Organisatie
Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.
Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.
Opdracht
De doelstelling van deze opdracht is het faciliteren van de transitie naar een continue verbeter-cyclus binnen de facilitaire processen. Dit impliceert het optimaliseren van bestaande werkzaamheden, procedures en rapportages, teneinde de efficiëntie en data-gedreven operatie van de afdeling te bevorderen.
De kandidaat heeft ervaring met het optimaliseren van dienstverleningsprocessen binnen een ondersteunende dienst, gecombineerd met een gevoel voor dynamiek binnen overheidsorganisaties. De vaardigheid om te schakelen tussen uitvoering, beleid en bestuurlijk niveau, is essentieel. De kandidaat beschikt over uitstekende sociale vaardigheden, werkt planmatig en is gewend om te opereren met uiteenlopende belangen.
De kandidaat begeleidt en coacht het team in hun professionele ontwikkeling. Bevordert eigenaarschap, samenwerking en resultaatgerichtheid. Creëert een veilige en productieve werkomgeving waarin ruimte is voor leren en continue verbetering. Ondersteunt het team bij het prioriteren van werkzaamheden en het behouden van focus.
Werkzaamheden:
Procesbegeleiding en Transitie:
Begeleiden van de implementatie van een continue verbeter-cyclus binnen de facilitaire processen.
Ondersteunen van teamleden bij het invullen van hun taken en verantwoordelijkheden binnen de leveringsprocessen.
Data en Rapportages:
Begeleiden van het proces om te zorgen voor de tijdige en correcte beschikbaarheid van data binnen diverse informatiesystemen voor stuur- en voortgangsrapportages. In nauwe samenwerking met stakeholders de informatiebehoefte analyseren en de optimale presentatievorm voor rapportages bepalen, zowel reactief als proactief.
Procesoptimalisatie:
Actualiseren en verbeteren van bestaande procesbeschrijvingen, procedures en werkinstructies.
Inrichten en optimaliseren van het continue verbeteringsproces binnen de afdeling.
Ontwikkeling en Begeleiding:
Collega’s begeleiden bij het opstellen van persoonlijke ontwikkelplannen, gericht op het ontwikkelen van competenties in dienstverlening en verbeterprocessen.
Actief bijdragen aan kennisdeling en teamontwikkeling.
Verwachte Resultaten:
Een duurzaam ingericht en effectief werkend continu verbeterproces.
Verbeterde datakwaliteit en rapportages die voldoen aan de behoeften van alle stakeholders.
Een verhoogde volwassenheid van de afdeling op het gebied van procesbeheer en continue verbetering
Competenties
Analytisch Denken:
Vermogen om complexe gegevens en processen te analyseren en verbeterpunten te identificeren.
Projectmanagement:
Ervaring met het plannen, uitvoeren en begeleiden van projecten, vooral met betrekking tot procesverbetering en transitie.
Communicatieve Vaardigheden:
Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden om effectief te communiceren met stakeholders en teamleden.
Coaching en Begeleiding:
Vermogen om collega's te begeleiden en te coachen in hun ontwikkeling en bij het implementeren van veranderingen.
Kennis van Procesoptimalisatie:
Ervaring met methoden, technieken voor procesverbetering en Black belt Lean gecertificeerd
Datagedreven Werken:
Vaardigheid in het werken met data en rapportages, inclusief het begrijpen van informatiebehoeften en het vertalen van gegevens naar bruikbare inzichten.
Stakeholdermanagement:
Vermogen om relaties op te bouwen en te onderhouden met verschillende stakeholders, en hun behoeften en verwachtingen te begrijpen.
Flexibiliteit en Aanpassingsvermogen:
In staat om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en prioriteiten binnen de organisatie.
Resultaatgerichtheid:
Sterke focus op het behalen van resultaten en het realiseren van verbeteringen in de processen en dienstverlening.
Teamspeler:
Vermogen om effectief samen te werken binnen een team en bij te dragen aan een positieve teamdynamiek.
Benodigd aantal professionals
1.
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: nader te bepalen
Standplaats: Zwolle