Bedrijfsvoerder ROR

Over Apeldoorn Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap. Onze ambitie De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen! In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering. Onze cultuur De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat. Opdracht Aanleiding: De uitdagingen in de openbare ruimte en volkshuisvesting zijn enorm. In combinatie met de bestuurlijke ambities, is er een veelheid aan onderwerpen wat tegelijk met een hoge urgentie aandacht vraagt van de afdeling. Daarbij zijn de functies schaars en is de keuze waarop de afdeling contracteert van essentieel belang. Daarbij is realisatiekracht ‘top of mind’ en ligt de focus in slim kiezen met de capaciteit voor handen is, en gecreëerd kan worden. Het maken van deze keuzes vraagt om helder inzicht in budgetten, inkoopvolumes, meerjarenplanningen, enz. De ondersteuning van de afdeling vraagt naast een capaciteitsplanner om grip op de bedrijfsvoering van de afdeling en de projecten. De toenamen van de investeringsbehoefte van het projectenportfolio en groei van de afdeling vraagt om de inzet van een bedrijfsvoerder. Omschrijving opdracht: De afdeling bestaat uit ontwerpende en realiserende vakgroepen. Het projectenportfolio van de afdeling volgt uit een beheer- en een ontwikkelportfolio. De afdeling draagt bij in de voortgang van projecten, programma’s en opgaven. Dat betekent een complexe bedrijfsvoering en sturing. De afdeling werkt voornamelijk als opdrachtnemer, maar heeft ook eigen budgetten voor de grote vervangingsprojecten in de openbare ruimte. De afdeling groeit snel zonder voldoende aandacht voor een zorgvuldige, robuuste bedrijfsvoering. Gelet op de intensivering van de investeringsbehoefte, het ontbreken van inzicht en een goede rapportage structuur, loopt de afdeling risico in o.a. de verantwoording en het maken van (strategische) keuzes. Met deze opdracht willen we (in nauwe samenwerking met de afdelingssecretaris, de planner en de business controller) de bedrijfsvoering van ROR structureel op orde brengen, zodat het afdelingshoofd en de teammanager heldere inhoudelijke en strategische keuzes kunnen maken. Als bedrijfsvoerder draag je zorg voor het analyseren van interne en externe factoren die de activiteiten op de afdeling beïnvloeden. De bijdrage van deze functie is vanuit een financieel, organisatorische invalshoek. Er is vanuit het vakgebied een aanvullende samenwerking met de planner en maakt gebruik van de specialistische kennis van de afdeling financiën en control en Human Resource Management. Daarmee heeft de functie een intern gericht, financieel, inkooptechnisch karakter, tevens extern gericht op contracteren van werk en voortgang (dit betekent veel overleggen met (potentiële) opdrachtgevers en controle en ingrijpen op (het voorkómen van) vertraging in projecten). De bedrijfsvoerder is samen met de planner verantwoordelijk voor de capaciteitsplanning die ook financieel sluitend is en een helder, volledig contracteren en voortgang van het project-, programma en opgaveportfolio. Signaleert knelpunten in de bedrijfsvoering, lost die zelf op als dat binnen zijn bereik/mandaat ligt en adviseert hierin richting betrokkenen met het doel in control te komen en te blijven Doel van de opdracht is o.a.: De bedrijfsvoering van de afdeling ROR structureel op orde brengen, met duidelijke processen, afspraken en verantwoordelijkheden (AO/IC). Het optimaliseren van het proces rondom het tijdschrijven is hierbij het meest urgent en de eerste focus. De huidige werkwijze leidt jaarlijks tot lastig te verklaren financiële tekorten. Het management van de afdeling een helder “stuur” geven in de vorm van betrouwbare en tijdige management- en projectinformatie over geld, capaciteit, contracten, projecten en risico’s. In een omgeving waarin de (financiële en project-) systemen niet op orde zijn. Deze werkwijze borgen binnen de afdeling, zodat een later aan te stellen interne bedrijfsvoerder hierop duurzaam kan voortbouwen met de eerdergenoemde relevante collega’s. De functie wordt tijdelijk ingevuld, maar de beoogde resultaten zijn blijvend. De bedrijfsvoerder stelt indicatoren op en monitort op basis hiervan het nakomen door de afdeling van de afspraken (APMW, financiën, planning, niet GOTIC) die met de opdrachtgever zijn gemaakt. Dit kan intern gericht zijn, maar ook extern gericht. Per project is de PL (projectleider) verantwoordelijk voor de projectfinanciën en legt verantwoording hierover af aan zijn opdrachtgever. In samenwerking met de FE (financieel expert) voert de bedrijfsvoerder de coördinatie en monitoring over alle projecten in financiële zin (afwijkingen en rechtmatigheid). De bedrijfsvoerder is eerste aanspreekpunt bij alle financiële en CLM vragen vanuit de afdeling. Legt verantwoording af aan het afdelingshoofd in de vorm van rapportages over inzet personeel (per afdeling/portfolio/jaar/etc), de orderportefeuille uitgedrukt in fte/EUR, de verwachting voor de aankomende 4 jaar in fte/EUR, trends in inhuur/vast/uitbesteding/inkoop; Is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een financiële projectadministratie en ziet toe op het voeren van een correcte financiële administratie. Voert in samenwerking met de financieel expert van Financiën de overall financiële projectcontrol op de projecten (bewaking budgetten en verplichtingen). Stelt analyses op van onderhanden werk en maakt prognoses voor de aankomende jaren (inverdienmodel). Is verantwoordelijk voor het contactbeheer van de afdeling. De bedrijfsvoerder legt verantwoording af aan het afdelingshoofd. Stuurt binnen de afdeling op het correct voeren van de financiële projectadministratie. De bedrijfsvoerder vormt een duo met de projectplanner voor het bepalen van de capaciteitsinzet. Deze functie heeft te maken met de beheersing van de planning, de kwaliteit, de risico’s, de financiën en de informatiehuishouding binnen de afdeling ROR. De bedrijfsvoerder zit bovenop alle 5 de beheersaspecten. Hij/zij is de schakel binnen de afdeling die ervoor zorgt dat risico’s worden beheerst en er binnen de opgestelde kaders wordt gewerkt. Hiervoor denkt hij/zij mee in het bepalen van de beheersmaatregelen, zorgt voor een gedegen voortgangsbewaking en stelt samen met anderen (risico)strategieën vast. Hij/zij heeft een scherp oog voor mogelijke vertragingen, overschrijdingen en risico’s en kan daar razendsnel op acteren. De bedrijfsvoerder is verantwoordelijk voor het opstellen van de (concept)voortgangsrapportages en draagt inhoudelijk bij aan rapportages in het kader van de Planning & Control cyclus. Hij/zij is het eerste aanspreekpunt voor reviews, audits en dus de kwaliteitsbewaker binnen de afdeling. Intern kwaliteitsmanagement, opslag en traceerbaarheid van documenten vallen ook onder zijn/haar verantwoordelijkheid. Aanvullende en verdiepende informatie: Context afdeling ROR De afdeling bestaat uit ontwerpende en realiserende vakgroepen die verantwoordelijk zijn voor het ontwerp, de voorbereiding en de realisatie van projecten in de openbare ruimte en voor de grote vervangingsprojecten in de openbare ruimte. De afdeling werkt met een grote variëteit aan projecten, externe partners, contractvormen en financieringsbronnen. Omschrijving opdracht Samen met de afdelingssecretaris, de planner en de business controller is de bedrijfsvoerder verantwoordelijk voor het op orde brengen van de bedrijfsvoering van de afdeling. De bedrijfsvoerder richt zich primair op de eerste lijn: het organiseren, structureren en uitvoeren van de bedrijfsvoering binnen ROR. Dit doet hij samen met de afdelingssecretaris en de planner. De business controller vervult de tweedelijns rol: analyse, advies en toetsing van de sturingsinformatie en aansluiting op de gemeentebrede Planning & Control-cyclus. Taken en verantwoordelijkheden worden expliciet op elkaar afgestemd, zodat er geen doublures of gaten ontstaan in de interne sturing en beheersing. Daarmee heeft de functie een intern gericht, financieel, inkooptechnisch en procesmatig karakter, met de nadruk op het verbinden en ondersteunen van de afdeling ROR. De bedrijfsvoerder heeft intensief contact met alle interne en externe betrokkenen met het doel in control te komen en te blijven. Aanpak en fasering De bedrijfsvoerder doorloopt in ieder geval de volgende fasen: 1. Nulmeting en analyse

• In kaart brengen van de huidige bedrijfsvoering (processen, systemen, rollen, rapportages, AO/IC, P&C-ritme) en de belangrijkste knelpunten.
• Beoordelen in hoeverre de huidige werkwijze voldoet aan de eisen van verantwoording, rechtmatigheid en doelmatigheid. 2. Ontwerp van het sturings- en beheersingskader
• Ontwikkelen van een samenhangend kader voor interne sturing en beheersing van ROR, inclusief:
• Rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld uitgewerkt in RASCI’s).
• Procesbeschrijvingen voor opdrachtverlening, projectstart, wijzigingsbeheer, contractmanagement en capaciteitsplanning.
• Inrichting van een project- en capaciteitsportefeuille waarin inzichtelijk is wat er speelt, wie waaraan werkt en wat de financiële en personele impact is.
• Opzet van een rapportageset (dashboards/overzichten) voor managementinformatie over geld, organisatie/capaciteit, tijd, informatie en kwaliteit/risico’s (voor zover dit in het verlengde ligt van het gemeentebrede aanbod hierop). 3. Implementatie en borging
• Implementeren van het kader, inclusief het opstellen van sjablonen, werkinstructies en werkafspraken.
• Begeleiden van projectleiders, management en staf bij het werken volgens de nieuwe werkwijze.
• Inregelen van de aansluiting op de gemeentelijke P&C-cyclus (begroting, tussentijdse rapportages, jaarrekening). 4. Overdracht en structurele inbedding
• Zorgdragen voor een goede overdracht van taken, processen en documentatie aan de afdeling, inclusief de toekomstige interne bedrijfsvoerder.
• Opstellen van een kort beheer- en ontwikkelplan voor de bedrijfsvoering, zodat de nieuwe werkwijze onderhouden en verder ontwikkeld kan worden. Belangrijkste taken tijdens de opdrachtperiode Naast het opzetten en verbeteren van de bedrijfsvoering, voert de bedrijfsvoerder gedurende de opdrachtperiode een aantal kernactiviteiten uit om te zorgen dat het management van de afdeling kan sturen op basis van betrouwbare informatie: Opdrachten en verplichtingen o De bedrijfsvoerder waarborgt dat opdrachten correct in de administratieve systemen worden vastgelegd, zodat er gedurende het jaar op elk moment een juist beeld is van de beschikbare budgetten, de aangegane verplichtingen en het te verwachten resultaat. Hierbij schakelt hij met de afdeling Financiën & Control Monitoring en nakomen van afspraken o De bedrijfsvoerder monitort het nakomen door de afdeling van gemaakte afspraken met opdrachtgevers (onder meer financieel, planning en kwaliteit). o Draagt bij aan het verzamelen en duiden van relevante stuurinformatie en is voor de afdeling het eerste aanspreekpunt bij financiële en bedrijfsvoeringsvragen en schakelt waar nodig met de afdeling Financiën & Control om bij te sturen. Sturingsinformatie en rapportages o Legt verantwoording af aan het management van de afdeling in de vorm van periodieke rapportages over: o Actuele financiële stand (budgetten, verplichtingen, realisatie). o Verwachte ontwikkeling op de korte en middellange termijn. o Capaciteitsinzet (vast/inhuur/uitbesteding) en inkoopvolumes over de komende 4 jaar in fte/EUR. o Trends in inhuur/vast/uitbesteding/inkoop. o Is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van financiële stuurinformatie die bruikbaar is voor het management van de afdeling en goed aansluit op de P&C-informatie richting directie en bestuur. Financiële projectcontrol o Voert in samenwerking met de afdeling Financiën de projectcontrol op de projecten (bewaking budgetten en verplichtingen, signaleren van afwijkingen, borgen van rechtmatigheid). o Stelt samen met de planner analyses op van onderhanden werk en maakt prognoses voor de aankomende jaren, en bespreekt deze periodiek met het management van de afdeling en de business controller. Capaciteitsplanning en portefeuillemanagement o Werkt nauw samen met de planner voor het bepalen van de capaciteitsinzet en prioritering in de projecten- en opgavenportefeuille. o Zorgt voor inzicht in de beheersing van de planning en de uitvoering van projecten en budgetten; signaleert tijdig dreigende over- of onderschrijdingen en risico’s en kan daar snel op acteren. Netwerk en aansluiting met concernprocessen o De bedrijfsvoerder is verantwoordelijk voor het contactbeheer van de afdeling als het gaat om bedrijfsvoering en onderhoudt namens ROR het netwerk daarin met: o Financiën (processen, richtlijnen, P&C-cyclus) o Concerncontrol o Inkoop o andere relevante interne stakeholders Kwaliteitsbewaking en audits o De bedrijfsvoerder is verantwoordelijk voor het opstellen van een intern kwaliteitsmanagementsysteem voor de bedrijfsvoering van ROR. o Is, samen met het management van de afdeling, het eerste aanspreekpunt voor reviews en audits op de bedrijfsvoering van ROR. o Zorgt dat de opslag en traceerbaarheid van documenten en besluitvorming (projectstartbesluiten, wijzigingsbesluiten, contractdossiers, rapportages) goed is georganiseerd. Gevraagde resultaten eind opdracht Aan het einde van de opdracht zijn in ieder geval gerealiseerd: Een beschreven en werkend sturings- en beheersingskader (AO/IC) voor de bedrijfsvoering van ROR. Een ingerichte en in gebruik zijnde projecten- en capaciteitsportefeuille met bijbehorende rapportages. Een vaste set periodieke managementrapportages (financieel, capaciteit, contracten, risico’s) die aansluit op de gemeentelijke P&C-cyclus. Heldere rol- en taakafspraken tussen ROR, Financiën & Control, Inkoop en P&O, inclusief borging in werkafspraken en procesbeschrijvingen. Overdraagbare documentatie en werkinstructies, zodat een interne bedrijfsvoerder de werkzaamheden kan voortzetten.