Koninklijke Bibliotheek
geen max tarief
Zuid-Holland
40 uur p/w
Administratief Secretarieel
14de oktober, 2025
21ste oktober, 2025
Opdrachtomschrijving
De Senior Project Ondersteuner biedt zowel management- als directieondersteuning binnen de directie Informatie & Technologie (I&T) van de KB.
Het is een gemixte opdracht:
3 dagen per week ondersteun je als managementassistent de afdelingshoofden Informatievoorziening.
2 dagen per week werk je mee met de directieleden in het zogeheten netwerk office en vervul je een projectsecretarisrol bij besluitvormingstrajecten en netwerksamenwerkingen.
We zoeken iemand die snel kan schakelen, zelfstartend is en overzicht weet te creëren in een dynamische omgeving waar meerdere belangen samenkomen.
Je bent de verbindende schakel tussen de afdelingshoofden, het directielid en de bredere organisatie.
Je ondersteunt zowel op operationeel niveau (planning, verslaglegging, documentatie, acties) als op strategisch niveau (voorbereiden van besluitvorming, bijdragen aan overleggen in het netwerk en het bewaken van opvolging).
Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden
Managementondersteuning: agendabeheer, coördineren van afspraken, voorbereiden van vergaderingen en opvolging van actiepunten.
Projectsecretariaat: opstellen van besluitenlijsten, voortgangsrapportages en notulen; voorbereiden van stukken voor besluitvorming op directieniveau.
Netwerkondersteuning: deelnemen aan overleggen binnen het netwerk van de directieleden en bijdragen aan het goed vastleggen en opvolgen van besluiten.
Structuur en efficiëntie aanbrengen in de administratieve processen van zowel de afdelingen als de directie.
Gebruik van Synscloud (overheidstool) en andere standaard Office-tools voor verslaglegging, planningen en documentbeheer.
Procesbewaking: signaleren van knelpunten en zorgen dat deadlines, acties en besluiten tijdig worden opgevolgd.
Slim werken: gebruikmaken van tools of methodes om efficiënter te plannen, rapporteren en communiceren
Resultaatverwachting
Goed georganiseerde en actuele project- en besluitvormingsadministratie.
Correcte, tijdige en bruikbare notulen, rapportages en besluitenlijsten.
Efficiënte en overzichtelijke samenwerking tussen management en directie.
Proactieve ondersteuning bij besluitvorming binnen het netwerk van I&T.
Eisen
Minimaal 2 à 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie als managementassistent, directiesecretaris of projectsecretaris.
Gewend om te werken op directieniveau of binnen grote publieke organisaties.
Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
Ervaring met verslaglegging, besluitvormingsprocessen en projectadministratie.
Bedreven met Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel).
Nauwkeurig, proactief, communicatief vaardig en in staat om meerdere taken te coördineren.
Weet mensen op een prettige manier aan te jagen en afspraken te bewaken.
Denkt actief mee over inhoud en besluitvorming; niet alleen uitvoerend, maar ook signalerend en adviserend.
De indicatieve tariefrange ligt tussen de 100-110 euro per uur.
Let op: dit is geen minimum of maximum tarief. Alle aanbiedingen worden beoordeeld op basis van een puntensysteem dat prijs en kwaliteit afweegt.
De Eisen
Gewend om te werken op directieniveau of binnen grote publieke organisaties.
Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
Ervaring met verslaglegging, besluitvormingsprocessen en projectadministratie.
Bedreven met Office 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel).
Nauwkeurig, proactief, communicatief vaardig en in staat om meerdere taken te coördineren.
Weet mensen op een prettige manier aan te jagen en afspraken te bewaken.
Denkt actief mee over inhoud en besluitvorming; niet alleen uitvoerend, maar ook signalerend en adviserend.
De Wensen
N.v.t
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
21 oktober 2025 om 10:00
Je reactie ontvangen we graag minimaal 1 werkdag voor sluiting van de opdracht