen. Dit passen wij toe ten behoeve van het programma van eisen in het vervolgtraject. Op te leveren resultaten
• Een aangescherpte versie van de notitie ‘Uitgangspunten voor vervanging RMA’.
• Een beknopt overzicht van mogelijke oplossingsrichtingen met voor- en nadelen.
• Een kort en duidelijk advies over 1) de positionering van de RMA, en 2) een aanpak voor het ophalen van eisen en wensen De Raad van State heeft deze opdracht bewust compact gehouden en verwacht dat het uitgevoerd kan worden binnen circa 60–90 uur. We verwachten niet een uitgebreid onderzoeks- of adviestraject, maar een praktisch richtinggevend resultaat. Bij een offerte graag het volgende meesturen:
• de aanpak kort toelichten
• een ureninschatting geven per onderdeel
• eventuele afwijkingen op de ingeschatte 60-90 uur motiveren Achtergrond opdracht: De Raad van State gebruikt momenteel Corsa voor het registreren en beheren van archiefwaardige informatie. Omdat de huidige onpremise variant van Corsa wordt uitgefaseerd, starten wij een Europees aanbestedingstraject voor een vervangende oplossing. Er ligt een conceptnotitie met uitgangspunten voor de toekomstige inrichting van de RMA. Deze notitie vormt de basis voor het verdere traject (requirements en programma van eisen), maar moet eerst worden getoetst en aangescherpt. Wij zoeken een ervaren consultant die ons helpt om deze uitgangspunten te verbeteren en om richting te geven aan de keuzes die we moeten maken, zonder al in detail naar specifieke producten of oplossingen te gaan. Het doel van deze opdracht is om te komen tot een heldere en gedragen set uitgangspunten voor de vervanging van Corsa, inzicht in passende typen oplossingsrichtingen, en een duidelijke positionering van de RMA binnen de Raad van State. Deze opdracht is gericht op aanscherpen en richting geven, en niet op een uitgebreid onderzoekstraject. ORGANISATORISCHE CONTEXT EN CULTUUR De Raad van State heeft twee functies. Enerzijds is de Afdeling advisering van de Raad van State onafhankelijk adviseur van de regering en parlement over de wetgeving en bestuur en anderzijds is de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State de hoogste algemene bestuursrechter van het land. De Raad van State stelt zich ten doel om door advisering aan wetgever en bestuur en door bestuursrechtspraak bij te dragen aan behoud en versterking van de democratische rechtsstaat en bewaakt de eenheid, legitimiteit en kwaliteit van openbaar bestuur in brede zin. De Grondwet en de Wet op de Raad van State vormen het wettelijk kader, waarbinnen de Raad van State zijn taken verricht. Het Statuut voor het Koninkrijk der Nederlanden vormt de grondslag voor zijn werkzaamheden als Raad van State van het Koninkrijk.
• De Afdeling Advisering brengt zijn adviezen over wetsvoorstellen, algemene maatregelen van het bestuur en internationale verdragen uit aan de regering. Bij advisering let zij op onder meer de beleid analytische, de juridische en de wetstechnische kwaliteit van de adviesaanvragen. De Afdeling advisering is voor dit werk verdeeld in vier secties die elk de adviezen over de voorstellen van twee of drie ministeries voorbereiden.
• De Afdeling bestuursrechtspraak spreekt recht in hoogste instantie in geschillen tussen de burger en de overheid. Bekende voorbeelden zijn geschillen omtrent omgevingsvergunningen (bouw-, Kap-, milieu-, en monumentenvergunningen), handhavingsgeschillen, subsidies en beslissingen op basis van de Wet openbaarheid van bestuur. Daarnaast spreekt de Afdeling bestuursrechtspraak recht in geschillen op het gebied van de ruimtelijk ordening en de vreemdelingenwet. De Raad van State bestaat uit een vice-president en circa 70 leden, die staatsraden worden genoemd. De koning is voorzitter van de Raad van State, maar dat is een ceremoniële en symbolische functie. De ambtelijke organisatie van de raad van State bestaat uit ongeveer 650 medewerkers, van wie de helft jurist is. De secretaris heeft leiding over de ambtelijke organisatie die bestaat uit vier directies, te weten directie Advisering, directie Bestuursrechtspraak, directe Bestuursondersteuning en directie Bedrijfsondersteuning (incl. afdeling ICT).