Informatieadviseur Microsoft 365

Aanleiding project Binnen de gemeente Stichtse Vecht wordt nog in belangrijke mate gebruikgemaakt van netwerkschijven voor de opslag en het delen van informatie. Deze manier van werken voldoet niet aan de eisen die worden gesteld aan moderne, betrouwbare en veilige informatievoorziening. Netwerkschijven bieden onvoldoende ondersteuning voor eigenaarschap, versiebeheer, toegangsbeheer, archivering en vindbaarheid van informatie. Daarom is besloten tot uitfasering van deze netwerkschijven Tegelijkertijd werkt de organisatie steeds meer samen in Microsoft Teams en staat dit jaar ook de overgang gepland naar de “nieuwe werkplek”. Belangrijke randvoorwaarde hierbij is dat er een goed beheerde samenwerkingsomgeving binnen MS365 beschikbaar is voor medewerkers. Doel is dat beide eind 2026 opgeleverd worden Intern is er een projectleider benoemd en een projectgroep geformeerd. Ter versterking van het projectteam zijn we nu op zoek naar een ervaren informatieadviseur/recordmanager om het (informatie)beheer van de samenwerkingsomgeving binnen MS365 te realiseren en de uitfasering van netwerkschijven binnen onze organisatie voor te bereiden. De gevraagde specifieke kennis is niet aanwezig binnen de organisatie. Het project Het betreft een meerjarig project, waarbij gefaseerd de volgende resultaten worden verwacht: Fase 0

• inrichting project 04-26 t/m 06-26 O.a. Opstellen PvA, inrichten projectorganisatie, voorbereiding opstarten, lopende initiatieven plek geven in project Fase 1
• Beheer MS365 07-26 t/m 12-26 O.a. bepalen retentiebeleid, aanbesteden en inrichten beheerfunctionaliteit en processen, begeleiden implementatie nieuwe beheerde omgeving in organisatie en overgang naar beheer organiseren Fase 2
• Analyse en planvorming uitfasering 10-26 t/m 04-27 O.a. Inventarisatie datanetwerkschijven, bepaling migratiestrategie en aanpak, uitvoeren pilots om strategie te bepalen, bepaling adoptiestrategie Fase 3
• Uitfasering netwerkschijven/migratie 05-27 t/m 12-28 O.a. Gefaseerd conform migratie- en adoptiestrategie de uitfasering/migratie uitvoeren. Jouw rol Als informatieadviseur/recordmanager ben je o.a. verantwoordelijk voor: Retentiebeleid MS365 opstellen en laten vaststellen door directie. Dit betreft uitwerking van de beheerregimes binnen Teams/SharePoint en afhankelijk van scopebepaling beheerregimes email en chat op basis van ons kaderdocument Bewaarstrategie Stichtse Vecht 2024-2026. Samen met functioneel beheerders MS365 herijken huidige beleidsuitgangspunten MS365 en laten vaststellen door directie. Vanuit informatiebeheer input leveren en voor de aanbesteding Provisioningtool (automatiseren en standaardiseren beheerprocessen, overzichten kwaliteit en naleving beleid, signalering/ondersteuning gebruikers). Informatiebeheerprocessen inrichten in Provisioningstool en Purview (data governance, beveiliging en naleving). Afhankelijk van de uitkomst van het retentiebeleid MS365 zal er voor optimale gebruiksondersteuning een koppeling gelegd moeten worden tussen MS365 en het zaaksysteem voor archivering. Hiervoor dient eerst een functioneel ontwerp gemaakt te worden. Adoptie nieuwe beheerregimes MS365 in organisatie. Voorbereiden migratiestrategie netwerkschijven. Profiel: ervaring, kennis en competenties Ervaring: Je hebt aantoonbare ervaring met soortgelijke projecten als deze (bij voorkeur bij een gemeente), op basis waarvan je onze organisatie kan adviseren over o.a. inrichting beheer, aanpak en adoptie. Kennis: Je beschikt over HBO werk- en denkniveau. Je hebt kennis van wetgeving rondom informatiebeheer, privacy en informatiebeveiliging en begrijpt de onderlinge samenhang. Je hebt kennis van MS365 (ervaring met MS Purview is een pré) Competenties: Je bent flexibel, kunt goed prioriteren en behoudt overzicht in een dynamische omgeving. Je werkt planmatig, analytisch en resultaatgericht. Je bent communicatief sterk, samenwerkingsgericht en politiek-bestuurlijk sensitief. Je bent iemand die over grenzen heen kijkt en je beschikt over overtuigingskracht en doorzettingsvermogen. Je bent een echte teamspeler en sparringpartner voor je collega’s. Je maakt je nieuwe materie snel eigen en schakelt gemakkelijk tussen strategie en uitvoering.