Bestuurssecretaresse

Jij doet het ‘s Morgens neem je de agenda’s van de dag door. Je beantwoordt de binnenkomende mail en plant afspraken in. Daarna zet je alle stukken klaar voor de collegevergadering. Je ontvangt bezoekers voor de burgemeester en de wethouders op een warme en professionele manier. Voordat je naar huis gaat zorg je dat je alle vergaderstukken mailt naar de deelnemers voor een vergadering van volgende week. Zo ziet een dag als bestuurssecretaresse er voor jou uit. Meer concreet? Jij houdt je bezig met het: beheer en planning van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en managementteam; ondersteunen van de personen die gebruik maken van de diensten van het bestuurssecretariaat; coördineren van de (digitale) documentenstroom, ook ben je intern en extern aanspreekpunt namens de bestuurders en vervul je een representatieve rol; organiseren en coördineren van (kleine) projecten en bijeenkomsten en de bestuurders ondersteunen bij de uitvoering van hun representatieve taken. Bijvoorbeeld bij Koninklijke onderscheidingen, huwelijksjubilea, de Franse herdenking en andere bijzondere gebeurtenissen; voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen en je zorgt ervoor dat je alle vergaderstukken compleet en op tijd aanlevert. Wie ben jij? Jij bent een proactieve en servicegerichte professional die graag ontzorgt en overzicht bewaart. Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen in een bestuurlijke omgeving. Daarnaast beschik je over: MBO+ werk- en denkniveau. Ervaring in een secretariële, management ondersteunende of bestuurlijk ondersteunende functie. Uitstekende organisatorische vaardigheden. Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Een representatieve, klantgerichte en dienstverlenende instelling. Goede digitale vaardigheden Integriteit en zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.