Projectleider optimalisatie HRS-Payroll – COA

Opdracht: Het op zelfstandige wijze samenbrengen van de HR en Payroll processen ten behoeve van een toekomstbestendige, efficiënte, meet- en bestuurbare dienstverlening aan COA-medewerkers en vrijwilligers. Context en Aanleiding: Met de invoering van AFAS als HR/Payroll-systeem in 2025 is de taakverdeling tussen HR Services (HRS) en Salarisadministratie (SA) fundamenteel veranderd. Waar SA voorheen invoer van HRS controleerde, richt SA zich nu op de consistentie en fiscale juistheid van salarisverwerking en grootboekverwerking. De AFAS-inrichting met workflows en afgedwongen controles creëert een doorgaande processtroom van begin (HR) tot einde (Payroll). Huidige stuurinformatie is niet of versnipperd beschikbaar, het resultaatgebied is onvoldoende (concreet) opgesteld en beschreven, de rollen zijn niet volledig duidelijk en samenwerking is nog niet structureel georganiseerd. Doel: Het zelfstandig inrichten van een toekomstbestendige en gezamenlijke werkwijze voor HRS en SA op basis van een meetbaar resultaat, eenduidig ingerichte processen, taken, bevoegdheden, rollen, verantwoordelijkheden, monitoring en kwaliteitsborging. Tevens wordt een beargumenteerd advies opgesteld voor ten behoeve van de gewenste positionering van SA. Activiteiten: Analyse van de uitgangssituatie (IST) opstellen: een overzicht van bestaande taken, processen, werkzaamheden en de aanwezige kennis, kunde en competenties binnen HRS en SA, als basis voor verdere stappen. In geval van herpositionering SA overdrachtsmomenten voor HRS en SA inzichtelijk maken en procesdocumentatie opstellen op basis van bovenstaande analyse. Autorisatiestructuur in AFAS verder inrichten en beschrijven met concrete scheiding van uitvoerende en controlerende rollen. Controleraamwerk HR/Payroll ontwikkelen gericht op strategische, tactische en operationele risico’s binnen de HR/Payroll-keten, met bijbehorende KPI’s en operationele stuurinformatie. Financiële, rechtmatigheids- en fiscale rollen en risico’s (WKR, pensioen, Belastingdienst, accountant, jaarrekening) dienen in afstemming met parallelle trajecten, die gelijktijdig lopen, vastgesteld te worden en opgenomen in het totale raamwerk. Voorstel gewenste taakverdeling Functioneel Beheer

• SA opstellen, inclusief expliciete afbakening van de functioneel beheer taken ten aanzien van payrolling, en overlegstructuren inrichten voor continue verbetering. Controleraamwerk HR/Payroll ontwikkelen met KPI’s en dashboards (incl. operationele stuurinformatie). Advies opstellen over gewenste organisatorische ophanging van SA, inclusief een tweede fase gericht op een hedendaags en toekomstbestendig SA-team: samenstelling, functies, benodigde kennis en vaardigheden in RACI-tabel, zodat de ontwikkellijn (IST
• SOLL) helder wordt. Dit advies vormt tevens de basis voor een besluitvormingsdocument voor de formele besluitvorming voor DT als voor de OR. In geval van herpositionering SA: plan van aanpak opstellen voor de implementatie inclusief overlegstructuren, oplevermomenten, risicoanalyse en mogelijke vervolgstappen. Resultaten: IST-analyse: overzicht van taken, processen, werkzaamheden en kennis/kunde/competenties binnen HRS en SA Adviesrapport gewenste inrichting en positionering SA (SOLL) die voldoet aan toekomstbestendige, efficiënte en meet- en bestuurbare dienstverlening passend binnen de organisatie Besluitvormingsdocument en OR-stukken positionering SA Plan van aanpak en milestone-planning ten behoeve van doorontwikkeling SA ( IST
• SOLL ontwikkellijn) op basis van GAP-analyse of vergelijkbaar Procesbeschrijvingen passend bij SOLL Autorisatiematrix AFAS passend bij SOLL Controleraamwerk HR/Payroll met KPI’s en dashboard Implementatieplan en milestone-planning tbv inrichting en eventuele nieuwe organisatorische ophanging van SA, inclusief borging nieuwe overlegstructuren en oplevermomenten Randvoorwaarden: Toegang tot relevante systemen en documentatie wordt geregeld door opdrachtgever. Besluitvorming over positionering SA ligt bij opdrachtgever; opdrachtnemer levert zelfstandig advies. Opdrachtnemer stemt de raakvlakken met parallelle trajecten af en zorgt voor aansluiting in de procesbeschrijvingen en het controleraamwerk. Voortgang periodiek afgestemd met opdrachtgever ter verificatie van resultaten. Competenties opdrachtnemer:( eisen) Kennis van /ervaring met politiek bestuurlijke organisaties Aantoonbare ervaring met HR/Payroll-processen en AFAS Kennis fiscale aspecten (loonheffing, WKR, pensioen)is een pré Aantoonbare ervaring met procesoptimalisatie Ervaring met verandermanagement en inrichtingsvraagstukken Vaardig in stakeholdermanagement en coördinatie Ervaring met opstellen van besluitvormingsdocumenten