In het kort: Je gaat als projectleider de implementatie van de applicatie Timewax coördineren, zorgen voor stakeholdermanagement en communicatie, en de overdracht van het project naar beheer realiseren binnen ZonMw.

ZonMw Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen en daarmee bijdragen aan vernieuwing in zorg, gezondheid en welzijn. Dat betekent werken bij ZonMw. ZonMw ontwerpt programma’s en financiert onderzoek, innovatie en infrastructuur tbv gezondheid, zorg en welzijn, stimuleert het gebruik van de ontwikkelde kennis én signaleert waar kennis nodig is. Wij ondersteunen de gehele kennisketen; van fundamenteel, praktijkgericht- en actieonderzoek tot de projectmatige implementatie en opschaling van innovaties. ZonMw verbindt mensen en organisaties op relevante maatschappelijke en wetenschappelijke vraagstukken die van invloed zijn op gezondheid, zorg en welzijn. We werken nauw samen met onder andere onderzoekers, zorgverleners, beleidsmakers, cliënten en burgers. Want alleen samen kunnen we het verschil maken. Onze hoofdopdrachtgevers zijn het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Bij ZonMw werken zo’n 600 mensen in de programma-afdeling, de stafafdelingen beleid, advies & strategie, en bedrijfsvoering. De afgelopen jaren is ZonMw sterk gegroeid in omvang. Samen met een veranderende omgeving vragen deze ontwikkelingen om een doorontwikkeling van de organisatie. Om dit in goede banen te leiden maakt ZonMw een onderscheid in de “run” en “change” van de organisatie.

Achtergrond, doel, aanpak en scope project ZonMw heeft afgelopen jaar de applicatie Timewax in gebruik genomen voor het prognosticeren van de benodigde capaciteit voor programma’s, het inplannen van de capaciteit en tijdschrijven. Overkoepelende doelen van dit project omvatten: (1) het verbeteren van de inzet van personele capaciteit door inzicht in vraag en aanbod per o.a. functiegroep, programma, afdeling, etc., en (2) het vroegtijdig signaleren van overschrijdingen of onderbesteding, het doorlopend verbeteren van de planningscyclus. Het project heeft de volgende scope: (1) implementatie fase 2, (2) inhoudelijk: uitwerken werkwijzen en uitrol, incl. training van de organisatie, (3) overgang borgen van project naar beheer. Alle stappen gelden zowel voor het prognosticeren van de inzet als voor het inplannen van de medewerkers. Aanvankelijk was het de bedoeling dat de urenregistratie ook in Timewax gedaan zou worden. Vanwege technische complicaties is dit niet mogelijk. Daarom moet worden onderzocht welk alternatief mogelijk is voor het registreren van tijd o.b.v. de begroting. Deze stap moet ook worden geïmplementeerd in de organisatie. In fase 1 van het project is de basisinrichting van de applicatie gedaan, het functioneel ontwerp gemaakt en is het prognosticeren en een start gemaakt met het inplannen van medewerkers binnen de programmaorganisatie van ZonMw. Deze fase is nog niet afgerond en moet eigenlijk nog verder worden doorontwikkeld. Het inplannen is 1x in de praktijk getest, maar dit heeft nog verbetering nodig in techniek én proces. Het is belangrijk om een volledige pilot te draaien voor het gehele resourceplanningsproces, voordat dit onderdeel afgerond kan worden. Fase 2 heeft tot doel om de resourceplanning gebruikmakend van Timewax organisatie breed in te voeren (eerst binnen de programmaorganisatie, daarna mogelijk ook binnen de stafafdelingen), het proces goed te bestendigen en te onderzoeken en implementeren van een alternatief voor het tijdschrijven. In deze fase moet op het prognosticeren nog een verdiepingsslag worden doorgevoerd zodat niet alleen op functieniveau, maar ook op activiteitniveau kan worden geprognosticeerd. Tot slot moet in fase 2 de overdracht van project naar beheer goed vorm krijgen. Daarbij dienen de taken en verantwoordelijkheden van functioneel en applicatiebeheer beschreven en geborgd te zijn. In de voorbereiding op het realiseren van de benodigde rapportages is de koppeling tussen Timewax en het datawarehouse (DWH) reeds gerealiseerd. In de scope van fase 2 van het project zit ook het definiëren en ontwerpen van de rapportages. Realisatie van de rapportages wordt door het DWH-project uitgevoerd. Fase 3: specificaties (pve) opstellen voor resource planning module in nieuwe financiële (FP&A) systeem aan de hand van de ervaringen met Timewax.

Governance De eigenaar van de applicatie Timewax is het hoofd bedrijfsvoering van ZonMw. Hij draagt zorg voor het organiseren van de technische en functionele aspecten van Timewax voor de hele organisatie. De belangrijkste stakeholders zijn de twee programmadirecteuren van ZonMw. Eén van hen vormt samen met het hoofd Bedrijfsvoering de stuurgroep die dit project zal sturen. De projectleider rapporteert aan de stuurgroep over de planning, voortgang, kosten, scope, etc. De projectleider stuurt een projectgroep aan waarin de benodigde kennis en ervaring voor dit project is vertegenwoordigd. De projectgroep bestaat uit medewerkers van de afdeling Financiën, Control & Inkoop (FC&I) en de afdeling Informatie & Automatisering (I&A).

Opdracht Voor het afronden van fase 1 en uitvoeren van fase 2 van het project zoeken we een projectleider die zorgt voor:
- Opstellen en uitvoeren plan van aanpak voor fase 1 en 2.
- Uitvoering geven aan het plan van aanpak i.s.m. het projectteam.
- Aansturing en coördineren van projectteam en de inzet van de leverancier.
- Stakeholder management, op diverse niveaus, waaronder MT.
- Communicatie, training van nieuwe werkwijzen en adoptie van de applicatie in de organisatie.
- Bewaken van budget, capaciteit en middelen, risico’s in beeld brengen en mitigeren.

Resultaat We sturen op het volgende resultaat in 2025:
- Voor alle hoofdactiviteiten binnen ZonMw waarop tijd en budget wordt (af)geschreven is een prognose (planning) binnen Timewax beschikbaar.
- Alle medewerkers binnen ZonMw zijn voor hun werkzaamheden ingepland o.b.v. de prognose in Timewax.
- De overdracht van project naar beheer voor zowel prognosticeren als inplannen is gerealiseerd.
- Management rapportages.
- Indien haalbaar het leveren van input (PvE) voor een systeem dat op termijn Timewax en ESS zal vervangen.

Competenties:
- uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling);
- gestructureerd: je houdt het overzicht en werkt consciëntieus;
- analytisch;
- daadkrachtig, resultaat- en oplossingsgericht;
- praktisch organiserend vermogen;
- flexibel en kan goed werken onder druk.

We zoeken iemand die in de eerste plaats bekwaam is in de veranderkundige kant van de implementatie van nieuwe software, met kennis van en affiniteit met de technische aspecten.