Projectsecretaris

Opdrachtomschrijving Het CIBG voert complexe projecten en programma’s uit in opdracht van verschillende beleidsdirecties binnen VWS. Ter ondersteuning van twee ICT-projecten zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris met ervaring met ICT-projecten en/of programma’s. Als projectsecretaris ben je een echte spin in het web. Je ondersteunt, adviseert en bent de rechterhand en sparringpartner voor de projectmanager. Je organiseert de projectdocumentatie, bewaakt de projectplanning en signaleert (mogelijke) afwijkingen en risico’s. Daarnaast organiseer je de overleggen, stel je de agenda op, bewaak je de besluitvorming en zorgt voor verslaglegging. Ook zorg je voor het informeren van alle relevante partijen en bewaakt nakoming en borging van acties. Jouw takenpakket bestaat uit de volgende werkzaamheden:

• het fungeren als sparring partner en rechterhand van de projectmanager en het in relatie hiermee proactief oppakken van zaken die op het pad van het project komen;
• het actueel houden van de planning, proactief bewaken van de voortgang en signaleren van afwijkingen in de planning en doen van voorstellen voor beheersmaatregelen;
• het zorgdragen voor het tot stand komen van de projectdocumentatie, het leveren van een inhoudelijke bijdrage aan stukken ten behoeve van projecten;
• het coördineren van het Risicoregister en bijhouden van het issuelog; het signaleren van risico’s en issues;
• het verzorgen van de communicatie rond het project, zowel in- als extern;
• het ondersteunen van het inkoopproces;
• het beheren van het projectarchief;
• het financiële overzicht bijhouden, zoals geboekte uren controleren en verplichtingen registreren;
• het opstellen van voortgangsrapportages;
• het organiseren van de verschillende overleggen, inclusief het regelen van de faciliteiten of voorzieningen die daarbij nodig zijn;
• het bewaken van het proces. Competenties:
• Je bent stressbestendig;
• Je kunt je goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je denkt creatief, bent enthousiast en kunt anderen motiveren;
• Je bent omgevingssensitief, spin in het web en een bindende factor in het project.