Project P-Direkt zoekt een externe om het bonnencontroleproces te optimaliseren, met als doel de effectiviteit en efficiëntie te vergroten. Dit gebeurt op basis van eerder onderzoek en de daarin opgenomen aanbevelingen. De focus ligt op:
 Robotisering (RPA) en data-gedreven controle
 Risicogerichte controles
 Procesverbetering en uniformering
 Heldere verantwoordings- en sturingsinformatie
Analyse en advies: De externe voert een grondige analyse uit van de huidige controleprocessen, inclusief:
 Kaart brengen van de bestaande processen en verantwoordelijkheden binnen zowel de eerstelijns- als tweedelijnscontrole.
 Identificeren van risico’s en inefficiënties en het formuleren van verbetervoorstellen.
 Opstellen van een nieuw controleproces, inclusief verantwoordelijkheden, dat aansluit op risicogericht en geautomatiseerd werken.
 Plan van aanpak voor implementatie van verbeteringen, inclusief datagedreven controles.
Uitgangspunt/ vertrekpunt hierbij is het eerder onderzoek en rapport met de daarin opgenomen aanbevelingen.
Implementatie en begeleiding:
 Ondersteunen van pilots voor robotisering en data-gedreven controles. – De scope en financiële kaders van de RPA-pilot worden vooraf afgestemd. – De pilot voor risicogerichte controles wordt uitgewerkt, met focus op de inzet van data-analyse.
 Uniformeren en standaardiseren van processen. – Focus ligt op controleprocessen binnen P-Direkt (niet op declaratieprocessen bij departementen).
 Opstellen en implementeren van een managementinformatiesysteem voor effectieve sturing en verantwoording.
 Besluitvorming over implementatie: – Duidelijke richtlijnen over hoe pilots worden geëvalueerd en welke criteria bepalen of een oplossing breed wordt geïmplementeerd. – Vastleggen van de verantwoordelijke besluitvormers en de rapportagelijn hierover.
Rapportage en overdracht:
 Regelmatige rapportages over voortgang en resultaten.
 Up-to-date procesbeschrijving en sturingsinformatie.
 Overdracht van kennis en documentatie aan de interne organisatie van P-Direkt.
2
Randvoorwaarden:
 De externe partij werkt zelfstandig en onafhankelijk
 Sterk stakeholdermanagement is vereist binnen de organisatie en naar relevante afdelingen.
 De opdracht loopt 6 maanden , waarbij in de laatste maand aan overdracht gewerkt wordt.
Resultaten:
 Geoptimaliseerd en geïmplementeerd bonnencontroleproces voor zowel de eerstelijns- als tweedelijnscontroles.
 Concrete aanbevelingen voor verdere procesverbetering en datagedreven controle.
 Duidelijke procesbeschrijvingen en sturingsinformatie, inclusief heldere communicatie naar klanten over wat wel en niet wordt gecontroleerd en hoe bevindingen worden afgehandeld
Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden Gewenste expertise en ervaring:
Procesoptimalisatie (LEAN Six Sigma Black Belt)
Robotisering (RPA) en data-analyse
Risicomanagement (Three Lines Model), met focus op samenwerking tussen eerste en tweede lijn.
Aantoonbare ervaring in controle- en verantwoordingsprocessen, zodat rechtmatigheid geborgd blijft.
Kennis van de dienstverlening van P-Direkt en ervaring met complexe overheidsprocessen.