Organisatorische omgeving (Afdeling/ Team)
Bestuurszaken/Afdeling Documentmanagement en Archief

De afdeling Documentmanagement en Archief (DMA) binnen de dienst Bestuurszaken heeft een VU-brede verantwoordelijkheid voor beleidsvorming, advisering en ondersteuning bij het informatie- en archiefbeheer van de organisatie.

De afdeling maakt deel uit van de Informatiehuishouding van de VU. Onder de Informatiehuishouding vallen onder andere Informatiebeheer, Informatiebeveiliging, Privacy, Datakwaliteit en Managementinformatie. De inrichting van de Informatiehuishouding en de integrale samenwerking is in ontwikkeling.

De opdrachtnemer werkt samen met betrokken interne en externe partijen, waaronder de Implementatiemanager (DMA), Senior Adviseur Informatiebeheer (DMA), Adviseur Informatiebeheer (DMA), Enterprise Architect (IT), Projectleider IT, Communicatieadviseur en de leverancier (BCT).

De ingehuurde professional maakt geen onderdeel uit van de lijnorganisatie van de opdrachtgever en is niet hiërarchisch ingebed binnen de afdeling. De samenwerking vindt plaats op basis van opdracht en resultaat.

Niveau/opleiding HBO+

De ingehuurde professional wordt specifiek ingezet voor een tijdelijke opdracht met een maximale duur zoals aangegeven en raakt niet geïntegreerd in de reguliere bedrijfsvoering.

Verwachte einddatum project maart 2027

Beschrijving van de werkzaamheden / opdracht
De ingehuurde professional wordt als zelfstandig projectmanager ingezet voor het project VU Archiefoplossing. In 2025 is hiervoor de archiefoplossing Corsa (BCT) geselecteerd. De implementatie is in volle gang en de opdrachtgever wenst voor deze fase een vervanging van de huidige projectleider.

De opdracht is gericht op het realiseren van een digitaal bedrijfsarchief en omvat zowel de technische realisatie als de organisatorische implementatie.

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het realiseren van de overeengekomen projectresultaten en bepaalt zelfstandig de wijze waarop deze resultaten worden behaald, binnen de afgesproken kaders van tijd, budget en kwaliteit.

Taken en verantwoordelijkheden:
* Het realiseren en afronden van de implementatiefase binnen de overeengekomen tijd en het beschikbare budget
* Het opleveren van de afgesproken nazorg, documentatie en overdracht aan de afdeling Documentmanagement en Archief
* Het voeren van regie op het project en het coördineren van betrokken partijen, zonder hiërarchische aansturing
* Het periodiek rapporteren over voortgang, risico’s en beslispunten aan de stuurgroep
* Het opstellen van beslisdocumenten ten behoeve van de besluitvorming binnen het project
* Het bewaken van projectvoortgang, planning en het behalen van de afgesproken doelstellingen
* Het afstemmen met interne en externe stakeholders

Resultaat & doelstelling van de opdracht:
* Corsa is ingericht volgens Programma van Eisen (Aanbestedingsdocument)
* Faculteiten en diensten weten wat er van hen wordt verwacht, hebben duidelijke instructies en kunnen zelfstandig Corsa gebruiken voor het bewaren, raadplegen en vernietigen van informatie (Product: Handleiding Bewaren, Raadplegen en Vernietigen)
* Afspraken met de leverancier over onderhoud en nazorg zijn vastgelegd (Product: Verslag afspraken onderhoud)
* De overdracht aan de afdeling Documentmanagement en Archief is vastgelegd (Producten: Overzicht losse eindjes project; Beschrijving nieuwe werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden organisatie; Draaiboek onboarden nieuwe afdelingen)

Vervanging:
De professional kan zich, na voorafgaand overleg met de opdrachtgever, laten vervangen door een derde. De opdrachtgever beoordeelt zelfstandig of de voorgestelde vervanger geschikt is voor de uitvoering van de opdracht en kan vervanging weigeren indien de vervanger niet voldoet aan de eisen, wensen of relevante omstandigheden.

Onafhankelijk ondernemerschap:
De professional werkt als zelfstandig ondernemer en draagt het bijbehorende ondernemersrisico. De opdracht wordt uitgevoerd met eigen kennis, ervaring, methoden en eventueel eigen hulpmiddelen, tenzij anders overeengekomen.