Procesbegeleider Leveranciersmanagement Bestaanszekerheid

Over VNG Realisatie De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

1.2 Over het Basisteam implementatie- en uitvoeringsondersteuning in de

domeinen (IUD) en Kenniscentrum Markt en Overheid. Het is de missie van het team implementatie- en uitvoeringsondersteuning in de domeinen om gemeenten te ondersteunen en te faciliteren bij implementatie van (nieuwe) wetgeving in hun uitvoeringsprocessen. Dit gebeurt onder andere in grote veranderprogramma’s (zoals op gebied van bestaanszekerheid, schuldhulpverlening en het digitaal stelsel omgevingswet). Ook wordt structurele(re) uitvoeringsondersteuning in de domeinen vormgegeven, als opvolging op of naast de implementatieondersteuning. Tot slot wordt in dit team regie op de ketensamenwerking gericht op de uitvoering met andere overheidsorganisaties vormgegeven. Hiervoor heeft dit team structureel contact met gemeentelijke uitvoeringsnetwerk domeinen zodat het specialistische kennis- en expertise opbouwt en onderhoudt en een stevige verbinding met de gemeentelijke netwerken inricht. Kenniscentrum Markt en Overheid Het Kenniscentrum is binnen VNG het aanspreekpunt voor de samenwerking met publieke en private leveranciers van IV/ICT diensten aan gemeenten. Door de samenwerking met deze netwerkpartners versterkt zij de gemeentelijke uitvoering. Wij worden in- en extern ervaren als betrouwbare bruggenbouwers. Dat doen wij door kennis van de markt en overheid beschikbaar te stellen, publiek-private relatiemanagement te verzorgen, strategisch leveranciersmanagement in te richten en procesregie te voeren op de collectieve inkoopagenda van de GGU (Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering). In GGU-verband, zoeken gemeenten naar samenwerking om het aanbod van producten en diensten beter te laten aansluiten op hun behoeften en streven zij ernaar in de verwerving gezamenlijk op te trekken. Het Kenniscentrum ondersteunt gemeenten bij het versterken van hun opdrachtgeverschap naar de markt en levert daarmee een bijdrage aan een volwassen gemeentelijke ICT-markt met een optimale marktwerking. Vanuit het Kenniscentrum Markt en Overheid wordt de procesbegeleider leveranciersmanagement ingezet in het “Basisteam implementatie- en uitvoeringsondersteuning in de domeinen”, waarbij de verbinding met het Kenniscentrum actief wordt onderhouden.

1.3 Omschrijving van de opdracht

Als procesbegeleider leveranciersmanagement ondersteun en begeleid je de samenwerking tussen gemeenten en (ICT-)leveranciers binnen het bestaanszekerheidsdomein (o.a. Werk en Inkomen, Schulden en Inburgering). Je bent het centrale aanspreekpunt richting leveranciers voor dit domein en helpt gemeenten om afspraken, standaarden en werkprocessen rondom leveranciersmanagement consistent te organiseren en te verbeteren. Je onderhoudt actief en structureel contact met de belangrijkste leveranciers in dit domein, waaronder Centric, PinkRoccade, Blinqt en Competensys, en organiseert overlegmomenten zoals leveranciersoverleggen, werksessies en (be)spreekuren. Belangrijk uitgangspunt: er zijn geen contracten tussen leveranciers en VNG; gemeenten sluiten contracten individueel af. Jij ondersteunt gemeenten door prestatie- en risicoafspraken te formuleren en te monitoren, ketenafspraken te borgen, escalaties te regisseren en een gedeeld markt- en leveranciersbeeld te onderhouden. Je werkt nauw samen met interne stakeholders (programma’s, architectuur, informatievoorziening en inkoop t.b.v. de inzet) en met externe partijen (gemeenten/contracteigenaren en leveranciers), en levert een inhoudelijke bijdrage aan overleggen op tactisch en operationeel niveau.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Relatie- en leveranciersmanagement

• Opbouwen en onderhouden van duurzame relaties met strategische leveranciers binnen Werk en Inkomen, Schulden en Inburgering (o.a. Centric, PinkRoccade, Blinqt, Competensys).
• Fungeren als primair aanspreekpunt voor leveranciers en het organiseren van periodieke leveranciersoverleggen, werksessies en (be)spreekuren.
• Regisseren van escalaties: signaleren, analyseren, afspraken maken over acties en terugkoppelen naar gemeenten en interne stakeholders. Prestatie- en risicosturing op basis van gemaakte afspraken (in afstemming met gemeenten/contracteigenaren)
• Monitoren van prestaties en naleving van prestatieafspraken (KPI’s/SLA’s), inclusief scorecards, verbeteracties en opvolging richting leveranciers en gemeenten.
• Signaleren en mitigeren van risico’s rond continuiteit, leveringszekerheid, afhankelijkheden en wijzigingen in leveranciersroadmaps.
• Ondersteunen bij evaluaties, marktverkenningen en (her)selectie/aanbestedingsvoorbereiding door input te leveren voor eisen, wensen en toetsingscriteria. Standaarden, gegevensuitwisseling en kwaliteitsborging
• Sturen op opname en correcte implementatie van keten- en gemeentelijke standaarden en gegevensuitwisseling in leverancierssoftware (t.b.v. gemeenten), inclusief release-, test- en versiebeheerafspraken.
• Afstemmen van implementatieplanning met leveranciers en gemeenten, inclusief testen, acceptatiecriteria en communicatie over wijzigingen.
• Bijdragen aan documentatie: procesbeschrijvingen, werkinstructies, afsprakenregister en escalatiepad. Monitoring, rapportage en interne afstemming
• Rapporteren over voortgang, risico’s, issues en verbeterpunten aan team/management en relevante projectstructuren binnen het programma Bestaanszekerheid.
• Samenwerken met interne teams (implementatie, architectuur/informatievoorziening, communicatie, inkoop) om leveranciersinput te vertalen naar bruikbare ondersteuning voor gemeenten.

1.5 Resultaat van de opdracht

Ondersteuning door de procesbegeleider moet ertoe leiden dat: 1. Leveranciersafspraken (KPI/SLA, release- en testafspraken, escalatiepad) zijn vastgelegd, actueel en worden aantoonbaar nageleefd. 2. Gemeenten beschikken over helder ondersteuningsmateriaal en een actueel afsprakenregister waarmee zij leveranciersafhankelijkheden kunnen managen binnen Werk en Inkomen, Schulden en Inburgering. 3. Leveranciers dragen aantoonbaar bij aan de implementatie van standaarden en gegevensuitwisseling binnen het programma Bestaanszekerheid, met voorspelbare planning en transparante communicatie. 4. De klant- en stakeholdertevredenheid over de samenwerking en ondersteuning is hoog.