Ministerie van Defensie
Geen max uurtarief
Utrecht
40 uur p/w
ICT Informatievoorziening
7de november, 2025
10de november, 2025
Vacature: Afdelingssecretaris
Als afdelingssecretaris speel je een cruciale rol in de coördinatie en bewaking van diverse vraagstukken en acties binnen onze afdeling. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en bewerken van documenten zoals memo’s, nota’s en besluiten. Je organiseert en bereidt inhoudelijk reviews voor en ondersteunt bij de voorbereiding van heidagen, afdelingsbijeenkomsten en brainstormsessies.
Daarnaast verzorg je rapportages en bewaak je het afdelingsmanagement systeem en de jaarplanningcyclus. Je treedt op als aanspreekpunt bij projecten, coördineert uitvragen en fungeert als aanspreekpunt voor tactische en strategische vraagstukken binnen de eigen afdeling en voor andere afdelingen binnen IT-Infra.
Je bent het primaire contactpunt (product owner) namens de afdeling naar het Bedrijfsbureau voor zowel advies- als operationele PIOFACH vraagstukken. Samen met de managementondersteuner en afdelingsadviseur vorm je de ondersteuning van het afdelingshoofd, door bij te dragen aan de dagelijkse besturing van de afdeling.
Achtergrond
Deze functie is ondergebracht bij de afdeling Infrastructuur Centrale Services van IT infra. Het Bedrijfsbureau levert ondersteuning op het gebied van bedrijfsvoeringszaken (SCOPAFIJTH) aan de vijf afdelingen van IT Infra. Daarnaast biedt het Bedrijfsbureau bestuurlijke ondersteuning, door middel van afdelingssecretarissen. Elke afdeling heeft een eigen secretaris die functioneel wordt aangestuurd door het afdelingshoofd, terwijl de formatieplaats onder de teammanager, Data, Ondersteuning, Transformatie en Advies hangt.
De Eisen
Kandidaat beschikt over een HBO diploma of over aantoonbaar HBO werk en denkniveau
kandidaat beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands)
Kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring als afdelingssecretaris of soortgelijke functie (1 jaar)Kandidaat beschikt over minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen in een complexe IT-organisatieKandidaat beschikt over een HBO diploma of over aantoonbaar HBO werk en denkniveaukandidaat beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlands)Kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring als afdelingssecretaris of soortgelijke functie (1 jaar)
De Wensen
Kandidaat is bij voorkeur in staat draagvlak te creeren voor zijn of haar ideeen.
Kandidaat beschikt bij voorkeur over een HBO diploma in de richting van Bestuurskunde/BedrijfskundeKandidaat heeft bij voorkeur minimaal 1-2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie of het IT werkveld.Kandidaat is bij voorkeur in staat draagvlak te creeren voor zijn of haar ideeen.Kandidaat beschikt bij voorkeur over een HBO diploma in de richting van Bestuurskunde/Bedrijfskunde
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- Altijd snel je geld: Zodra de opdrachtgever betaalt, staat het bedrag binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Zodra de opdrachtgever betaalt, staat jouw netto betaling binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 3 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.