Projectmanager

Opdrachtomschrijving Het aansturen van grootschalige, kostbare en multidisciplinaire i-projecten met een grote (vakinhoudelijke en beleidsmatige complexiteit). Voorbeelden van projecten waar een senior projectmanager op gezet zou kunnen worden: vernieuwing SharePoint (kritiek systeem bij BZ, hoog afbreukrisico vanwege functie van deze applicatie in informatiehuishouding, routeren/accorderen en informatievoorziening aan Tweede Kamer) GPS, het systeem voor de salarisadministratie van lokaal personeel. Ook projecten waarin verschillende partijen (bijvoorbeeld leveranciers) gezamenlijk en gelijktijdig werken, met grote onderlinge afhankelijkheden, vragen om een projectleider met veel ervaring. In dat soort gevallen moet er namelijk op de gehele keten, vernieuwing en beheersprocessen gestuurd worden. Het gewicht van het project wordt bepaald door de impact op de continuïteit van beleidsprocessen, informatiebeveiligingsmaatregelen gezien het hoge dreigingsprofiel van BZ, politieke sturing en verantwoording en het vermogen om te opereren tijdens internationale crises. Vaak is opdrachtgever PSG (al dan niet namens de MaRa), CIO, CISO of een (plv) directeur van BZ. Verantwoordelijkheden en werkzaamheden: Delegeert, verdeelt taken en geeft leiding aan multidisciplinaire projectteams van diverse afdelingen en externe partners; hij of zij stuurt binnen zijn programma of project meerdere projectmanagers aan (25%). Er is geen sprake van p-verantwoordelijkheid, die ligt bij het clusterhoofd projectmanagement. Opstellen en bewaken van projectplannen, inclusief doelstellingen, mijlpalen, tijdslijnen, budgetten en middelen (20%). Communiceren en adviseren richting opdrachtgever, stuurgroep en andere belanghebbenden (10%). Opdrachtgever en projectmanager maken afspraken over in hoeverre projectmanager richtinggevend adviseert (en waarover). Dit verschilt per project en opdrachtgever. Een senior projectmanager moet in staat zijn richtinggevend te adviseren aan opdrachtgever en stuurgroep. Besluitvorming echter door opdrachtgever en/of stuurgroep. Issue- en risicomanagement en opstellen van mitigerende maatregelen tijdens de uitvoer van projecten (10%). Beoordelen en rapporteren van de voortgang van projecten aan opdrachtgever en hoger management (10%). Waarborgen dat projecten voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen, wet- en regelgeving, beleid en procedures (10%). Zorgdragen voor duurzame borging in de lijnorganisatie (10%). Evalueren van afgeronde projecten en vastleggen van lessons learned voor toekomstige projecten (5%). Achtergrond opdracht: De functie heeft als doelstelling het succesvol plannen, uitvoeren en afronden van grootschalige, multidisciplinaire, omvangrijke I-programma’s of -projecten met een grote (vaktechnische, beleidsmatige) complexiteit. De projecten dragen bij aan de strategische doelstellingen van het ministerie. De projectmanager is hierbij verantwoordelijk voor het laten voldoen van de projectresultaten aan de eisen op het gebied van kwaliteit, risico’s, budget en tijdigheid. Hij/zij houdt rekening met regels, posities, belangen en cultuur van de betrokken organisatie(onderdelen). Voorbeelden van (politiek) gevoelige projecten waar IDI een projectleider op heeft ingezet of in zou zetten, zijn bijvoorbeeld projecten m.b.t. compliance en informatiebeveiliging. BZ heeft een aantal rode kaarten gehad van de ADR en Algemene Rekenkamer m.b.t. informatiebeveiliging. Daar wordt politiek verantwoording over afgelegd en het niet binnen een redelijke tijd oplossen van dit soort bevindingen, kan leiden tot groot afbreukrisico. Voor onze bewindspersonen/politiek, maar ook m.b.t. het primaire proces (bijvoorbeeld bondgenoten die geen of minder informatie delen). Kortom: politieke of internationale (reputatie) schade. Speelruimte: Werkt binnen de wet- en regelgeving en beleidskaders van het Rijk, het ministerie en de IDI-organisatie, en draagt bij aan de ontwikkeling van nieuwe beleidskaders en richtlijnen. De projectmanager volgt daarbij de principes van projectmanagementmethodieken zoals bijvoorbeeld PRINCE2, MSP of Agile. De projectmanager neemt beslissingen bij de inrichting van het project, bij het opleveren van de resultaten, over de inhoud en kwaliteit van de gegeven adviezen en resultaten, binnen de vastgestelde projectkaders, richtlijnen en afspraken met opdrachtgever(s). Prioriteiten stellen en middelen toewijzen binnen de projectscope. Escaleren van vraagstukken die buiten de eigen beslisbevoegdheden vallen naar opdrachtgever en ander hoger management. De projectmanager legt verantwoording af aan het clusterhoofd projectmanagement over de bruikbaarheid en kwaliteit van de op te leveren projectresultaten. Functioneel (ten aanzien van voortgang en resultaten van projecten) legt hij/zij hierover verantwoording af aan de stuurgroep/opdrachtgever. Verdere werkzaamheden Neemt deel aan overleg binnen de keten (Business Consultant, Domeinarchitect, Service Integratie Manager, enz.) om kennis uit te wisselen en voor een goede aansturing van het project. Werkt samen en heeft overleg met management en opdrachtgevers over project(resultaten), (financiële) kaders en randvoorwaarden, om af te stemmen en te onderhandelen, samenwerking en samenhang in het projectteam te bevorderen door communicatie en overleg (o.a. over projectdoelen, voortgang, wijzigingen problemen). Onderhoudt intern contacten over initiatie, voorbereiding, implementatie, en uitvoering van projecten om draagvlak te creëren, af te stemmen, te onderhandelen en belangentegenstellingen te overbruggen. Onderhoudt extern contacten met leveranciers over contracten en realisatie van projectdoelstellingen, met interdepartementale toetsende partijen over compliancy, relevante wet- en regelgeving, CIO-oordelen en overige samenwerkingspartijen / belanghebbenden binnen het Rijk (ministeries, agentschappen, ZBO’s etc). Onderhoudt contacten met (is aanspreekpunt voor) IDI Project- en portfoliomanagement om te rapporteren over het project en, bij een groot ICT-project, voor rapportage op het Rijks ICT-Dashboard.