Gemeente Heerenveen
Max 140 p/u
Friesland
28 uur p/w
Bestuurlijk
20ste augustus, 2025
24ste augustus, 2025
Opdracht omschrijving
De Gemeente Heerenveen wil voor in eerste instantie de periode 1 september 2025 t/m 31 december 2025 (28–32 uur per week) een ervaren projectleider inhuren die leiding geeft aan het oplossen van acute inkooponrechtmatigheden en het opstellen én in gang zetten van een plan van aanpak om toekomstige onrechtmatigheden te voorkomen.
Belangrijke onderdelen zijn het invoeren van contractmanagement, het versterken van de inkoop- en contractmanagementprocessen, het creëren van draagvlak, het doorbreken van patronen en het meenemen van de organisatie en het bestuur in deze verbetering.
Aanleiding
In het kader van organisatieontwikkeling zijn onrechtmatigheden in de inkoopprocessen zichtbaar geworden. Naast de in de jaarrekening 2024 geconstateerde onrechtmatigheid dreigt ook in 2025 en 2026 een verhoogd risico.
Het college wil:
de huidige situatie spoedig corrigeren;
structureel borgen van rechtmatige inkoop en contractmanagement;
daarbij gedrags- en cultuurverandering realiseren met betrekking tot de inkoop en aanbestedingsprocessen.
Een aantal reeds ingezette danwel voorgenomen beheersmaatregelen zijn:
hogere frequentie van spendanalyses (met functiescheiding en versterkte VIC-rol);
vooraf bestuurlijk besluit bij onvermijdelijke onrechtmatigheid;
versterking inkoopkennis en naleving aanbestedingsregels;
implementeren en versterken contractadministratie en -beheer
De opdracht
Een onderzoek en analyse naar de oorzaak van de ontstane onrechtmatigheid heeft plaatsgevonden door een extern onderzoeksbureau. Binnenkort wort de rapportage met aanbevelingen opgeleverd. De aanbevelingen uit de rapportage krijgen een plek in dit project.
De opdrachtnemer levert gedurende de opdrachtperiode de volgende resultaten op:
Plan van Aanpak
Uitgewerkt PVA met concrete maatregelen, mijlpalen en acties voor structurele borging van rechtmatige inkoop.
Fundering voor een contractmanagementproces met tijdige signalering van risico’s.
Implementatie & Cultuur
Begeleiding bij invoering van procesafspraken en interne controles.
Organiseren van sessies gericht op houding, gedrag, draagvlak en het doorbreken van patronen.
Stakeholdermanagement
Actieve en transparante communicatie met college van B&W, portefeuillehouder en organisatie.
Afronding
Eindrapportage met behaalde resultaten en aanbevelingen voor borging.
Door de specifieke aard van deze opdracht en de voorwaarden vanuit de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) bestaat het risico op een fictieve dienstbetrekking. Om deze reden komen zelfstandigen zonder personeel (ZZP’ers) en BV’s met uitsluitend een directeur-grootaandeelhouder niet in aanmerking om (rechtstreeks) op deze opdracht in te schrijven. Inschrijving door een zelfstandige zonder personeel of een BV met alleen een directeur-grootaandeelhouder zal leiden tot uitsluiting van de opdracht.
Verantwoordelijkheden
Het college van Burgemeester en Wethouders is de bestuurlijke opdrachtgever. Zij besluit over het plan van aanpak en neemt het eindresultaat in ontvangst.
De Concerncontroller en de concerndirecteur hebben de bestuurlijk/ambtelijke opdrachtgeversrol namens het college. Zij vertegenwoordigen het college, stellen kaders vast, bewaken budget, nemen besluiten binnen mandaat.
De teammanager van het team Juridische Zaken en Inkoop is de gedelegeerd opdrachtnemer én gedelegeerd opdrachtgever voor de projectleider. Zij is het eerste aanspreekpunt voor de projectleider, bewaakt voortgang, schakelt bij risico’s en escaleert indien nodig. De projectleider is uitvoerende opdrachtnemer en realiseert de afgesproken resultaten binnen afgesproken scope, tijd en middelen.
De projectleider is verantwoordelijk voor het inhoudelijk en procesmatig leiden van het project om zowel de acute inkooponrechtmatigheid te herstellen als een duurzaam verbeterplan te realiseren voor rechtmatigheid inkoop en contractmanagement. De verantwoordelijkheden omvatten:
1. Ontwikkelen en opleveren van Plan van Aanpak (PVA)
Opstellen van een concreet, uitvoerbaar PVA met maatregelen, interventies, mijlpalen en verantwoordelijkheden, benodigde personele capaciteit en financiële middelen.
Zorgen dat het plan bestuurlijk wordt vastgesteld en uitvoering in gang wordt gezet binnen de opdrachtperiode.
2. Begeleiden en coördineren project
Het instellen van een projectteam en het coördineren en aanjagen van de projectwerkzaamheden.
Afstemmen en samenwerken met relevante stakeholders.
3. Stakeholdermanagement en communicatie
Fungeren als aanspreekpunt voor college van B&W en portefeuillehouder over voortgang, risico’s en beslispunten.
Transparant rapporteren over voortgang, knelpunten en behaalde resultaten aan directie en bestuur.
Breed informeren en betrekken van de organisatie, zodat begrip, draagvlak en eigenaarschap worden vergroot.
4. Borging en overdracht
Opleveren van een eindrapportage met:
overzicht gerealiseerde herstelmaatregelen;
vastgesteld plan van aanpak en status implementatie;
advies over structurele borging.
Zorgen voor een overdracht die de gemeente in staat stelt zelfstandig de verbetercyclus voort te zetten.
De Eisen
De kandidaat heeft ervaring met inkoop binnen een gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie.
De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met professionalisering van inkoopprocessen.
De kandidaat is in het bezit van een Bachelor of Science in Facility Management.
De kandidaat is in het bezit van de volgende certificaten/of bewijs van deelname:
De kandidaat heeft aantoonbare kennis van aanbestedingswetgeving, rechtmatige inkoop en contractmanagement.
De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met verandermanagement.De kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar ervaring in een managementfunctie waaruit blijkt dat op MT-niveau geschakeld kan worden met de nodige organisatiesensitiviteit. Benoem dit duidelijk in het CV.De kandidaat heeft ervaring met inkoop binnen een gemeentelijke of vergelijkbare overheidsorganisatie.De kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met professionalisering van inkoopprocessen.De kandidaat is in het bezit van een Bachelor of Science in Facility Management.De kandidaat is in het bezit van de volgende certificaten/of bewijs van deelname:De kandidaat heeft aantoonbare kennis van aanbestedingswetgeving, rechtmatige inkoop en contractmanagement.De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met verandermanagement.
De Wensen
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 4 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.