Managementassistent VNG Realisatie

Over VNG Realisatie De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

1.2 Over de directie, het MT van Realisatie en de ondernemingsraad

VNG Realisatie is een organisatieonderdeel binnen de VNG met een omvangrijke en dynamische portefeuille aan programma’s, projecten en dienstverlening richting gemeenten. Het managementteam van VNG Realisatie stuurt op de inhoudelijke, organisatorische en procesmatige voortgang binnen deze omgeving. De MT-leden werken in een complexe netwerkcontext met interne teams, programma’s, directie, staf, gemeenten, ketenpartners en andere publieke organisaties. De managementondersteuning binnen VNG Realisatie heeft als doel MT-leden professioneel te ontzorgen, zodat zij zich kunnen richten op de inhoudelijke aansturing, besluitvorming, samenwerking met stakeholders en de verdere ontwikkeling van VNG Realisatie. Daarnaast kent VNG Realisatie een ondernemingsraad (OR). De OR vraagt om zorgvuldige secretariële en procesmatige ondersteuning, waaronder agendabeheer, beheer van de OR-mailbox, voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen, bewaking van acties en het plannen en organiseren van overleggen.

1.3 Omschrijving van de opdracht

De managementassistent VNG Realisatie vervult een centrale ondersteunende en verbindende rol binnen VNG Realisatie en opereert ook als OR-secretaris van VNG Realisatie. De opdracht richt zich enerzijds op het professioneel, proactief en zorgvuldig ondersteunen van de MT-leden van VNG Realisatie en anderzijds op het secretarieel en procesmatig ondersteunen van de ondernemingsraad van VNG Realisatie. Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor het integraal beheren van complexe agenda’s van de MT-leden. Je plant afspraken, bewaakt prioriteiten, organiseert overleggen en bijeenkomsten, ondersteunt bij de voorbereiding van gesprekken en vergaderingen en zorgt dat informatie tijdig beschikbaar is. Je beheert de mailboxen van de MT-leden, signaleert urgentie, bewaakt opvolging en handelt waar passend zelfstandig of namens de MT-leden berichten af. De opdracht vraagt om een allround managementassistent die vooruitdenkt, secuur werkt en snel kan schakelen tussen verschillende onderwerpen, personen en belangen. Je hebt overzicht, brengt structuur aan en weet in een dynamische omgeving rust en duidelijkheid te creëren. Je voelt goed aan wat nodig is, stemt eerlijk en open af met de MT-leden en bouwt aan een werkrelatie waarin vertrouwen, pro activiteit en wederzijds begrip centraal staan. Als OR-secretaris ondersteun je de ondernemingsraad van VNG Realisatie bij de voorbereiding, organisatie en verslaglegging van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen. Je beheert de OR-mailbox, bewaakt inkomende vragen en acties, plant vergaderingen, stelt agenda’s op, verzorgt notulen en actielijsten en bewaakt de opvolging daarvan. Daarbij werk je discreet, zorgvuldig en met gevoel voor vertrouwelijkheid en interne verhoudingen. De opdracht vraagt om iemand die niet alleen uitvoerend sterk is, maar ook organisatorisch en procesmatig meedenkt. De kandidaat ziet wat er nodig is, komt met verbetervoorstellen, houdt overzicht over afspraken en acties en draagt bij aan een professionele en prettige ondersteuning van het MT en de OR.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Integraal beheren en coördineren van de agenda’s van de MT-leden binnen VNG Realisatie;
• Plannen, voorbereiden en organiseren van afspraken, overleggen, bijeenkomsten en events;
• Beheren van de mailboxen van de MT-leden, inclusief triage, prioritering, signalering en waar passend beantwoorden van e-mails namens de MT-leden;
• Bewaken van afspraken, deadlines, acties en opvolging richting interne en externe betrokkenen;
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief verzamelen en verspreiden van stukken, agenda’s en relevante informatie;
• Organiseren van interne bijeenkomsten, teamactiviteiten en managementgerelateerde events;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische, organisatorische en procesmatige vragen rondom de ondersteunde MT-leden;
• Proactief signaleren van knelpunten in planning, informatievoorziening en opvolging en doen van verbetervoorstellen;
• Afstemmen met andere managementassistenten, directieondersteuning, staf, HR, communicatie, facilitaire ondersteuning en andere interne teams;
• Secretarieel ondersteunen van de ondernemingsraad van VNG Realisatie;
• Beheren van de OR-mailbox en bewaken van inkomende vragen, signalen en acties;
• Plannen en organiseren van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen;
• Opstellen en bewaken van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en actielijsten van ORoverleggen;
• Zorgdragen voor een zorgvuldige, vertrouwelijke en tijdige informatievoorziening richting OR-leden en betrokkenen;
• Bewaken van de voortgang van OR-acties en gemaakte afspraken;
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie, personele aangelegenheden en organisatiegevoelige onderwerpen.

1.5 Resultaat van de opdracht

Het resultaat van de opdracht is dat de MT-leden van VNG Realisatie professioneel, proactief en betrouwbaar worden ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden. Agenda’s, mailboxen, afspraken, overleggen en acties zijn strak georganiseerd, waardoor de MT-leden maximaal worden ontzorgd en zich kunnen richten op inhoudelijke aansturing, besluitvorming en samenwerking. Daarnaast is de ondersteuning van de ondernemingsraad van VNG Realisatie zorgvuldig en voorspelbaar ingericht. OR-vergaderingen zijn goed voorbereid, notulen en actielijsten zijn tijdig beschikbaar, de OR-mailbox wordt adequaat beheerd en acties worden actief bewaakt en opgevolgd. De kandidaat draagt bij aan rust, overzicht en kwaliteit in een dynamische werkomgeving. Door pro activiteit, nauwkeurigheid, discretie en een open samenwerkingsstijl ontstaat een prettige werkrelatie met de MT-leden, OR-leden en andere betrokkenen binnen VNG Realisatie.