Projectleider E-HRM (Youforce)

Opdracht Onze organisatie is op zoek naar een daadkrachtige projectleider met een sterk analytisch vermogen voor de doorontwikkeling en vernieuwing van onze HR-processen. Wij hebben onlangs de aanbesteding voor HR- en salarissoftware succesvol afgerond. Resultaat hiervan is dat wij Youforce blijven gebruiken als ons centrale platform. Onze organisatie heeft de afgelopen periode niet stilgestaan op met de doorontwikkeling van onze HR-processen. Maar hoewel we technisch “up-tot-date” zijn, benutten we de mogelijkheden van Youforce momenteel onvoldoende. We merken dat we in de dagelijkse praktijk nog veel terugvallen op maatwerk en arbeidsintensieve papieren- of e-mailprocessen. Mede daarom kiezen we bewust voor een doorontwikkeling naar Youforce 2.0, waarbij het vereenvoudigen van onze processen en het gebruik maken van de ‘best practices’ de uitgangspunten zijn. Het moet en kan dus slimmer en efficiënter. Het doel is een efficiënte HR-dienstverlening, waarbij medewerkers en leidinggevenden HR-taken (zoals verlof, declaraties, ziekmeldingen) digitaal via de Youforce App of Self Service applicatie kunnen afhandelen. Als projectleider E-HRM ben jij verantwoordelijk voor het vertalen van onze ambitie naar een concreet projectplan, en de uitvoering ervan, om te komen tot een verbeterde inrichting van onze HR-processen en Youforce. Jouw belangrijkste taak: Projectmanagement: Zorgdragen voor het realiseren van het project Youforce 2.0 door opstellen én actief leiden van een realistisch project, met oa. planning, risicomanagement, communicatie en rapportage over de voortgang. De opdracht voor doorontwikkeling van de HR-processen moet ten minste onderstaande eindproducten opleveren

• Een volledig en integraal projectplan waar zowel de Regio als de leverancier gebruik van kunnen maken
• Het opzetten en aansturen van een interne projectorganisatie
• Het opleveren van periodieke voortgangs-, en budgetrapportages Resultaat: De Regio wenst met de uitvoering van dit project in 2027 de HR-processen verregaand gedigitaliseerd en gestandaardiseerd op de systeem-standaarden te hebben Mensen, processen, techniek en dataontsluiting zijn ingericht, geschoold en gebruiksklaar zijn Oude processen en werkwijzen zijn uitgefaseerd.

Randvoorwaarden: De projectleider beweegt zich, met het vastgestelde projectplan als uitgangspunt, zelfstandig door de organisatie en heeft periodieke afstemming met de stuurgroep op inhoud en voortgang. De projectleider is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst. Competenties

• Organisatiesensitiviteit: het vermogen om te begrijpen hoe de hazen lopen binnen een overheidsinstelling of gemeente. Toelichting: De projectleider moet aanvoelen wanneer een proceswijziging politiek of bestuurlijk gevoelig ligt, hoe de OR betrokken moet worden en welke impact veranderingen hebben op de verschillende lagen in de organisatie.
• Overtuigingskracht en beïnvloedingsvaardigheid: Het vermogen om anderen te winnen voor een bepaald standpunt of een nieuwe werkwijze, juist wanneer er sprake is van ingesleten gewoontes (“we deden het altijd zo”). Toelichting Omdat Youforce momenteel onvoldoende wordt benut, moet deze professional het management en de medewerkers écht overtuigen van de voordelen van digitale Self Service en de Youforce App.
• Communicatieve Vaardigheid: Schakelen in taal en stijl: van strategisch niveau (presenteren aan directie/bestuurders) tot tactisch niveau (afstemmen met HR-adviseurs) en operationeel niveau (uitleg geven aan functioneel beheer en de werkvloer). En natuurlijk schakelen met de leverancier Youforce. Toelichting Dit sluit direct aan op de criterium rondom het betrekken van stakeholders. De projectleider moet complexe software-inrichting kunnen vertalen naar begrijpelijke, logische processtappen voor niet-IT’ers.
• Analytisch Vermogen & Procesdenken: Het snel kunnen doorgronden van de huidige (suboptimale) HR-processen, het scheiden van hoofd- en bijzaken, en het herkennen van de exacte knelpunten in de huidige Youforce-inrichting. Toelichting: De professional moet het huidige ‘maatwerk’ durven afbreken en kunnen vertalen naar de efficiënte best practice standaarden van Youforce.
• Resultaatgerichtheid & Daadkracht: Actief sturen op het behalen van de projectdoelstellingen en deadlines, en het durven nemen van beslissingen als het proces stagneert. Toelichting: Een optimalisatietraject kan verzanden in eindeloze discussies over uitzonderingsposities binnen de CAO. Er is iemand nodig die de vaart erin houdt en zorgt dat de nieuwe inrichting daadwerkelijk live gaat.