Bestuurssecretaresse / Management Assistent

Dit is de gemeente Wijk bij Duurstede: Groot genoeg om klein te blijven. Samen met Cothen en Langbroek vormt Wijk bij Duurstede met ongeveer 24.000 inwoners en 150 medewerkers een relatief kleine gemeente, waar het fijn is om te wonen en te werken. We zijn klein en dat zien we als voordeel. Want werken voor onze gemeente wil zeggen dat je niet alleen je hoofd gebruikt, maar ook je handen uit de mouwen steekt en met je voeten in de klei staat. Je weet mét en voor wie je werkt en je ziet het resultaat van je werk in de praktijk tot stand komen. Korte lijnen met inwoners, ondernemers en het bestuur maken je werk interessant. Daarbij zetten we een gezonde dosis pragmatiek in. Naast je vakkennis is er volop ruimte om je talenten in te zetten. Het is denken én doen geblazen hier in Wijk. Daarbij vinden we het belangrijk dat we elkaar goed kennen en het leuk hebben met elkaar.\n\nBij de gemeente Wijk bij Duurstede verwelkomen wij graag mensen met verschillende leeftijden, achtergronden, overtuigingen en voorkeuren. We vinden het belangrijk dat jouw talenten en kwaliteiten worden benut en dat je met vertrouwen en plezier je werk kan doen. Verhalen van collega’s over hoe het is om bij ons te werken vind je op www.werkenbijgemeentewijkbijduurstede.nl.\n\nAls Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en proactiviteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.\n\nGeen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of MT-leden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken.\n\nEen greep uit jouw takenpakket:\nProactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de domeinmanagers;\nPrioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;\nMeekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;\nVoorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;\nBeheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.\n\nCompetenties:\nje bent een prettige gesprekspartner;\nje bent communicatief vaardig in geschrift en taal;\nje bent accuraat, integer en stressbestendig;\nje beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen;\nje kunt goed organiseren, analyseren en verbinden;\nje hebt een flexibele werkinstelling.\n\nWerkdagen: Ma, Di, Wo, Do, Vr\nIs hybride werken mogelijk: nee, maandag, dinsdag en donderdag wordt fysieke aanwezigheid verwacht.\nPlanning: De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland als volgt: Sollicitatiegesprekken: woensdag 22 april 13:00-15:30 uur. Klikgesprek bestuurder: donderdag 23 april 09:30-10:00 uur.